基于RPA的财务共享服务中心财务报告生成优化研究

程 平 陶思颖 朱波峰

1.重庆理工大学会计学院 2.重庆理工大学云会计大数据智能研究所 3.浪潮通用软件有限公司

一、引言

近年来，随着大数据、云计算、人工智能等新兴信息技术的迅猛发展和推广，财务行业不断革新与变化，为了节约企业成本创造规模效益，财务共享服务中心模式应运而生，其财务报告生成面临新的挑战。财务报告是企业向财务会计报告使用者提供与企业财务状况、经营成果和现金流量等有关的会计信息，它反映了企业总体的经营情况，也是企业进行财务分析与管理决策的重要依据。传统的财务报告大多靠人工完成，容易产生编制时间较长、信息反映不及时、财务数据不充分以及人为掩盖导致财务报告不真实等问题。本文以ABC集团财务共享服务中心为例，引入机器人流程自动化（RPA）。RPA也可称为数字化劳动力，是一种智能化软件，通过模拟并增强人类与计算机的交互过程，实现工作流程中的自动化。因此RPA可以针对企业中的财务管理要求自动生成财务报告，对不同产品或服务提供财务分析，辅助制定财务政策和经营政策等多方面的智能化生成流程，有效解决了目前人工操作繁琐、效率不足、出错率高等问题。

财务报告是全面反映企业经营水平的关键文件，也是企业制定战略决策的重要依据。近年来，RPA技术在财务共享服务中心的应用引起了实务界和学术界的广泛关注。丘创[1]认为为了降低财务报告的出错率，应充分运用系统平台的信息共享与预警纠错功能，改善财务报告频繁出错的情况。程平和万家盛[2]深入分析了财务共享服务中心云平台对企业财务建设的影响，并提出了企业在构建财务共享服务中心时需要关注的问题。孙逸和董志强[3]分析了RPA在企业管理中的应用，指出RPA几乎覆盖了财务运营管理的方方面面，实现了财务运营的智能化。Lacity等[4]探讨了如何将RPA部署到共享服务组织中，并通过案例研究，证实了RPA可以专注于重复性、标准化的任务、流程和它擅长的子流程，从而省出人力来完成更有价值、更适合人工的任务。

综观上述文献研究，目前关于RPA在财务共享服务中心的应用主要以业务流程为主，而有关RPA结合生成智能财务报告的流程优化与实施还较少。鉴于此，本文以ABC集团财务共享服务中心为研究对象，通过实地调研ABC集团财务共享服务中心的运行模式，分析了其财务报告生成流程的现状及存在的问题，通过RPA技术对财务报告自动生成流程进行优化与改进，更好地帮助企业明确流程规则，实现财务运营管理智能化。

二、ABC集团财务共享服务中心财务报告生成流程的现状及问题分析

（一）财务报告生成流程现状

ABC集团是一家以信息化为特征，以现代商贸为核心，集地产开发、金融投资、物流运输、文化旅游四大板块于一体的大型现代化企业集团。下属独资、合资、控股企业超过223家，全球员工数10万人，其中海外员工3万人。财务报告作为最重要的会计信息之一，经过该集团多年的探索与实践，对财务报告的编制流程、结构、内容、指标以及周期等做出了详细规定。

ABC集团财务共享服务中心建立的财务报告生成系统主要包括文件管理、格式管理、数据处理、报表分析、报表输出、报表管理、预算编制、风险控制等环节[5]。目前，对于分子公司传递个别报表到总公司的环节还是以纸质媒介流转的方式进行，数据处理、报表输出和报表管理等环节已基本实现了信息化。在财务报告生成流程中，个别财务报表生成包括获取基础数据、编制财务报告及附表、负责人审核财务报告及附表；合并报表生成包括收集单体报表及调整项、编制合并报表、各级责任人审核合并报表；管理报表生成包括收集基础数据、编制管理报表、各级责任人审核管理报表等步骤。

分子公司编制财务报告的流程主要是结算当期所有费用和损益，做出相应的财务处理，经财务经理审批并签字确认后得出试算平衡表，再经过会计调整后进行复核，最后由总经理审批后将财务报告寄送给财务共享服务中心[6]。然后财务共享服务中心进行合并报告的编制，大致流程包括制定合并财务报告编制方案、统一会计政策及会计期间、归集整理合并抵销基础事项和数据、审核签章等环节，具体流程如图1所示。

（二）ABC集团财务共享服务中心中财务报告生成流程现状分析

ABC集团财务共享服务中心尽管从分子公司和母公司的各个层面加强了财务报告的准确性和实用性，并使用了大数据、云计算等信息技术将报表的输出和管理嵌入到财务共享服务中心，但其中仍存在人工操作繁杂、财务报告受标准化模式禁锢、没有进行实质性的财务分析，缺乏预测性的财务报告等问题，因此在财务报告质量不高的基础上难以进行财务决策和经营决策。

