中职学校档案管理办公自动化中存在的问题及应对策略

张志伟

摘要：繁重起来。怎样正确、有效的开展档案管理工作成为当下重点研究课题。本文将主要围绕中职学校档案管理办公自动化工作中存在的问题展开分析，并提供具体应对对策以供参考。旨在提高管理效率和质量，确保学校各项工作有序进行。

关键词：中职学校；档案管理；办公自动化

引言：

科学技术飞速发展带动中职院校对档案管理工作提出了较高要求，实现规范化、电子化建设是其现阶段发展的主要目标。所谓办公自动化，是指通过人为力量把互联网技术、计算机技术和实际文档信息的虚拟储存与实体结合起来。此种技术的结合需要相关人员不断创新技术，积极吸取成功经验和失败教训。

一、目前我国中职学校档案管理中存在的问题

（一）有效信息被泄露

此问题是中职学校档案管理中亟需解决的首要问题，同时也是计算机应用领域中长久未治的诟病。先保密，再服务是传统人工档案管理和办公的核心理念，这样一来便会大大增加工作人员的工作量，并干扰其他工作的顺利运作。尤其是对部分限制级别的个人信息和档案而言，其的外泄能严重影响当事人的正常生活和工作。例如：学生学籍信息被泄露，不良人员会用其实施违法行为，为学生造成较大影响。另外，没有入侵检测、防火墙等安全设施的保护，无法保证信息安全。

（二）用户服务反馈和监督机制方面的不足

中职学校档案管理在真实世界中让被服务者增加了对互联网和计算机的了解，却拉开了和管理人员的距离。此种沟通虽然减少了庞大的工作量，但却也缺少了被服务者对此项工作和有关工作人员的监督，这种小小的纵容，会严重制约自动化档案管理实现可持续发展。而实际中的自动化档案管理建议、监督的反馈一般都来自于Email或者门户留言。其中前者的反馈往往被直接忽视或是应付了事的恢复，甚至有些被服务对象在接到恢复时早已不记得当时的情况。后者在门户平台上难以被发现，就算是被服务对象有不同见解和建议都无处告知。所以，学校档案相关管理制度、规范、规程、安全技术标准等的制定是一项系统化的工作。

（三）管理员技术素养较低

就目前而言，学校档案管理办公化的技术性、有效性等特征也彰显出大量急需处理的问题。第一，管理者技术素养问题，此工作对从业人员自身的技术水平和素养有着较高要求，如对计算机硬件技术的掌握，操作平台和软件的应用、信息搜索与互联网技术的水平等等。这些技术是胜任工作的基本条件，也是促进办公自动化发展的驱动力。现阶段，很多管理者的思想和技术依然滞留在过去工作中，无法理解和使用新兴技术，缺少信息开发运用能力与灵活的信息认识，对档案管理办公自动化的了解少之又少，此状况不利于学校综合发展，满足不了时代进步需求[1]。

三、中职学校档案办公自动化的应对对策

（一）加强信息安全保密工作

档案管理人员可从充分结合实际情况有针对性的选用下面几种手段：

首先，按照档案中记载的信息对保密性的要求差异，划分出相应的保密级别，从而有针对性的进行档案加密储存与查找。

其次，在计算机里添加防火墙，因为有很多信息都是存储在计算机数据库中的，所以必须要创建出完善的监管机制。

再次，可在系统登录界面添加密码认证，以此保证信息的保密性。

最后，加大档案从业人员的监督审查力度，联合提高信息的有效性和安全性。在营造安全氛围的过程中提高其职业服务水平，让被服务者不必担心信息被外泄，尽情享受优质服务。

（二）不断完善用户反馈和监督机制

中职学校管理一定要把制定完善的监督机制列进教学管理制度中，并把此项工作落实到具体人头上，当做评测教学效率和质量的主要参考根据。教学活动是一个动态化的行为模式，需要监督机制实时发挥作用，确保活动正常进行。就档案管理工作而言，管理人员首先要加强自我监督，广泛争取有效意见。另外，要重视信息的反馈，鉴于反馈人员大部分都是办公自动化档案管理的应用人，其提出的建议通常就是探究的重点。身为一名优秀的管理人员，必须要对留言板块予以高度关注，及时回复邮件。这里所说的及时，具体是指要根据不同情况设置回复时间，实行登记制度，优化监督对策。

（三）提高管理员技术素养

伴随科学技术在中职学校档案管理中的普遍运用，计算机顶替可过去人为操作变成办公自动化的主要用具。所以，学校要想实现与时俱进，必须要建设一支高素养的技术人才团队，这对提高整体管理水平方面有着重要意思。档案管理工作人員时档案标准化监管的主体，全方位加强其文化水平与技术素养，是提高档案工作效率和质量的必经之路。相关人员不仅要拥有丰富的理论知识，还要掌握先进的办公自动化管理技术。可从以下几方面入手：

首先，学校要为相关工作人员提供培训和再教育的平台和契机，让其能胜任本职工作；其次，激励其向其他企业学习和借鉴成功的管理经验，开阔工作人员的视野，不断学习新理念和新技术。最后，利用理论学习和实践培训相融合的形式，让档案管理人员能深刻认识到此工作在学校发展中的重要性，学会怎样应用互联网技术、保密技术以及计算机技术，包括相应的保护措施等等。推动其顺利落实档案信息化、网络化的自动化监管工作，进一步提高管理水平[2]。

结论：

综上所述，我国中职学校发展日新月异，档案管理办公自动化工作面临前所未有的挑战和契机。相关人员必须要及时转变管理理念，不断提高自身综合素质，以此确保档案工作落实到位，实现与时俱进。对于实践中存在的问题要全面分析，研究出科学合理的解决对策，可从加强信息安全保密工作、不断完善用户反馈和监督机制、提高管理员技术素养等方面入手，全面提高工作水平。

参考文献：

[1]宋丽，全娜.浅谈加强中职学校档案管理建设[J].广东职业技术教育与研究，2015 （01）：16-17.

[2]汤惠玲.浅谈中职学校档案管理办公自动化中存在的问题及应对策略[J].办公室业务，2013 （07）：165+167.