民办高校行政秘书的角色定位及素质要求

吴桂玲

摘 要 行政工作的顺利开展离不开行政秘书的协助，行政秘书在工作中起到了管理内务、上传下达、调查研究以及协调上下关系等多方面的重要作用。想要更好地顺应新时代的发展和当今民办学校的迫切需要，行政秘书必须为自己进行精准的角色定位，从方方面面提升自身的综合素质，才可以为民办学校的办学提供一己之力。在本文中首先提出了秘书的定义以及工作特点，随后给出了行政秘书的几种角色定位，最后紧跟时代要求提出了行政秘书应当具备的几点基本素质，旨在提供一些参考意见，促进我国民办高校更好地完成办学任务。

关键词 行政秘书 民办学校 角色定位 基本素质

中图分类号：G472 文献标识码：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkx.2018.08.011

Abstract The smooth development of administrative work can not be separated from the assistance of the administrative secretary， and the administrative secretary has played an important role in managing internal affairs， uploading， investigating and researching and coordinating the relationship of upper and lower. In order to better conform to the development of the new era and the urgent needs of the private schools， the Administrative Secretaries must make a precise role orientation for themselves and improve their comprehensive quality from all aspects. In this paper， the definition of the Secretary and the characteristics of the work are first put forward， and then several roles of the administrative secretary are given. Finally， the basic qualities that the administrative secretary should have are put forward with the requirements of the times. The aim is to provide some reference opinions and promote the private colleges and universities to complete the task of running a school better.

Keywords administrative secretary； private colleges； role positioning； basic quality

1 秘書的定义以及工作特点

1.1 秘书的定义

秘书一般是指管理办公室程序，协助领导人员处理政务及日常事务，并为领导决策及其实施提供服务的工作者。随着民办学校不断进行改革和创新，人们对于行政秘书的角色定位和基本素质又有了新的时代要求，因此在本文中对其进行探讨就有了更加现实的意义。

1.2 行政秘书工作特点

行政秘书的工作特点反映了行政秘书作为一个职业群体在职业生活中所具有的与岗位相关工作性质和工作职责，是自身职业价值的重要体现。直接性和辅助性相统一、突发性与常规性相统一以及专门性与综合性相统一是当前行政秘书重要的三个特点。

直接性和辅助性是行政秘书的工作特点之一。直接性是指其自身能直接处理部门或者是学校院系的相关行政事务，一方面行政秘书可以根据民办学校领导提供的相关信息完成辅助工作，领导能根据事务本身的相关信息完成决策工作；另一方面行政秘书也可以贯彻落实上级领导指示处理代办的行政事务，是决策后的直接行动者。辅助性是指秘书的本职行业就是起到一个辅助的作用，相当于我们所说的“助手”，主要就是配合学校领导提出的决策进行贯彻落实工作，但其自身并没有实际的指挥权或者是决策权。

突发性与常规性是行政秘书的工作特点之一。突发性属于偶发事件，是打破了学校原有计划而发生的事务，其中包括上级部门临时出差、学校发布紧急通知、院系临时召开会议等内容。而常规性是指高校行政工作的重复性、计划性和可预见性等，这使得行政秘书的工作保持着一定的周期规律性，例如：制定学校每个学期的工作计划、总结学校每个学期的工作、审评职工职称等工作，是可预见的、可及时处理的事务。突发性和常规性的工作特点相互统一，彼此不会发生任何矛盾。

专门性与综合性同样也是行政秘书的工作特点之一。行政秘书的工作综合性非常强，涉及到的工作面十分广泛，不仅需要更好地帮助学校上下级沟通，达到上传下达、下情上报的目的；同时也需要沟通好民办学校每个部门之间的微妙关系；还需要联络好内外关系，做好学校对外宣传的工作。专门性是指其工作分工的专门性，针对不同工作岗位和工作性质，要分门别类地进行处理和沟通。综合性特点是指行政工作涉及的范围十分广泛，行政秘书在协调的过程中，对于每个部门设置不同的工作侧重点，有负责起草文件的、有处理人事师资工作的、有组织工会活动的等等。

2 行政秘书角色定位

角色，是指个体在特定的社会关系中所具有的规定的权利义务和行为规范。

在我们对行政秘书进行角色定位的过程当中，可以更好的帮助行政秘书认可自身的工作职责，规范自身的行为准则，自主地履行自身的工作职责。那么，当前的行政秘书到底在民办教学的工作中扮演了怎样的角色？我们从其工作特点出发，认定其扮演着一个复杂的、动态的多重角色，主要为以下几种：

2.1 助手与参谋者的角色

秘书的主要日常工作便是协助民办学校的领导妥善处理好各类事务，也可以说，行政秘书扮演着“助手”的角色。当前民办学校的领导大多数都身兼数职，每天会有繁杂的事务需要去妥善处理，但是不可能每件事情都亲力亲为，这时候行政秘书将会发挥自身的重要作用，妥善处理好一些简易的事务。学校领导虽然事务繁多，但是處理起来不能凭借自己的臆想来解决问题，需要下级提供的相关经验和信息才能够有效完成决策，秘书又在其身边担任起了“参谋者”的角色，实时从各处获取帮助领导决策的有效信息，归纳、总结、处理以及研究后方可为领导决策提供智能的、必要的支持，辅助领导更及时地做出决策。