1.大量人工堆砌，造成业务处理效率不高及数据错误率难以降低

ABC集团财务共享服务中心尽管上线了财务核算系统和合并财务报表系统，但在财务报告的生成流程中大部分还是人工在进行操作，而该集团产生的业务和财务数据又是巨大的，因此编制财务报告过程中的工作量多且繁琐，难以避免地会出现财务人员疏忽大意的情况，直接或间接导致了财务数据的致命错误，由此可能会给企业带来惨重损失以及不可逆的严重后果。还有一种情况是，财务人员为获取利益，故意掩盖财务数据和经营状况，将直接影响财务报告的真实性和完整性，甚至可能成为虚假报告；或是故意修改客观数据，导致财务报告失去信息价值，甚至误导管理者做出错误的决策而由此带来经济损失。

2.财务报告受标准化模式禁锢，无法满足不同信息使用者的需求与偏好

目前，ABC集团财务共享服务中心使用的是统一的、标准的财务报告模式，因此对不同的会计信息使用者来说，该集团提供的财务报告格式相同，内容也基本一致，根本无法满足不同会计信息使用者日益增长的需求。尽管统一标准的财务报告有降低成本、简化工作内容、适用范围更广等优点，能满足不同信息使用者的共同信息需求，但其不足之处更为明显。首先，图标类、文字类、图像和声像类等信息结构的信息传递效果不同，而不同的会计信息使用者或同一信息使用者在不同途径下，对信息结构的要求也不同。其次，标准化的模式可能会造成企业个性的抹杀，甚至可能导致企业无法进行更有效的财务分析，进而影响企业未来的发展战略。最后，由于现代信息技术的快速发展和应用，传统的标准化财务报告已难以适应社会环境的变化，因此改变财务报告模式，提供多维度的财务分析和报告势在必行。

3.财务报告编制过程中不同人员的参与，无法做到真正的协同

ABC集团是一家大型现代化企业，产生的数据是海量的，每个分子公司有不同的业务和流程，因此参与到财务报告编制过程中的人员是较多的，这就会产生不同参与人员无法做到真正协同的问题。例如，上市公司年报的生成过程：各分子公司提供用于编制年报的数据、资料——财务人员根据模板，整理年报初稿——初稿提交董事会审议——董事会成员回复意见——年报修改后再次提交——审议通过后递交外部审计机构审核——最后向公众公开。这个流程看似各个参与者各司其职，但事实是参与财务报告编制工作的不同人员不可能真正做到数据上的协同，也没有系统的纠错机制来防范错误的发生，导致财务数据出错率高，无法生成高质量的财务报告。

图1 ABC集团财务共享服务中心财务报告生成流程

4.大数据应用技术不成熟，无法提供高质量信息及预测性财务报告

随着资本市场的发展，不确定性信息日益泛滥，企业的管理者和信息决策者更关心的是企业未来的盈利能力、发展能力和营运能力等，并要求能提供前瞻性和预测性的财务信息。而ABC集团财务共享服务中心财务报告的生成流程主要集中在业务数据记录和分析的初级阶段，对财务报告的数据分析、决策、可视化以及语音识别方面的智能化处理流程尚未建设完全，且财务报告的供给是针对过去已经出现和发生过的会计信息，没有对潜在的业务流程提供对决策者有用的预测信息，因此它无法反映企业未来的发展状况和经营业绩，如果企业不发生经济活动或经济活动尚未进行，企业就不会在财务报告中记录并反馈。因此，企业的财务报告应具有预测性，才能为企业未来发展提供更好的决策支持。

三、基于RPA的财务共享服务中心财务报告生成优化与改进

针对ABC集团财务共享服务中心的财务报告生成流程现存的问题，本文基于RPA，主要从流程中的批量处理、智能财务报告与语音识别、全方位多元化财务分析、异常指标现象分析及预测分析等方面提出优化与改进措施。

机器人流程自动化（RPA）是一种使业务流程自动化的技术应用。根据机器人流程自动化和人工智能研究所的研究，通过使用机器人流程自动化工具，公司可以配置软件或“机器人”来采集和解读用于处理事务、操作数据、触发响应和与其他数字系统进行通信的应用程序[7]。因此将RPA引入财务共享服务中心，可以取代财务流程中重复性的工作并且精确度远高于人工；优化财务流程及标准，在降低成本的前提下提高工作质量；增强数据的质量与一致性，优化分析水平；帮助财务部门解放生产力，将重心转移到高附加值工作等。因此，RPA技术可以进一步提高ABC集团财务共享服务中心的效率和准确性，与财务共享服务中心系统实现互相帮助。此外，对于该集团内部原有的系统之间差异化问题，RPA也能发挥一定的协调作用。在财务报告生成流程方面，RPA技术也能基本解决目前存在的问题。基于RPA的财务共享服务中心财务报告生成优化与改进如图2所示。

