探析加强不动产档案集约化管理

李彬

摘 要：随着不动产统一登记制度的贯彻落实，传统的不动产档案管理模式已经难以适应新时期的工作需要，不动产档案部门必须顺应不动产统一化管理的发展趋势，对不动产档案实施集约化管理改革。本文从分析加强不动产档案集约化管理的重要意义入手，提出集约化管理的措施建议，期望对实现不动产档案利用价值有所帮助。

关键词：不动产；档案；集约化管理

1加强不动产档案集约化管理的重要意义

不动产档案集约化管理是指对各类不动产档案信息资源进行集中整合，理顺档案管理机制，实现不动产档案信息数据共享的一种管理模式。随着不动产登记工作的统一开展，加强不动产档案集约化管理是顺应不动产管理变革的必然趋势，其重要意义体现在以下方面：

1.1有利于促进政府职能转型发展

在传统的不动产档案管理模式下，不动产档案一直处于分散管理状态，使得各部门之间易出现责任推诿现象，既浪费人力物力投入，又造成档案管理与服务效率低下。而加强不动产档案集约化管理，能够进一步丰富不动产档案资源，整合政府职能部门的工作职责，消除档案工作多头管理的现象，提高职能部门的办公效率，进而更好地履行政府部门服务职能。

1.2有利于提高不动产档案服务质量

物权公示、界定不动产权利是不动产档案管理的重要职能，关系到地方政府、企事业单位和人民群众的切身利益。加强不动产档案集约化管理，能够快速收集整理不动产登记资料，如实反映不动产权利的变化，为解决不动产权属问题提供法律依据。同时，不动产档案部门允许用户在法律允许范围内查询不动产档案资料，有助于维护用户合法权益。

1.3有利于提升不动产档案信息利用效率

不动产档案是不动产资源开发利用的重要依据。而不动产档案集约化管理需要积极推进档案信息化建设，在逐步实现不动产档案信息化管理的前提下，有关不动产管理的各个行政管理部门，如土地管理、房屋管理、林业管理、水域管理等部门，可随时登录不动产档案信息管理系统获取不动产档案信息，从而为各部门制定不动产规划提供可靠依据，避免对不动产资源进行不合理开发和利用。

2加强不动产档案集约化管理的措施建议

2.1加快档案管理信息化建设

在对不动产档案进行集约化管理的过程中，应当逐步加快信息化的建设速度，具体可从如下几个方面着手开展工作：其一，应加大软硬件设备的投入力度，遵循科学合理、切实可行的原则，制定不动产电子档案管理制度，通过先进的技术手段，推进不动产档案信息化的建设进程。与传统的纸质档案相比，电子档案的优势更加明显，如体积小、容易保存、成本低、便于检索，可使不动产档案积压的问题得到进一步缓解。其二，相关单位应结合不动产档案的特点，制定与之相符的管理模式，以此来实现档案信息的共建共享。应对系统的内部资源进行整合，推广一张图的管理模式，以此为依托构建国土资源档案综合管理平台，对基础信息进行整合，为国土资源项目的开发建设提供数据支撑。

2.2统一档案收集整理工作

不动产档案的收集整理是集约化管理开展的重要内容，为实现资源集约的共享模式，应当加强前端控制，为不动产档案资料的灵活入库提供条件。因此，要逐步增进不动产档案管理各系统之间的联系，从而确保档案管理的连续性，提高档案的利用效率。同时，应当按照实际工作的进展情况，灵活移交入库。不动产资料的管理者应结合工作情况，依据统一的流程，对归档材料进行阶段性移交，并在确保材料齐全的前提下，经过审批通过的不动产资料，及时进行立卷归档。对于一些过渡性的材料，或是暂时无需归档的资料，可设置专架对这部分资料进行保存。此外，作为管理者应当发挥出自身的主观能动性，在日常工作中，对不动产档案交接材料进行逐项核对，并对其中数据的准确性进行反复确认。对于经常发生变化的档案数据，如地基档案等，不动产管理部门应当借助先进的技术，进行动态跟踪管理。

2.3规范归档业务流程

不动产档案的集约化管理，需要有与之相配套的业务流程，尤其是归档环节，为此，应对不动产档案归档环节的业务流程加以规范，具体措施如下：首先，应对档案的登记形式进行统一，建立不动产单元制度，对编码形式加以统一，由此除了可对各类不动產资源进行区分之外，还能使不动产档案管理的规范性进一步增强。其次，应对不动产归档的范围及具体的分类规则进行统一。制定科学的分类标准，为归档范围的划定提供依据。具体包括不动产管理活动中形成的具有利用价值的文字、图片、影像资料、文件等等。对不动产档案管理进行规范时，应当充分考虑资源利用需求的特殊性，有区别地对不动产领域档案的分类标准进行划定，应当确保涵盖的内容全面，还要与实际的操作相结合，避免有档案就归档的情况，或是有类无文、有文无类的情况发生。对于依据不明、范围不清的问题，应当及时进行调整。

2.4拓展档案增值服务

不动产档案集约化管理要积极拓展档案增值服务，提高不动产档案的利用效率，实现最大化的利用价值。不动产档案部门应积极举办不动产特色档案展示参观活动，让社会公众可以体会到不动产档案的丰富性，主动参与不动产资源的保护工作中。政府部门要向社会公众定期发布不动产特色档案名录、不动产资源开发和保护的相关信息，让广大人民群众了解不动产管理工作的开展情况。同时，不动产档案部门还要不断改进档案服务质量，简化档案借阅手续，创新信息传播路径，加快建设在线公共服务系统，使用户可以登录系统在线阅览所需的不动产信息，提高不动产档案服务的便捷性。此外，不动产档案部门还要建设网站、论坛、微博等信息交流平台，及时与用户进行沟通交流，扩大社会弱势群体的数据资源采集范围，为弱势群体提供档案利用服务。

结论

总而言之，不动产档案工作要积极推进集约化管理、信息化管理的建设进程，以满足不动产统一登记管理工作的需要，不断提高不动产管理水平。不动产档案部门要统一不动产档案收集整理工作，规范归档业务流程，拓展档案服务领域，从而提升不动产档案利用效率和服务质量，促进不动产行业健康持续发展。

参考文献

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[3]陈晓韵.加强不动产档案集约化管理的探讨[J].办公室业务，2018（6）：44-45.

（作者单位：唐山市不动产登记中心）