浅谈精细化理念在企业办公室工作中的渗透

全晶

在企业办公室工作中，资源占用过高、岗位协调性较差以及人员执行力不足等问题，都制约着办公室工作成效的提升，在此背景下，将精细化理念渗透到企业办公室工作中，对于推动办公室工作改革、提升办公室工作效能发挥着重要作用。精细化管理理念在企业办公室工作中的渗透，对于引导办公室工作人员克服自身惰性、强化办公室工作岗位之间的配合衔接、确保办公室工作目标得以有效实现具有重要意义。为此，企业需要重视强化办公室工作人员的精细化管理意识与精细化管理能力，构建起强调精细化管理的办公室工作文化，从而为办公室工作的高效开展奠定良好基础。

一、精细化理念的内涵

精细化理念在企业管理中的渗透体现为精确的工作定位、细化的工作目标与完善的考评体系。精确的工作定位能够在明确岗位职责的基础上推动岗位衔接；细化的工作目标能够确保工作内容层层分解并得以有效落实；完善的考评体系则能够对工作中存在的问题做出及时反馈，并为工作的持续完善提供依据。精细化理念的目标在于降低工作的资源占用并提升工作效能，追求工作的规范化、标准化以及专业化发展。由此可见，实现精细化理念与企业办公室工作的深度融合，对于提升企业办公室工作水平具有重要意义。

二、精细化理念在企业办公室工作中的渗透

（一）制定企业办公室精细化管理目标

精细化管理理念是推动企业办公室解决工作理念粗放化、降低工作成本、提升工作效率的重要推动力。在企业办公室精细化管理方案设计中，制定精细化管理目标是最为基本也最为关键的一步，这对于精细化管理理念的贯彻以及评价工作都有着导向作用。

具体而言，企业办公室精细化管理目标的制定需要从以下几个方面开展：一是引导企业办公室工作者了解精细化管理理念内涵、树立精细化管理意识，并要求企业办公室工作者运用精细化管理理念指导本职工作；二是对企业办公室工作流程进行优化，通过提升内部协同化程度，适当缩小工作范围，在提升办公室系统工作效率的基础上构建起高效的工作流程体系；三是明确各个岗位的职责范围、操作标准、考核评价指标，不断推动办公室工作制度的精细化发展。

（二）明确企业办公室精细化管理内容

企业办公室精细化管理内容主要体现在三个方面：一是工作成本控制工作的精细化。在企业办公室工作中，如果企业预算制度执行不到位、监督体系不完善且办公室工作产生了较大的成本，会导致企业在办公室工作中的支出较大且难以得到有效的控制。针对这一问题，企业有必要推动工作成本控制工作的精细化，如企业可以将预算进行细分并形成考核指标，从而强化办公室工作人员的成本意识，与此同时，企业有必要针对办公室工作人员开展教育培训，提升办公室工作人员的成本控制能力。二是工作人员执行力管理工作的精细化。办公室工作人员所具有的执行力，直接影响着企业办公室的管理效率与管理水平，而提升办公室工作人员执行力管理工作的精细化程度，则是实现精细化理念与企业办公室工作深度融合的重要组成部分。对此，办公室工作需要体现出协同化、标准化、严格化以及流程化等特点，通过推动工作职责细化、考核标准量化，构建工作问题纠偏机制，对工作流程、工作能效等做出有效控制。三是岗位衔接配合的精细化。办公室工作人员个人能力问题以及岗位限制配合问题等，都是制约企业办公室工作成效提升的重要因素，因此，在精细化管理过程中，提升办公室工作结构协调性也是降低办公室工作成本、提升办公室工作效率的重要路径。

（三）企业办公室精细化管理实施流程

在将精细化理念融入企业办公室工作的过程中，需要逐步推动办公室工作改革，在此方面，企业办公室精细化管理实施流程主要体现为以下三个步骤：一是对企业办公室工作现状做出调查了解与分析。这要求企业能够围绕自身对办公室工作发展的需求、针对办公室工作特点，全面、客观地了解办公室工作现状，挖掘、发现办公室工作中存在的问题，并以问题纠偏为出发点，为精细化管理制度的完善提供依据。二是对企业办公室工作中存在的问题进行有效整改。针对企业办公室岗位职责、工作流程、人员配合、工作制度等问题，企业需要在合理分工、制定明确的工作标准和考评机制的基础上，确保企业办公室工作问题得以有效解决。三是对企业办公室工作的精细化程度进行评估。在将精细化理念渗透到企业办公室工作中的各个环节之后，企业需要以提升办公室工作效率、控制办公室工作成本为出发点，构建起全面的评估指标体系，并定期对办公室工作的精细化程度进行评估，从而为办公室工作的持续完善奠定良好基础。

（四）企业办公室精细化管理的具体实施

在企业办公室对精细化理念进行践行的过程中，企业需要通过做好以下几个方面的工作，确保精细化理念能够与企业办公室具体工作实现良好、深度的融合：首先，企业有必要构建精细化管理专家组，为企业办公室精细化管理顶层设计工作奠定基础。具体而言，精细化管理专家组在推动办公室工作从粗放型向精细化转变的过程中发挥着指导作用，这一工作小组中的成员需要包括精细化管理领域的专家、企业领导以及办公室工作人员代表，其中精细化管理领域的专家提供理论指导、企业领导负责协调工作、办公室工作人员代表则负责问题的反馈与对精细化管理制度的可行性研究，这种小组架构，对于提升企业办公室精细化管理制度的科学性、针对性以及可操作性发挥着重要作用。其次，企业有必要针对办公室工作人员开展培训工作。在做好企业办公室精细化管理顶层设计的基础上，强化企业办公室工作人员的精细化管理意识与精细化管理能力成为了关键点，而在此方面，企业有必要构建起完善的培训体系，为办公室工作人员精细化管理意识与精细化管理能力的提升提供保障。从培训形式来看，在推动精细化管理理念与办公室工作深度融合的前期工作中，企业有必要以集中、高频的培训作为主要形式，而在后期工作的开展中，则可以使用要求办公室工作人员撰写工作心得体会以及开展内部探讨的形式推动其实现精细化管理意识与精细化管理能力的提升。最后，在企业围绕办公室精细化管理工作构建完善的考评体系基础上，办公室工作人员需要定期开展自查自评，找出实际工作与考评标准之间的差距，从而推动办公室精细化管理水平的持续提升。在此过程中，自查自评工作也有必要进行量化比较，避免主观臆断，从而确保办公室精细化管理中存在的问题得到全面、客观的反映。

三、结语

在企业办公室工作创新过程中，精细化理念的渗透对于提升办公室工作成效发挥着不容忽视的作用，为此，企业有必要以推动精细化理念与办公室工作深度融合为出发点，制定辦公室精细化管理目标、明确办公室精细化管理内容与流程，并在构建精细化管理专家组、强化办公室人员培训、引导办公室人员开展自查自评的基础上，提升办公室工作的精细化水平。

（作者单位：陕西延长石油矿业有限责任公司）