秘书速记工作在智能化时代的挑战与机遇

贾 凡

（天津商务职业学院，天津 300000）

近几年来，随着我国现代化水平的不断发展与提高，办公自动化程度也在飞速的发展着。尤其是智能化时代的到来，对“办公自动化”更是产生了巨大的推动作用，“无纸化”办公时代仿佛近在眼前。在这样的发展趋势下，原始的秘书速记工作受到了越来越多的冲击，甚至有人认为，原始的秘书速记工作早晚会被“智能语音识别”所取代。但是，由于秘书速记工作独特的工作属性和作用，即使是在智能化程度高度发达的未来，它依然有着不可低估的发展潜力和强大的生命力。

1 秘书速记古而有之，是秘书的基础工作之一

秘书速记工作是随着秘书工作人员的出现而下出现的，可以说，是秘书的基本职能之一。而关于“秘书”工作的起源，学术界的说法并不统一。目前，大多数的学者比较认可的是“黄帝说”，也就是说，早在黄帝时期，已经开始有人从事秘书类工作。在黄帝时期，当时尚无“国家”这个概念，各个部落之间依靠互相联合，组成部落联盟，共同发展生存。由于当时的物质条件和生产力水平低下，各个部落之间有时又比较遥远，单单靠语言传输联盟首领的政令，存在着很大的困难。相传在这样的情况下，黄帝任命了创造文字的仓颉为史官，将他的言行和每日发生的重要事件记录下来，并作为政令推广至各个部落。到了尧舜时期，更是增设了“纳言”一职，命人记录下他们的重要言论和想法，并定期向部落族人公布。夏朝，秘书类人员的记录工作更加繁琐，分类更加清楚，统治者对记录工作也提出了更高的要求，即记录下的文稿要按照一定的格式形成不同种类的文书。这可以看作是中国秘书速记工作的雏形和前身。

虽然，秘书类人员从远古时期就开始存在，但实际上，“秘书”一词，直至汉代才首次出现，原意为“皇家秘密藏书”，进而将这些掌管秘密文书的官员也称为“秘书”。这些官员在掌管日常藏书的同时，更要从事摘抄与建档工作。随着我国封建制度的不断发展与完善，各个朝代对于秘书类官员的分类越来越细化。他们在实际工作中负责记录和整理的内容越来越广泛，却还只是停留在最基础的记录与加工层面，始终离不开记录统治阶级言行、思想和重大事件，没有理论依据和实践指导。直到清朝末年，蔡锡勇出版《传音快字》一书，才真正奠定了我国速记方面的理论基础。此后，由于受到各种因素的影响，我国的秘书速记工作一度发展缓慢，甚至可以说停滞不前。直至新中国成立以后，国家领导人非常重视秘书速记工作，专门成立了速记学校，并开设秘书速记培训班，培养速记人才，为新中国的建设事业服务。我们现在看到的各种历史文献，很多都是基于这些速记人员多年的记录和努力。由此可见，无论是在封建社会还是新时期，秘书速记工作都是伴随着秘书类岗位和工作人员的出现而出现的，是秘书人员的基础工作之一。

2 秘书速记工作在日常工作中的作用

秘书速记工作看似简单，它的应用范围却可以拓展到的各个方面，为领导的决策和管理服务。

2.1 秘书速记工作是信息收集的重要渠道

秘书速记工作从本质上来说，其实就是通过自己的记录为领导的决策与管理提供各种信息。比较常见的有，通过会议记录，了解上级领导机关的指示、决定或者精神，进而为本单位的日常管理工作提供理论性信息；同样还可以通过会议，记录下级机关的具体工作和日常情况，比较全面和有效的了解下级单位的生产经营状态，在工作中遇到的实际问题和困难，从而为上级领导的决策和管理提供依据性信息；可以通过记录谈判和洽谈，了解与合作单位之间的焦点和分歧，为调整工作思路提供参考性信息；通过接待客户，记录宾客来访，可以了解与客户之间的合作状况与前景，为协调客户关系提供指导性信息；通过记录学术会议或讲座，可以全面有效的记录新思想、新想法、新技术、新科技，为应对新局面、新挑战提供前瞻性信息；通过记录来信、来访、来电和调查研究，多种渠道、多种角度获取社会多方信息，可以更好地了解民生状况和实际情况，为领导的决策管理提供拓展性信息。综上，我们可以看到，已经深入到秘书工作的方方面面，在各个工作层面都起到了不可低估的信息收集作用。

