电子档案利用安全控制的办法与实现路径

李静

（建三江管理局就业服务中心，黑龙江 佳木斯 154000）

信息时代与经济发展之间存在的关系密切不可分割，正是借助平稳运行的经济发展，信息技术才得以大力创新。各个行业在发展与管理中借助信息技术，是顺应时代发展趋势与潮流的直观体现，并凭借信息技术的强大优势与价值，加快发展速度。在档案管理中，科学应用电子档案以及电子信息技术是突破传统电子档案瓶颈问题的重要途径，获取更为理想的效益与管理效果。并利用构建平台的方式，实现真正意义上的资源共享。

一、利用电子档案时面对的安全隐患

电子档案是应现代信息技术及数字设备环境的需求所产生的，依赖计算机系统存储，并经过归档整理的数据信息。与传统纸质档案相比，电子档案具有对计算机的依赖性、复制传递的高保真性、信息内容的易改性和信息与载体的可分离性等特点。这些特点在给档案管理者和利用者带来方便的同时，也存在着较大的安全隐患。

二、实现安全控制目标的途径与方法

（一）使用身份认证技术

由技术人员负责，将密码科学设置于登录系统上，是保护电子档案的重要途径。身份认证技术时，需要按照相关标准与要求严格规定身份证。用户只有通过口令或者证书双因素认证后才可真正进入到系统，所有使用用户在满足上述条件后才可在系统内部开展操作。从登录认证系统角度来说，设置不可过于简单，可利用加设密码的方式提升认证难度。为数较多或者复杂程度较高的密码是提升登录界面以及保护系统安全性的有效方式。用户输入密码次数超过限定值后会自动锁定用户名。部分用户会在使用过程中输入错误信息，后台会将这部分信息及时发送到管理人员手中。管理人员接收到信息后可在第一时间做出决策，及时建立预警备案。如果是合法用户因输入错误而锁定用户名，则需要经过严格的审核流程，再次找回原密码。用户在真正登陆系统时，不仅要输入密码，还要输入正确的登录口令。通过验证证书以及智能卡认证后用户才可真正意义上进入到重要系统当中，这是再次确认用户身份以及系统安全的有效方法。用户登录，也可针对其余信息进行认证，例如用户密码以及用户登录系统的身份等。用户在使用系统或者使用系统进行操作时，会始终与身份信息绑定。以防意外发生后追究到责任人。

（二）审计跟踪技术应用要点

电子信息档案为了保证信息上的安全，系统的内部运行处理会安装一种跟踪系统，可以对用户的操作页面上的信息进行系统监督，对用户的操作记录进行存档处理。此时系统内部也会设立专门的审计系统对用户的浏览信息进行实时的监控与跟踪，审计跟踪系统会将用户所有的浏览记录都进行储存处理，对用户进行信息追踪的过程中如果发现非法情况，此时系统就可以根据用户操作的危险信息进行实时报警，电子档案信息中也会设立一些日志专用系统，这些系统同样需要进行安全上的保障，为了防止这些日志系统被非法人员查看或是进行信息上的修改，系统上的管理人员应该对重要的日志文件进行编码处理，并设置相应的密保权限，只有正确输入特定权限信息的人员才可以对日志进行查看上的处理。查看过的信息也会形成相应的浏览记录，方便系统对浏览过的信息进行整理与统计。如果工作上的管理人员对信息查看过后还要进行删除或是拷贝上的处理就必须对查看过的文件进行加密处理，为了防止出现任何信息上的泄露问题，查看日志的过程中系统会相应的进行记录，对于查看过的文件或是图片等都会进行取证，以便事后发生任何问题无法取证浏览记录。

（三）文件保护技术注意事项

想要对电子档案信息进行使用处理的用户在浏览过信息以后，想要通过离线的方式进行下载，此时可以采用的方式是先对文件进行保护技术处理，然后再下载至本地，进行使用或是参考处理。在对电子信息档案进行下载的过程中，档案系统会采用一个固定并且统一的系统，实时对用户提供下载服务，系统对下载文件进行格式上的统一处理，主要是防止用户把文件进行下载之后进行信息上的修改，导致的信息失实。用户开始对文件档案进行下载时，系统会通过相应的密码设置对信息进行保护处理。并且在此过程中每一份电子档案都会形成一个独立的密保设置，用户想要对文件进行访问就需要提供访问密码，输入的开启口令与系统验证系验证信息保持一致时，文件就可以对用户进行浏览上的处理。与此同时，系统还会在操作过程中进行相应访问次数的设置，限制用户对信息进行多次数浏览，防止对电子档案进行非法上的传播。

（四）科学应用数字水印技术

为了这电子信息档案进行独创性的保护处理，在档案建立的过程中还可以设置数字水印技术，这种技术实施可以区分文字数字或是印章等秘密信息，防止用户在浏览文件过程中对文件进行伪造，一般情况下，许多用户在进行浏览使用电子档案信息时，由于某些需要可能会对电子信息档案信息中的一部分或是全文内容进行打印输出处理，此时如果不对档案进行数字水印设置，电子档案很有可能就会被浏览人员进行非法利用，此时电子档案信息没有进行数字水印技术就会对文件版权起不到保护的作用。一旦形成侵权行为，没有数字水印技术的保护就无法对版权进行维护，所以电子信息档的管理人员在电子信息档案建立之前就需要对全文内容进行数字水印技术上的处理，在文档上加印上较为明显的水印，无论是用户在浏览过程中还是进行打印输出时，都需要明确文件上的原创版权，一些需要进行加密处理的信息档案可以将水印上的防护效果进行提升，对整个文件档案都进行水印上的处理，可以使用的模式是全屏水印，这种方法是用水印的底纹将整个页面进行覆盖，这样的处理可以加大保护的效果。

结语：本文主要围档案保护技术手段以及保护路径这一核心展开深入探究，并在实际讨论中确定切实可行的方法这。不仅是信息档案性的有效途径，也可通过大力的创新与改革，实现电子信息档案系统的优化与完善。无论是在浏览上，还是在使用上电子档案，安全性都得到大幅提升。