提升秘书公文写作能力的对策探索

李锦萍

一、公文写作分类及写作要求

（一）公文写作的分类

所谓公文，就是指一些在行政工作中和司法、管理、党政工作中所采用的文书，这些文书都具有一定法定效力并且要求格式规范。在行政管理工作中，公文占据重要地位，是领导工作中十分重要的一环，也是实现机关管理职能的重要工具。同时，各社会团体、行政司法机关、事业单位等使用的公务文书都可称为公文。在公文里，鼓励什么、遏制什么、支持什么、或褒或贬、或是或非、或倡或戒、或行或止，十分鲜明。

（二）公文写作的写作要求

在撰写公文时必须满足以下条件。首先，公文的内容不能违背党和国家的基本方向，不得违反国家的法律法规，不得撰写违反国家规定，违反国家核心价值观的内容。其次，公文内容必须明确党和国家的要求，以党和国家为先。最后，撰写的过程中要注意语句等规范，必须依据实际情况言简意赅地表达观点。所涉及的人名、地名、数字、引文要准确。所写日期基本要求写具体年月日。

二、提升办公室秘书公文写作能力的对策

（一）提前完成领导安排的工作

办公室秘书首先需要保证工作效率，在工作截止日之前就完成领导安排的工作，能够提高领导人员决策的效率。提前完成相关工作为机构领导人员决策、筹划工作提供更加完备的材料和文件，在处理相关事务时就会更加快捷高效。在开始会议讨论之前，办公室秘书就需要整理完成相关文件以及数据，收集开会时需要用的资料，不仅如此，还需要积极与领导人员沟通，及时了解机构相关动态，了解领导人员所求，保证文件、数据、资料的准确性，并对不同的工作运用不同的方法准备工作。

（二）深化扩展领导所批示的工作

办公室秘书需要为机构领导人员的决策提供相关的文件及资料，并对确定的决策书写公文，传到领导对相关事务的观点以及意见，从而更好地沟通各部门，上传下效，明确领导的相关指令。办公室秘书就需要在处理领导相关指令并完成相应事物，对指令进行传达，起到一个调节、辅助的作用。

（三）需要具有深厚的阅读积累

首先，在日常生活中要加深对阅读的重视，培养阅读星和阅读能力，普及日常知识。阅读可以提高人们的阅历，增长见闻，增加知识储备，提高文化素养和写作水平。随着社会日新月异的发展，必须时刻了解社会的动向，关心生活中的大小事务，扩展知识面，知识随着社会发展的变化不断更新，因此必须时时扩充知识储备，跟进时代的步伐，顺应时代的脚步，了解新鲜事物，提升自身写作水平。同时，办公室秘书要重视自身工作，了解自身工作，并不断接触相关书籍资料，提升自身的专业素养，在不断积累与运用中提高公文写作水平，提高公文写作水平的客观性、准确性、时效性，提高工作效率。

书籍是我们的精神食粮。“一直以来，我们就处于一个瞬息万变的世界，知识也随着社会的发展而不断进步，一遍遍刷新我们对于世界的认知。因此，如果没有及时掌握新的知识，了解世界的动态，时刻保证与世界紧密联系，就无法更好地进行公文写作，无法为公文写作注入新的能量，也无法开拓视野，高效率的完成办公室秘书的工作。与此同时，还需要不断地在阅读中，形成自身待人处事的体系，多维度地观察事物，提高分析问题的能力，提升专业水平和自身文化素养。在读书方面，要注重博览群书，知识的力量会使一个人对问题和形势的观察更加敏锐、更加全面、更加深刻。审时度势的能力更强。作为办公室秘书不但要有广博的知识，更应重点阅读与本职工作有关的专业书籍和业务资料。应当多掌握业务范围以内的知识，做到有的放矢。

（四）形成良好的日常写作习惯

撰写公文不仅仅要求办公室秘书在日常生活中有深厚的阅读积累，还需要形成良好的日常写作习惯，随时随地记录与写作，培养相关的知识和能力。写作是一个循环渐进的过程，并不是一蹴而就的，因此必须不断学习积累，逐渐建立一个完整的知识检查系统，便于公文写作的高效。

（五）公文写作过程中要保证政治方向的正确性

公文写作需要保证思想观念的积极准确，要紧紧围绕党和国家的方针政策，保证政治立场的准确性。在撰写公文的过程中需要时刻注意我国相关方针政策、法律法规的信息是否有改动、是否违背了正确的政治立场等，因此，在撰写公文之前，要先以正确的政治立场熟悉相关信息，制定框架，并经过严格的讨论来确定需要写的内容，在写作过程中应当保证主观立场的不发生偏移，并要对公文的细节处加以推敲，做好充分的准备，不断修改精细化，保证公文政治方向的正确性和公文写作整体的严谨。

三、结语

对于组织机构来说，办公室是不同信息的汇集地和中转站，能和不同部门之间连接。所以，办公室秘书一定要充分了解各个方面的信息，加强和组织内外部的沟通交流，这样才能扩展公文写作的思路和眼界。同时，还要在实践过程中不断总结和积累经验，不断提升自身公文写作能力，为办公室工作贡献自身的力量。