2.2 育人与服务者角色

民办高校的主要工作就是为社会培育更多人才，这也是每所学校开展工作的出发点和落脚点。民办高校的领导本职工作就是为了给社会培育更多优秀的人才，行政秘书的工作也是如此，在工作中扮演着育人和服务者的角色。行政秘书通过间接的方式来教育和管理人才，按照民办高校的规章制度，不断规范高校学生的行为准则，审批学生的相关活动；与此同时行政秘书还通过直接的方式服务于学生管理、师资教学活动等诸多工作，两种途径相互作用，共同帮助高校更好地培育出优秀的人才。

2.3 代表与基层管理者角色

相比于民办高校的领导来说，行政秘书是没有决策和指挥的权利的，但是其自身的岗位却处于十分重要的地位，作为民办高校的领导，不可能每件小事都做到亲力亲为。但是秘书可以发挥自身的作用，按照领导的需求去直接办理事务，为领导排忧解难，可以说，行政秘书的工作就代表着领导自身去处理事务，也是代表领导行使基层管理功能。“育人为本”是每所民办高校发展的核心目标，在学校各级领导的支持下，行政秘书可以更好地实施上级领导发出的指令，完成科研管理、教职工会议考勤、处理行政事务等诸多工作，使自己成为民办院校管理层领导的得力助手，更好地帮助民办高校完成培养人才的重任。

2.4 公关者角色

行政秘书担任的工作尽管不属于“专职的公共关系工作人员”，但是其很多的工作内容都是隶属于公共关系工作的。相比于公关人员来说，行政秘书的工作与公关人员也有着一定的交集，在工作中行政人员通常也会扮演公关人员的角色，完成“沟通上下、联络内外以及协调左右”的角色职能，可以说，行政人员在其中充当着润滑剂的作用，能够理顺各部门人员的关系，解决各部门人员之间的矛盾，更加缓和各级人员之间的问题。行政秘书在实际的工作当中扮演着对外联络和对内宣传的重要公关角色，对内起到了联系领导、教师、其它院系、职能部门等工作的公关职能。

3 行政秘书应具备的基本素质

3.1 思想作风及政治理论素质

在工作当中，行政秘书要牢记全心全意为人民服务的宗旨，用最实事求是的态度去积极应对工作；一丝不苟地完成上级领导交代的任务，尽可能的在最短的时间内顺利完成工作。民办高校的院系较多，涉及的内容面极广，任务量大，因此每个办公室成员都应该肩负起责任，敬爱自己的工作岗位，继承和发扬中国传统美德，为学校奉献出自己最大的力量，不图回报，发扬艰苦奋斗、甘于奉献的高尚精神。在自己的本职工作当中，行政秘书要积极提高自己的办事效率，圆满完成上级交代的任务，为民办高校的办学奉献出自己的光和热。

3.2 文化心理素质

随着民办高校师资团队的不断扩建，教师的职称结构和学历结构发生了翻天覆地的变化，作为办公室的重要一员，行政秘书要深入掌握办公室管理工作的事务知识和基本理论；对于与办公室紧密相关的学科知识、教学教研、教育管理理论等内容也要有一个大致的了解；可以说，行政秘书只有具备高文化、掌握多方面的理论和知识才能够做好学校协调和管理等方面的服务工作。高校办公室内部的工作大多都属于常规性的工作，偶尔会有一些突发事件，想要做好本职工作，行政秘书就需要掌握管理学知识的精髓，在实际的事件中灵活运用知识来解决问题，积极发挥自身的作用，才能够有效提升工作效率，自身也会对管理学的知识有更深层次的理解，自己的工作就会变得极富创造性和预见性。互联网风靡全球的今天，民办高校的办公环境也发生了巨大的变化，网络的引入使得办公变得更加自动化，我们更愿意将档案资料存档在计算机当中，更加便于我们对于资料的查询和发布，为此行政人员要紧跟时代发展的脚步，积极学习计算机和网络知识，尽快胜任本职工作，进而提升自身的办公效率，这也是为了更好地促进民办学校教学工作的开展。

3.3 优秀的心理素质

具备良好的心理素质是体现一个人稳定性和倾向性的心理素质的综合，良好的心理素质可以有效调整个体的心理活动和外在行为，因此行政秘书要不断锻炼自身的心理素质，有条不紊的处理民办高校内部领导分配的各类事务，时刻保持一个清醒的头脑，做好上下级之间的协调工作，做到不出位、不越位、不错位。同事也能够在工作中不断约束自己，进行自我反思，在实际的工作当中不断锻炼自己的保密意识和责任意识，按照民办高校的规章制度来提升自身的工作效率。

4 结束语

民办高校的工作范围极广，处理起来更是十分繁杂，想要有条不紊地做好办公室的相关工作，行政秘书要认清自身在其中扮演的重要角色，不断提升自身的综合素质，细致了解当前民办高校办公室工作的性质、主要特点和重要作用等方面的内容，注重理论知识和实践相结合，唯有这样才可以不断提升自身的业务水平，高效率地完成上级领导交代的各项事务，更好地促进我国民办高校办学工作的展开。

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