“互联网+”时代的档案管理模式研究

万玉侠

摘要：运用“互联网+”思维优化与变革档案管理模式是当今以及未来社会发展的必然趋势。本文从“互联网+”时代下档案管理的特征出发，分析档案大数据特性的理论体系、资源体系、保障体系以及管理体系等四大变化给档案工作带来的机遇和挑战，提出了在大数据视野下从法律法规、数据管理、责任追究、数据开放等方面提升档案管理的改进措施。本文通过对“互联网+”背景下档案管理模式的研究，为促进档案管理工作便捷化、科学化、系统化提供了一定了参考依据。

关键词：档案数据化 档案管理体系

中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1009-5349（2018）17-0219-02

随着科学技术的不断进步，“互联网+”时代的到来给当今社会管理模式带来了巨大变革和机会，促進新时期政府、事业单位、企业等组织团体不断创新、变革管理和服务。对于档案管理工作来说也不例外。

一、“互联网+”背景下档案管理的时代特征

（1）档案管理数据化工作复杂繁重。各级档案业务管理部门面临的业务量是巨大的，需要对过去大量的纸质档案运用计算机数据全部完整地转化为互联网网络档案。而档案数据资源量的增长速度与从事数据整理档案人员的增长速度是不成正比的，这就势必造成档案数据管理人员工作强度日益加重。

（2）档案资源利用率大幅提升。互联网背景下的档案管理信息化工作主要利用信息技术来进行归纳、分析、整理、总结。尤其是在资源共享的背景下，档案的利用效率会大大提升，也就避免了大量的重复劳动。这更为今后相当长的一段时间内的档案管理工作的不断优化改进提供了先决条件。

（3）档案管理信息化需要不断更新。档案管理网络信息化的模式不是一成不变的，需要持续的变革创新。档案管理在互联网模式下往往会存在一些技术瓶颈，档案管理在新数据平台环境下的法律法规相对不够完善，进入“互联网+”时代档案管理模式缺少专业性的法律武器做保障。档案管理人员的业务技能和知识理念也需要不断提升，不断适应社会变革的需要。

因此，结合互联网背景下的时代特征，档案管理模式的嬗变特点有哪些，给社会带来哪些变革；较之传统的档案管理模式，现代档案管理模式有哪些改进等等，这些问题非常值得我们去深入研究。

二、“互联网+”时代档案管理模式的变化

“互联网+”时代档案管理与传统档案管理相比，在档案管理模式方面发生了巨大的变化，主要表现为以下几个方面。

（1）档案管理理论体系的变化。“互联网+”时代数据信息量的剧增这个突出特征，决定了档案管理理论也要产生时代的演变。互联网倡导的是一切数据皆有用，不再是抽样数据。大档案观是将档案管理工作定义为能够囊括一切数据，将社会生产和人们活动中的信息以数据的形式真实地记录下来，并为人们所使用。互联网时代下的档案管理工作的变革是既有服务层次、结构的深度变革，是服务需求领域宽度的变革，即在大服务观理论指引下，为用户提供数据文件本身的真实性以及数据文件所覆盖的隐含信息。

（2）档案数据资源体系的变化。传统意义上的档案数据资源是用馆藏量来衡量的，用馆藏资源来评价某个档案管理部门的业绩优劣，这也就造成了各级档案管理部门各自为政，在档案的使用上设置各种壁垒，档案的使用效率十分低下。“互联网+”时代，档案资源是基于大数据、信息平台化、资源共享的管理体系。数据资源的信息收集、数据存储、资料使用等方面与传统模式截然不同。在资源共享平台下，各级管理部门的数据资源会呈现翻倍的增长，档案管理部门间的协作配合、交叉作业的频次也会空前迅猛加剧。同时，档案数据的类型也会多样化、多元化，不仅有文字纸质，也有视频、声频、实物等载体，为客户的使用提供了极大的便利。

