信息化背景下茶叶档案的收集、管理和利用

段佳音

（安徽工业大学综合档案室，安徽马鞍山 243002）

前言

在当今信息化飞速发展的时代，档案信息资源的管理已成为各行各业发展的重要内容。如何管理并利用好档案信息资源是在商海中决胜的关键所在。茶叶作为我国有着悠久历史传统的特色产业，其自古以来所产生的档案信息是十分可观的，那么，如何在信息化背景下收集、管理并利用好茶叶档案信息资源为产业发展壮大服务是现今茶业发展的一个重要方向。

1 茶叶档案的收集

1.1 茶叶档案的收集范围

茶叶档案所包含的内容十分广泛，广义地说与茶叶相关的信息都可归入茶叶档案的范畴。但在实际工作中，还是要根据各产业的具体情况来决定。一般来说，茶叶档案就内容上来看主要包括生产档案、市场档案、历史文化档案等几大块。生产档案是指茶叶生产过程中的种植、加工、工艺、技术、设备等方面的档案。市场档案是指茶业销售和售后、市场规划及反馈等相关的档案，历史文化则是指茶叶的历史传承等方面的史料、现阶段茶文化相关活动甚至企业文化等方面的档案。除上述档案类别之外，还应该包括一些企业个性化、特色化的档案。就载体而言茶叶档案包括纸质档案、声像档案、电子档案、实物档案等[1]。从载体方面来说纸质档案是传统的档案载体形式，具有耐时久的特点，但在信息化的时代具有不便传递，占据空间大的缺点。所以，纸质档案应与电子档案同步归档。而声像和实物档案具有非常强烈地直观性，但收集和保管的难度都较大，因此应该特别地注意收集。

1.2 茶叶档案的收集方式

坚持传统的收集方式不放松。传统的档案收集方式自有其优点，并且因长期采用比较成熟而系统，特别是对于纸质文书类档案传统的人工移交安全而方便，应坚持不放松。

结合信息化、现代化等创新收集方式。传统的收集方式有其局限性，比如所收集的范围较窄，偏向于静态内容的收集，时间滞后，携带不方便等。因此需要给合信息化、现代化等手段创新收集方式。例如，利用收集电子文件的方便携带、传输和容量小的特点，补充收集一些纸质档案所反映不了的内容。再利用Web2.0技术构建互动性的网络平台，例如微博、微信等获取即时的信息和反馈。

多项举措联合，收集个性化、特色化、过程化的茶叶档案信息。将茶叶个体行业内的一些个性化的、特色化的甚至是反映发展变化过程的一些特殊档案结合多项收集方式将其收集起来，将会是个体独一无二的档案资源。

2 茶叶档案的管理

信息化的时代使存储变得容易，海量存储成为可能，同时信息量的巨大也带来了检索困难的弊端。因此，科学的管理档案资源成为重中之重。

2.1 管理者

档案的收集和管理乃至利用都是依靠管理者，管理者业务水平的高低直接影响着档案管理的水平。茶叶档案的专门性要求了茶叶档案的管理者具有“双专业”的特性，既要有着专业的档案管理能力，又要有着茶叶行业内部的专业知识，才能管理好茶叶档案。同时，在信息化时代，计算机技术是备不可少的，因此，要加强管理者的能力应组建一支档案管理队伍，各有所长，各司其职，互相配合。同时，应该加强对档案管理人员的业务培训，不断充电，促进其业务能力的不断提升。

2.2 管理方式

茶叶档案的管理方式亦采用传统与现代化相结合的管理方式。在科学分类，严谨编号等基础工作的前提下使用专业的茶叶档案管理软件。将已有的档案实现数字化并导入档案管理软件中，可以设置不同的权限级别，使检索查阅能够异时异地，打破时空限制，提高用户使用茶叶档案的效率。甚至可以在行业内实现档案资源融合甚至行业内建立资源共享平台，互通有无，互助发展等。

3 茶叶档案的利用

茶叶档案的收集和管理的最终目的是茶叶档案的利用，只有利用才能发挥出档案的价值，从而更好地促进茶叶产业的发展。茶叶档案的用途十分广泛，开发利用得当，茶叶档案不仅可以为茶叶的种植、生产、销售提供参考资料，更能够成为分析茶叶市场需求、提高产品内涵、打造品牌文化、进行产品宣传的有力武器。

3.1 分析茶叶大数据，预测市场走向

如今“大数据”影响着各行各业的发展，茶叶行业不可避免地受到影响，在未来的竞争中，占有数据就是占有资源[2]。而大量的茶叶档案则提供了大量的数据资源，将这些数据资源运用大数据技术进行分析，根据实时反馈作出策略调整和预测，会使生产和销售具有更强的目的性。以往是生产什么茶叶产品提供什么产品，而恰当地利用茶叶档案进行分析预测后就可以根据用户需要什么茶叶产品而提供什么产品，真正地变供给导向为需求导向。

3.2 深度挖掘档案资源进行编研

编研是对档案资源的一种深层次利用。充分挖掘茶叶档案的内在价值和内在联系，分类别，分专题地进行编研是体现茶叶档案价值的好方法。例如可以挖掘历史档案，讲述历史典故。历史档案本身就对茶文化的形成有着重要的作用[3]。将某类茶叶的古代种植、制作、饮用以及一些典故编撰成册，就赋于了茶叶一定的文化内涵。利用好这些档案资源不但丰富了产品的内涵，提高了市场竞争力，同时也是对产品的一种宣传[4]。也可以介绍某几种茶叶的成份，功效作科普类编研，也可以收集茶园、饮茶场所的优雅风光照片等作文化体验类编研，也可以收集一些文化名人的饮茶心得，或者是茶叶界的知名人氏的轶事作名人文化类编研等等。

3.3 创建茶叶博物馆、企业文化园等

更高层次地利用茶叶档案资源则可以建立茶叶博物馆，企业文化园等。将茶叶的历史档案，诸如从古至今的种植、采摘、加工制作、饮用等一系列流程，再配以古书记载等详细的档案史料。再与茶叶成品展示，饮用体验感受、茶文化展览、茶叶相关食品制作等相结合。既发挥了茶叶档案的价值，又彰显了茶文化的魅力，同时还创造了很多商业机会，促进了茶叶产业的发展。

3.4 利用现代化技术举办网络展览

在信息化时代，很多产品都是线上线下同时进行。茶叶行业也应充分利用信息化的便利，不但要开辟线上销售的新阵地，同时也可以把茶叶档案资源搬到网络上。例如开设网络茶叶博物馆，茶叶科技馆等。将实际场地的展品全部数字化扫描或拍照，在网络上分版块展出。相对实体展览馆而言，网络展览打破了时间空间的限制，节约了成本又扩大了受众。是一种经济而有效的宣传方式。

4 结语

茶叶档案的收集、管理和利用是一个系统的整体，起到了留史、借鉴、资治的作用。充分利用好茶叶档案这一资源，可为茶叶行业的发展添砖加瓦。