（一）RPA完成批量任务自动处理，提高效率和准确性

RPA流程自动化适用于执行基于指定规则的任务，以模拟人工键盘、鼠标操作方式执行大量重复性的操作，且提供客户端运行工具及移动端管理工具。操作人员可在手机或PC端通过语音、面部识别、手机扫码与文字调用等方式，调用脚本，驱动系统功能执行，例如可语音调用机器人，给出类似“生成XX组织XX月XX表”的命令，机器人会把报表数据通过Excel的形式进行反馈，这些数据主要是基于财务总账核算的一些报表，根据预置有固定格式的财务分析报告模板，自动把数据计算出来，通过对数据进行核对，保证数据准确性。在自动发起报告生成任务过程中，执行任务可视化。在后台可通过任务平台监控任务执行进度、执行情况等[8]。所以，只要在系统后台预置好财务报告的模板，RPA就能让基础业务数据自动生成有用的财务信息，以其轻量、高效、快速、便宜、精确的特质完成之前的人工操作，财务报告生成流程中大量重复性、定义清晰、有固定逻辑而少有意外情况的工作都可以由RPA来完成，并且利用其数据共享和自动纠错的功能，能从本质上改善财务报告人工干预和频频出错这一局面。

（二）RPA技术可根据使用者要求提供多维度的财务分析

在RPA的技术支持下，不同的会计信息使用者在确定需要的会计信息后，ABC集团财务共享服务中心的系统后台可根据企业实际情况与特殊需求预先设置好报告模式，然后后台业务系统发生单据，最终产生财务信息。语音或文字调用机器人发起财务报告生成任务，报告执行过程中是按照公式进行后端取数、计算，最后生成Word文档，其中可以根据管理的需要和信息使用者的偏好，增加相关管理维度及不同的展示模式，如饼状图、树状图等。因此除了自动生成财务报告外，RPA可根据工作需求，提供全方位多维度的财务分析和管理报告，如表1所示。例如定时进行资产负债分析、利润分析、现金流量分析、EVA分析等多维度财务分析；日常经营中通过对预算执行的监控，在报告中分析预算与实际、实际与行业标杆值之间的差异；针对不同产品或服务，可提供边际贡献和毛利率分析；针对企业经营效率和财务状况，通过杜邦分析体系，根据若干个不同财务指标的内在联系，进行系统、综合分析等。所以，RPA技术可按需生成多样化的财务报告，能够更加充分地表达财务信息，也更有利于信息使用者理解财务报告，辅助集团更好地制定财务决策和经营政策。

图2 基于RPA的ABC集团财务共享服务中心财务报告生成流程

（三）RPA将数据集成到统一的数据查询平台，确保数据的一致性

RPA可通过语音或文字形式自动化完成财务分析报告的生成功能，将基础数据统一到ABC财务共享服务中心平台中，已无需人工操作，完美地解决了不同参与人员无法做到真正协同的问题。RPA不仅帮助ABC集团财务共享服务中心协同和自动化生成合并财务报表的主表，而且支持分子公司与不同职能部门协同生成定期财务报告的附注、摘要等，并确保财务报告披露信息的准确性、协同性和一致性。例如财务报告编制流程中的各个模块的相关取数、凭证审核、记账、计算以及与分子公司的数据衔接等环节，都可通过系统的智能化处理，系统间数据自动传递，跨越地理距离和时间的障碍，满足多种稽核、自由查询等过程，更及时地提供企业需要的财务信息，在保证财务数据一致性的同时，也减轻了财务人员的工作量，大大节省了财力物力。

（四）RPA可从多种角度对集团的财务数据进行收集分析，并做出预测

RPA技术应用到ABC集团财务共享服务中心后[9]，系统可根据给定的范围和方法，利用财务历史数据、业务数据、销售数据、生产数据等不同来源的基础数据，综合不同变化因素，运用数据模型、数据算法以及数据挖掘技术对海量数据进行程序化整理、加工与分析，进而对公司未来的经营活动和财务状况做出预测分析，得出预测性的财务报告[10]。例如，用数据库中所有的历史数据进行比对和分析，对成本、收入、费用、利润、经营活动以及财务指标进行预测，并利用杜邦分析模型分析企业利润与资产、负债和各要素之间的内在关系，也可分析社会趋势对资金的影响以及通过对有形资产和潜在资产的程序化统计进行资产评估和预测。在调整某项指标时，系统能立即预测出对整体经营情况和财务盈利水平的影响并进行指标推演，也就是所谓的“牵一发而动全身”，进而更全面、科学地进行公司财务经营状况的预测和分析。因此，RPA技术的应用，为企业合理配置资源、优化战略决策、预测以及有效规划未来经济活动等方面提供了更多可能。

表1 多维度财务报告分析

四、结语

人工智能、云计算、大数据时代为财务共享服务中心的财务报告自动生成提供了技术支持和其他有利条件。本文基于RPA，以ABC集团财务共享服务中心财务报告自动生成流程为例，详细分析了其财务报告生成及使用过程中存在的问题，并提出了优化与改进措施。这些措施较好地解决了人工操作的弊端，还能得到更高质量的智能财务报告，为企业管理者提供较为全面有利的决策支撑。因此，现代企业应充分利用信息化手段加强财务报告自动生成流程管理，进一步深化完善财务报告自动生成的流程设计及其规则，为财务共享服务中心模式探索新的发展方向。●