（3）档案安全保障体系的变化。“互联网+”时代，随着档案数据化、信息化、平民化，档案安全保障工作的重要性逐渐上升。档案安全保障是档案安全管理部门履行政府职能的底线，也是行使档案管理职权的基本红线。面对日益增加的数据档案，档案部门利用大数据、云平台来处理档案业务已经成为常态，但是互联网的技术保障、信息保密等问题随着数据共享程度的提升日益暴露出来，构成信息安全的威胁因素也越来越多，档案安全保障面临着严峻挑战。

（4）档案行政管理体系的变化。档案行政管理的基本原则是党政统管、分层负责、减少干预。传统的档案管理模式下，政府对企事业单位是集中管控，由政府主导并实施宏观调控。“互联网+”时代下，企事业单位的档案业务管理工作形式和内容发生了变化，一些档案业务的辅助服务开始寻求合作模式。档案服务中介机构队伍应时代而生并迅速发展壮大。作为档案行政管理机构，不仅要适应这一变化，更要转变观念，在日常管理中要充分发挥监督、指导与服务职能，确保档案行政执法的强制性，突显档案行政执法的权威性。

三、“互联网+”时代应对档案管理模式变化的策略

在“互联网+”时代档案管理模式不断变化的客观因素下，政府档案管理机构需要从法律法规、档案数据管理、责任追究机制、政府开放机制等方面不断创新档案管理，建立起能够适应档案管理模式不断变化的新体系。

（1）完善法律法规制度，确保档案管理信息化有法可依。《中华人民共和国档案法》和《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》是现行的、开展档案工作的依据和准则。“互联网+”档案管理工作也要在传统的法律法规的框架下不断完善，结合新形势，贴近新要求，尽快研究出台新制度，从而规避风险，满足新时代的工作要求。要树立档案管理的严肃性，加强顶层设计，运用好大数据管理特征，明确各行业、各专业、各业务领域的政策性指导意见，结合具体的业务背景、业务流程、导向意图等因素来出台不同的规章制度，从体制机制上来规范档案数据管理工作，确保制度标准化、业务流程化、管理信息化。

（2）创新档案数据管理，提升档案多元化服务理念。“互联网+”时代，档案资源管理工作要用新思维和新方法，倡导人性化、个性化、智能化和知识化服务理念。在服务领域方面，不仅要在数据的归档、整理、甄别、分析上下工夫，使得档案数据功能全面、真实、有效；而且也要在数据背后的实质上下工夫，要勤于档案的定性分析、档案的注释说明，完善档案的预警机制，利用大数据技术，深入挖掘档案知识，运用科学手段，提高档案使用效率。在服务质量方面，要精准匹配档案数据采集对象、档案数据使用目的、档案数据开发路径、档案服务内容、档案数据服务方式等。

（3）强化责任追究机制，确保档案安全管理责任到人。档案管理的核心问题就是档案安全问题。作为档案管理部门，要健全档案安全责任制，严格责任落实，逐步建立起自上而下的责任分级管理体系。要健全档案安全应急管理制度，领导全体档案工作者时刻保持高度安全意识，建立风险防控体系，定期梳理分析档案管理安全风险源，制定整改措施，从源头上规避档案管理风险。要建立责任到人机制，明确岗位职责、机构职责，针对职责分工，分别制定严格的责任追责办法，从制度上约束管理安全。

四、结论及启示

“互联网+”时代档案管理工作内容和形式是不断变化的，档案部门要学会适应和利用“互联网+”时代下档案管理工作的新特点，不断在变化中求突破、求发展。“互联网+”时代的到来，给档案管理工作带来的影响是不言而喻的，通过对互联网背景下档案管理模式的变化及其科学应对策略的深入研究，科学应对档案管理模式的变化，寻求“互联网+”时代下档案管理的有效路径，能够促使档案管理信息化带来革命性的发展。

参考文献：

[1]吴毓祺.信息时代档案管理方法的变化[J].兰台世界：中旬，2012.

[2]韦晓青.基于信息化时代开展高校档案管理创新建设[J].青海师范大学学报：哲学社会科学版，2011.

责任编辑：张蕊