浅谈企业档案数字化建设中的若干问题

王晓雷

摘 要：在档案数字化建设的过程中，档案工作者往往会被一些问题所困扰。本文将结合笔者的工作经验，对几点常见的问题进行论述。

关键词：企业档案；数字化；问题

随着计算机技术的发展，各行各业掀起了一股数字化、自动化的潮流。而对企业来说，档案的数字化建设则是办公自动化的重要组成部分。尤其是在国家出台了相关的数字档案馆建设指南及建设标准后，越来越多的企业档案馆进行了数字化建设。但是在数字化的过程中，往往会遇到一些阻碍数字化建设，并影响之后档案管理及档案利用的问题。下面，笔者将结合实际的工作经验，列出几点较为常见的问题，并提出一些问题的解决方法。

1 档案系统难以使用

在档案数字化建设之初，选择一款适合的档案管理系统可以说是一项尤为重要的工作。但是，部分企业档案馆的档案系统，却无法适用于日常的档案工作。例如，一些系统是作为企业办公自动化系统的一部分，忽略档案工作的实际情况而被分配给档案馆的；还有一些，则是由于企业的领导者或档案人员仅为了“数字化”而“数字化”，一味的追求所谓的“高大上”，而选择了与日常档案工作不相匹配的档案系统。其结果，或是档案系统被弃之不用，或是在原本管理方式不变的情况下，额外的增加了一份数字系统的数据录入及维护工作。不但无法为档案工作提供助力，反倒会成为档案工作者和企业的负担。……