2.2 秘书速记工作是秘书发挥参谋助手作用的基础和关键

领导的工作职责是根据已经掌握的实际情况，有针对性的制定政策并准确的做出决策。而秘书的工作职责则是“辅助管理、综合服务”，这其中也自然包括了要准确、全面、及时的为领导提供翔实、可靠的信息及可供选择的方案和意见，做好领导的“耳目”，起到参谋助手作用。这些信息和方案当然不能夸夸其谈，不能纸上谈兵，更不能凭空捏造，必须要经过系统的调查研究、分析总结，进而得到最具可行性的结论。这些信息和方案的来源，很大程度上依赖于秘书在参加各种活动时的现场速记。秘书通过现场速记得到的信息可以说是最详实、可靠的“第一手材料”，它们是领导能够正确做出决策的基础和关键。如果，秘书不能从事速记工作，不能通过这种活动获取信息，那么在随后的工作中就无法突出重点、进行由此及彼、由表及里的提炼和推敲，就更无法提供有针对性的意见和建议，这样秘书的参谋助手作用自然也就无从谈起了。因此，秘书发挥参谋助手最用的基础和关键就在于秘书速记工作。

2.3 秘书速记工作是提升秘书工作能力的重要途径

从事速记工作的秘书人员经常跟随领导出入各种场合、参加各种活动、出席不同的会议，也就有更多的机会接触到各行各业、阅历丰富、知识渊博、见解独到的领导人、专家、学者、企业家等等。他们的发言或演讲往往横跨各个行业产业、高屋建瓴、深入浅出、独树一帜，具有很强的思想性和指导性。秘书在对他们的发言进行速记时，为了更完整精准的完成任务，必须全神贯注、保持高度的精力集中。这也就促使了秘书速记人员能够最大程度的贴近和理解他们的想法，学习到很多书本上难以学习到的知识。可以说，每一次的现场速记工作基是对秘书速记技能、语言文字水平的考验和提高，又是对秘书综合素质和职业素养的提升。长期从事秘书速记工作，获得更多的与领导、专家、社会各界人士的接触机会之后，秘书人员自然可以更好的贴近领导和专家的管理方法和处事风格，这对于秘书开拓工作思路、提升工作水平，甚至拓宽自己的职业生涯都具有非常重要的促进作用。因此，从这个角度来看，秘书速记工作是提升秘书工作能力的重要途径。

3 秘书速记工作在人工智能时代的挑战与机遇

我们在文中所提到的速记，其实并不仅仅指的是手写速记，还包括了电脑速录。这两种速记方式各具特点，各有不同。

目前，我国的手写速记主要分为拼音速记和汉字速记两种方式，它们分别是以简便易学的记音符号和汉字快写法来进行速记。当然，随着现代化程度的不断提高，手写速记受到了很大的冲击，但是由于它在书写方面的独特性，在现在的秘书工作中仍然具有很大的实用性。首先，简洁系统，简单易学。所有的速记符号都是在“米”字和椭圆形的基础上分解出来的。书写时，通过对位置、笔顺、倾斜度、比例等因素的系统排列组合，就可以完成速记工作。一个汉字或词组往往可以简化为寥寥几笔。其次，严格灵活，易于掌握。速记符号的连写规则是在《汉语拼音方案》的基础上制订的，这对于保证速记符号书写的准确性、增加速记符号的可读性和提高速记的准确率有至关重要的作用。但速记符号和普通的日常书写又有很大的不同。它可以根据速记人员的书写习惯、行业环境、语言范围等因素进行自由调整，最大程度的适应各种速记工作的需要不拘一格、各有特色。再次，符形特殊，便于保密。速记符号并不是全民性、可推广的一项技能。它本身具有很强的专业背景。因此，大多数人在未经过系统学习的情况下，无法完全看懂一份速记稿，这就很大程度上提高了速记稿的保密性。

