电大开放教育教学档案管理探析

潘苇

内容摘 要：教学模式、管理方式不同决定了电大开放教育教学档案管理的特殊性。基层电大教学档案管理存在漠视教学档案建设的重要性、忽视管理制度建设、管理模式传统、管理队伍素质不高等问题。基层电大要高度重视教学档案建设和管理、要加快教学档案信息化建设、要强化教学档案队伍建设、要确保教学档案的安全性。

关键词：电大 开放教育 教学档案 问题 举措

教学档案管理像一面镜子，反映着学校的教学管理水平，也反映着教学工作的秩序和质量。如何对开放教育教学档案进行科学、规范的管理是基层电大面临的一项重要课题。

一、电大开放教育教學档案管理的特殊性

（一）教学模式不同决定了电大开放教育教学档案管理的特殊性

电大开放教育的教学是以现代信息技术为主要手段，以网络作为载体进行的远程、开放的教学。这种教学模式在教学管理和课程学习资源方面形成了大量的档案资源，它包括：文字教材、音像教材、CAI课件以及网上辅导和教学信息、直播课堂等，其中有以纸质为媒介也有以电子文本为媒介的载体形式。其特殊性就是借助于先进的信息科学技术，把教学档案内容扩大化、信息化、网络化。

（二）管理方式不同决定了电大开放教育教学档案管理的特殊性

电大开放教育教学档案管理有着方法和技术上的不同。远程开放教育过程中形成的大量的以电子文本为媒介的载体形式，它必须借助先进的技术和仪器设备，经过系统的整理、鉴别、分类、立卷才能形成电子文本档案。整理这样的特殊档案，必须遵循载体使用的特点和规律，在进行分类、分工、整理、立卷中，采用先进科学的技术和标准，对声像、CAI课件、VCD光盘等档案进行管理和保护。

二、电大开放教育教学档案管理存在的问题

（一）漠视教学档案建设的重要性

电大尤其是基层电大对教学档案的建设还没有列入建设事项。在日常教学管理工作中，基层电大在教务管理工作中也还存在档案意识不强的问题，教学管理过程中重工作推进，而忽视对工作进程中的档案建设。由于教学档案发挥的作用是滞后的，没有立竿见影的效果，从而导致很多教学资料料收集不及时，文件材料没有及时归档， 造成档案残缺不全的现象。

（二）忽视教学档案管理制度建设

由于基层电大正在向开放大学转型，从教学到管理都还在“摸着石头过河”，因此对基层电大开放教育建设形成的档案收集的范围、内容以及管理的要求，都还待深入研究，教学档案管理制度几乎一片空白。这就要求基层电大要与时俱进的修订原来的档案管理制度，制定开放教育的文件材料归档范围及管理办法，使基层电大向开放大学转型一开始就最大限度保持开放大学档案的完整性和真实性。

（三）教学档案管理模式传统

目前，大部分基层电大远并未真正实现档案管理的信息化，档案管理很多操作还是采取人工进行，以数字化为依托，进行档案信息传输的不多，检索体系不健全，没有形成完整的系统，严重制约了档案信息的快速传播、流通和利用。档案工作技术落后，档案利用率不高，不能完全适应开放大学建设和发展

需要。

（四）教学档案管理队伍素质不高

基层电大教学档案管理人员几乎都是兼职，没有档案专业知识的储备，大部分档案管理人员没有经过专业的档案管理培训或学习，对档案工作的重要性、管理档案要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不是很精通，各种档案收集、整理的意识淡薄，对档案管理工作精力投入有限，严重制约了基层电大的档案管理水平。

三、基层电大开放教育教学档案建设和管理探究

（一）高度重视开放教育教学档案建设和管理

在教学管理工作中要加强对教学档案建设和管理工作重要性的认识，加强对档案工作的领导，提高档案管理的地位；要健全和完善档案管理的规章制度，逐步建立和完善档案在收集、整理、归档、查阅、转递等方面的流程管理和制度细则，号召广大的教职工强化档案管理意识，促使档案的管理工作走向规范化和制度化轨道。

（二） 加快开放教育教学档案信息化建设

加快开放教育教学档案工作的现代化、信息化建设，实现档案电子化，采用更为先进的档案管理软件，加快档案工作互联网建设，使档案工作从落后的手工操作走向信息化、数字化的管理。利用现代化管理手段将管理档案信息及时提供给校内基层电大工作站，提高教学档案利用率，提高服务水平，最大限度发挥教学档案信息的价值。

（三） 强化开放教育教学档案队伍建设

教学档案建设和管理工作搞得好不好 ，档案队伍建设是关键。这就要求基层电大应配备一支政治上可靠、业务上过硬，具有相应的文化水平和一定专业知识且熟悉开放教育教学与管理的人员从事教学档案工作，并保持教学档案人员的相对

稳定。

（四） 确保开放教育教学档案的安全性

现代信息技术条件下，开放教育的档案信息具有共享性、开放性、远程性，这就决定了开放教育的教学档案信息安全的脆弱性。黑客攻击、病毒侵袭、管理不善、技术落后以及安全意识淡薄等，无时无刻不威胁着档案的原始记录性，无时无刻不影响着档案信息凭证作用的发挥。因此，要采取有力措施确保基层电大开放教育教学档案信息的绝对安全。

参考文献：

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[2] 童静.高校档案管理工作的创新策略探讨[J].赤峰学院学报（自 然科学版），2016（19）.

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[4] 王妍.关于加快电大档案管理现代化的思考.计算机报，2011.1.20.

基金项目：该论文是铜仁广播电视大学“十三五”规划2017年科研课题《基层开放大学教学档案建设研究》（课题编号：2017XZ002号）阶段性研究成果。