大数据时代高校档案资源的整合与共享研究

穆昌进 蒋珍妮

摘 要：随着高校的快速发展，档案资源的类型和数量日益增多，传统的档案管理模式已跟不上信息化步伐，文章针对高校档案管理存在的问题进行剖析，提出高校档案资源的整合与共享，促进档案资源的高效利用。

关键词：大数据；高校档案；整合；共享

随着国家对高等教育的日益重视，各类高等院校得到了深化发展，高校档案的类型和数量也随之不断增加，如今，大数据时代的变革给高校档案管理工作带来了极大的挑战，以往传统、分散、孤立、单一的档案管理模式已无法跟上信息化的步伐，为顺应新时代高等教育的发展，提升信息服务水平，档案资源的整合与共享已成为高校档案工作亟待解决的重要课题。

一、高校档案管理现状分析

（一）各类档案分散管理，管理标准不统一

高校档案资源建设历程久远，档案类型繁多，数量庞大，长期以来缺乏统一规划。高校各类档案由多个职能部门分散管理，部门之间没有形成统一的档案管理标准，管理软件也不统一，档案信息资源孤立分散，各类档案之间的信息资源没有更好地衔接在一起，以致于形成基础数据结构的鸿沟，无法实现资源的共享，阻碍了用户对档案信息资源的索取与利用。

（二）档案资源分散，“三力”重复浪费

高校档案资源分散管理，各部门各自管理本部门涉及的档案，管理理念不一致，档案室不集中，致使高校对各类档案管理进行分类投入，开发了多个档案管理软件，一方面造成了档案资源在人力、物力、财力上的耗损与重复浪费，大大增加了管理成本，降低了管理效率；另一方面，用户对档案的获取相对困难，通常需要辗转多个部门才能获取到较为全面的信息，降低了档案的使用率。

（三）档案管理投入不足、管理人员素质参差不齐

高校领导大多重视学校教育、科研、就业等方面的发展上，往往忽略一些间接促进高校发展的因素。领导对档案管理不重视，档案建设投入不足，如档案室空间和环境不达标，档案管理软件跟不上信息化步伐，管理人员素质偏低等，这些因素很大程度上影响着档案的深层次开发利用，档案本身潜藏的利用价值无法为学校提供信息和帮助，阻碍了学校的发展。

（四）档案管理信息化程度低，档案利用率有待提高

档案信息化程度不高，大多数档案材料没有形成数字化、电子化形式，还停留在纸质管理上，管理模式相对滞后，使得档案保管和使用上较为困难。部分高校采用电子化形式管理档案，但仍停留在基本层面，对档案信息资源本身没有进行深加工，没有充分挖掘开发档案信息的价值，未能实现档案资源的高效利用。

二、高校档案管理模式的改革——档案资源整合与共享探析

（一）高校档案资源整合与共享的基本内涵

档案资源整合是指利用现代化的信息技术手段，将高校各领域各部门的档案資料集中起来，包括人事档案、教学档案、科研档案、招生档案、就业档案、学生的学历学籍档案等，控制档案多头流向、多头管理的情况，解决高校档案资源存在的分散、孤立、封闭等缺点，实现档案资源统一、多样、集中、完备、合理科学的管理，达到档案的整合与共享，使得档案资源能灵活运用。

（二）高校档案资源整合的内容

1.档案材料的整合

首先，将高校各类纸质的、实物的档案信息进行必要的数字化处理，借助网络信息技术对各类档案资源进行归类、整合，检索编辑，本着统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则构建一个统一的网络平台和资源丰富、功能齐全的档案信息数据库，最终实现高校各类档案信息资源的共享。其次，通过网络信息技术中的数据复制、数据接口及数据聚集等技术，将各个异构的档案资源系统地连接起来，解决各个系统之间接口不统一、业务数据不一致、数据冗余严重等问题，提高高校各部门信息数据平台与高校档案管理部门信息数据库之间的兼容性。再次，完成数据资源、系统资源、管理资源、服务资源四个方面的整合与管理工作，为学校各部门提供不受时间和空间限制的档案利用服务，最终实现档案的信息化、共享化，提高档案的利用率。

2.档案空间的整合

将孤立、分散、封闭的档案管理室进行合并，选择条件达标的档案室分门别类地存放各类档案，实现档案的集中管理、分类管理、分层管理，保证档案的系统性与完整性，便于各部门对档案的综合查询，提高档案的管理效率，优化档案管理功能，降低档案管理成本。

3.档案人员的整合

高校应设立专门的档案管理部门，将原有的分散于各部门的档案管理人员进行收归合并，集中培训，建立一支素质高、专业强的档案管理队伍，并定期对各院系、部门的档案资源进行收集与整理。此外，为保留档案队伍可持续性发展的空间，根据学校档案事业发展的需要，高校应有计划地引进符合档案工作数字化、现代化、信息化发展要求的高层次复合型档案管理人才，提高档案管理队伍的战斗力。

三、高校档案资源整合的关键

（一）构建统一的标准

在档案的整合与管理过程中，要建立统一的整合标准和完善的管理制度，制定科学的整合规划，构建具有完整性、系统性、协调性、安全性的高校档案资源整合体系，以保障高校档案资源整合的顺利进行和可持续发展。

（二）档案资源面向用户化

档案资源的整合，首先，应以高校用户的需求为导向，为不同部门不同用户开发相应的数据接口，提高高校各部门信息数据平台与高校档案管理部门信息数据库之间的兼容性和匹配性，为用户提供优质化服务；其次，尽可能实现档案资源向高校用户进行开放，打破原有的被动，主动为用户提供信息服务，提高档案资源的利用率；再次，档案利用应多样化，用户可从不同途径不同角度利用档案资源，实现档案资源的共享。

（三）档案资源共享与安全并存

档案资源的整合其目的是实现档案的信息化和共享化，档案的集中统一管理，减少了人力财力的浪费，节约了成本，提高了档案利用率，给用户提供了更便捷的服务，但有资源共享就必定会增加安全风险，所以在档案资源整合过程中，注重档案资源的安全性，根据不同的用户开发不同的接口，提供不同的访问权限，确保档案资源的安全。

参考文献

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[2] 穆昌进.高校人事档案专项审核给档案管理工作带来的启示[J].贵阳学院学报（自然科学版），2018（2）.

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基金项目：贵阳学院2017年度校级科研课题：“大数据背景下贵阳学院人事档案管理信息化研究”（项目编号：2017ZD07）。

作者简介：穆昌进（1988- ），男，汉族，贵州遵义人，研究方向：人力资源管理、大数据应用；蒋珍妮（1989- ），女，侗族，贵州黎平人，研究方向：土地资源管理。