但是，不可否认的是，随着现代化程度的不断提高，手写速记的缺点也是不可回避的。在每一份速记稿完成以后，都需要速记人员再花费一定的时间将其翻译成普通的汉字稿，这就很大程度上增大了工作强度，影响了文件传输速度和工作效率。

于是，电脑速录也就应运而生。在电脑速录刚刚兴起的时候，大多数还是使用普通电脑和键盘，运用某些输入法来进行。这种速录方式虽然在一定的时期内起到了很好的效果，但是随着科学技术的不断发展，现在已经基本上被专业速录所替代。目前，在我国的专业速录领域内，使用率最高的速记方式就是“亚伟速录”。它与以往的普通电脑速录相比，具有不可比拟的优越性。首先，高效实用，文毕稿出。突破以往的击键方式，采用全新的键位排列方法，录入的速度和效果都远胜以往任何的速录方式。并且，在速录工作结束之后，即可马上生成文稿，真正实现“文毕稿出”，大大提高了工作效率。其次，使用广泛，功能强大。亚伟速录机不但可以应用到会议、采访、洽谈等商务场合，还可以在摘抄文章、起草文件时使用，能够满足各种办公场合的速录需求。除了速录之外，它还可以实现Office软件中的一些常见功能，例如“复制”、“粘贴”、“替换”、“查找”等等。但是，速录机作为一种外接设备，必须配合电脑使用。同时，由于速录时对于现场的声音环境要求较高，大多数的速录师为了更好的收音效果，往往还会使用一些收音设备。这就意味着，在使用速录机时，需要携带比较多的电子类设备，便捷性不高。

而如今，随着智能化时代的到来，智能语音识别系统已经渐渐深入到我们的生活和工作，并迅速被人们认可和接受，对传统的速记工作造成了很大的冲击。那么，智能语音识别系统最为一种方兴未艾的新方式，具有哪些不可忽视的优点呢？首先，智能语音识别系统不会遗失或者遗漏信息。在使用传统的速记方式时，工作人员难免会出现漏听、漏记的情况，而这些遗漏的信息是不可溯回和补充的。但是，智能语音识别系统在记录的同时可以同步存储，因此就很好的规避了这个问题的出现。其次，使用方便，经济实惠。智能语音识别系统只需要在电脑上安装一些程序即可正常使用，操作简单，便捷高效。同时，还可以减少人工方面的支出，并最大程度的减小信息泄露的风险。但是，现在的智能语音识别系统还处在刚刚起步的阶段，还有很多需要完善的地方。例如，智能语音识别系统对现场环境要求很高，当现场出现噪音、杂音等干扰时，记录的准确率就会受到影响。同时，智能语音识别系统的准确率和工作时长成反比，录入的时间越长，准确率越低。而且，智能语音识别系统在记录一人讲话时效果良好，但是在记录多人发言时，无法进行身份的识别，记录的效果较差。最后，就是对近义词、同音词的识别效果不好，目前，还不能达到自动挑选正确词汇的程度。而对于新兴词汇的处理，则需要定期对软件进行升级、更新。

综上，我们可以看出，无论是传统的手写速记、目前仍在广泛使用的电脑速录、还是未来大有可为的智能语音识别，都各自具有不可比拟的优势，同时也存在着不可忽视的缺陷。我们可以尝试将这三种方式结合起来，取长补短、互相促进。例如通过移动终端的开发和使用，将智能语音识别和速记（速录）结合起来，实现远程控制、远程服务；还可以在使用智能语音识别系统的同时，以速记（速录）为补充，实现同步修改，提高准确率，使现场速记工作完成的更加高效。我们要寻求最佳的工作方案，只有这样，才能积极应对智能时代的各种挑战。