事业单位办公室档案的日常管理分析及应用探讨

李明

宜昌住房公积金管理中心 湖北宜昌 443000

1 办公室档案日常管理的基本内容

档案系统工作的基础工作是办公室档案的日常管理与应用，其中信息的开发和反馈是在档案日常管理的提前下进行的，档案日常管理就是对档案进行集中，安全，统一，高质量的管理，档案日常管理大致包括几个环节：（1）档案的收集工作。档案的收集是丰富档案资料的重要工作环节，是实现档案集中管理的前提。科学技术的发展，使档案的载体记录方式出现了多样化趋势，伴随着计算机网络技术的产生，以声像，图片等多媒体方式进行保存记录，完成档案收集工作，确保档案收集的完整性。（2）档案的整理工作。档案的整理是将各种各样的零散文件根据一定的规律进行系统的整理的过程。将文件的零散状态转变为系统状态，对档案原件实行有序管理，然后计算机利用WPS、WORD等软件参与整理编目工作。（3）档案的鉴定工作。档案的鉴定是鉴别档案的价值大小，确定档案的保管期限，决定档案保存和销毁的一个工作环节。将档案由庞杂状态转化为优质状态，使档案存贮优质化。（4）档案的保管工作。档案的保管工作是保护档案安全，延长档案寿命的一个工作环节。保护档案的完整与安全，保证档案存储井然有序，提高档案传递效率，及时提供利用科学技术的发展为档案的管理工作提供了新的手段。通过网络，档案人员可以直接进行信息采集与核对，有关部门可随时将本部门形成的重要电子文件通过互联网发送到档案室，或直接将数据信息向档案室数据库录入[1]。

2 事业单位办公室档案日常管理中存在的问题

2.1 档案管理工作的重视程度不够

不少在事业单位在档案管理中，对档案管理的重要性认识还不够，没有将现代化的管理理念应用到办公室档案管理中。很多事业单位的办公室档案管理人员认为只要档案不丢失，信息不泄露，就是做好了档案管理工作。没有认识到档案日常管理的深层次意义，管理效果不好。

2.2 档案管理制度不建全

做好事业单位办公室档案日常管理工作需要有完善的管理制度作保障。但是在实际的工作中，很多单位档案管理制度不健全，制定了相关制度的单位很多在实际执行中也没有发挥作用，让档案管理制度经常流于形式。这样，档案管理工作就缺乏规范性和科学性，档案管理工作中也就很容易出现档案丢失、信息泄露、外借档案不能及时归还等现象。

2.3 档案管理人员综合素质不高

事业单位办公室档案管理是一项专业性比较强的工作，档案管理人员不仅要具有较强的档案管理知识，还应明确档案管理的相关法律法规。但是在实际的办公室档案管理中，档案管理人员的综合素质不高的现象依然普遍存在。缺少档案管理的经验，档案管理的专业知识和技能不到位，就无法有效地开展档案管理工作。而档案管理人员的思想道德素质不高，就不能认真、仔细地进行档案管理，也会直接导致档案管理效果达不到理想状态[2]。

3 事业单位办公室档案的日常管理与应用

3.1 对档案管理制度进行改进与完善

完善并提高档案管理制度是确保档案管理工作合理性与有效性的基础，事业单位要依照具体的发展情况制定对应的、科学的档案管理制度，从而使办公室在档案管理工作方面实现科学化以及规范化的管理。要构建一个合理的档案管理制度就必须要确定档案管理具体的工作流程，强化对档案管理相关工作人员的管理以及监督，在最大限度上避免出现失误以及不规范的管理行为，确保事业单位在档案管理方面的工作能够得到顺利有序的进行。

3.2 树立档案管理的创新服务意识

档案管理要取得良好的效果，并保持稳定发展的态势，就需要加强创新。当前，信息化技术快速发展，电子档案大量出现，事业单位档案管理人员要实现档案管理的科学、有效，就必须具备档案服务的创新意识，解放思想，与时俱进，创新管理工作的理念，提高管理人员的工作积极性，使他们认识到档案管理工作发展的规律，努力适应现代社会的发展需求。

3.3 提高档案服务水平、创新档案服务手段

创新服务机制，必须打破过去那种看家守摊的传统服务方式。因此档案工作必须从完善服务措施入手，不断提高档案服务水平，创新档案服务手段，提高服务质量。提高档案服务水平实质上就是要把档案的各项服务功能挖掘和开发出来，树立全心全意为人民服务的宗旨，把为最广大人民的利益服务作为档案工作的最终落脚点，把群众满意当作标准，使广大群众真正感受到档案工作方便快捷的服务，感受到档案工作带来的便利及重要作用。

3.4 提升管理水平，对管理手段进行创新

对于事业单位来说，其档案管理方面的手段一定要不断的进行创新与改进，提升管理服务上的水平，将为人民服务的理念作为档案管理的出发点以及落脚点，从而让广大人民群众切实体会到档案管理所带来的便捷服务。在管理上的创新需要针对不同阶段的档案管理特点，借助有效的管理模式、使档案管理可以更好的适应当今时代的具体需求，提升实际的管理水平，进而为事业单位的进一步发展提供更优质的服务。

4 结语

事业单位之中的档案是记录着整个事业单位发展过程的一种重要资源，就事业单位来说更是一种重要的信息资源。妥善的做好档案管理方面的工作，是推动事业单位稳步发展的重要途径。相关的管理者一定要意识到档案管理所具有的重要性，同时还要利用相关的人才选拔制度以及策略的合理应用，构建一个优良的档案管理环境，进而使档案管理能够切实跟上新时代的步伐。