独立学院教学档案科学化管理

卢莹

摘    要： 教学档案管理是独立学院教学质量管理的一部分，对教学档案进行科学化管理是独立学院提高办学质量的内在要求。本文阐述独立学院教学档案管理遇到的新形势，指出在新形势下对独立学院教学档案科学化管理意义重大，分析新形势下独立学院教学档案的特点，提出独立学院教学档案科学化管理应处理好的几个关系，最后对新形势下独立学院教学档案科学化管理的具体做法提出建议，旨在通过本文研究为新形势下独立学院教学档案科学化管理提供参考。

关键词： 新形势    独立学院    教学档案管理

教学档案是指高校在教学管理和教学实践过程中直接形成的具有保存价值的以文字材料、图表、录音、影像等不同形式的历史记录，是学校办学历史和教学状况最原始的记录[1]。教学档案管理是高校档案管理的一部分，其管理是否科学，直接关系着高校整个档案管理水平的高低，关系着高校教学质量的高低。新形势下，各种评估工作对独立学院教学档案管理提出更高的要求。怎样使独立学院教学档案管理变得科学、规范、高效，使教学档案充分反映独立学院的办学质量、办学特色和办学实力，使各类评估专业存着疑问来，带着满意走，发挥教学档案应有的作用，是本文将要研究的问题。

一、独立学院教学档案管理遇到的新形势

1.政策的新要求。2017年，江苏省教育厅会同省财政厅等六个部门共同出台了《关于加快推进独立学院规范发展的意见》，明确指出：到2022年，基本完成对全省独立学院的规范验收，努力将江苏省独立学院建成办学条件达标、内涵建设领先、培养质量过硬、办学特色鲜明、服务能力突出、人民群众满意的应用型大学[2]。同年，江苏省教育廳还出台了《江苏省独立学院专业综合评估实施方案》，指出：每年抽取独立学院具有两届及以上毕业生的本科专业作为评估对象，对被抽取专业的专业定位与规划、师资队伍、专业教学资源及利用、培养过程、教学效果、专业特色这5个方面进行评估[3]。专业综合评估更加强调独立学院自我评估的主体地位，强化独立学院质量保障意识，并以质量提升为根本任务。

2.信息化的发展。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》指出：到2020年，初步实现以信息化为核心的档案管理现代化。独立学院应该在国家档案发展目标的总体规划下，在大数据时代到来之际，转变传统教学档案管理理念，以开放、创新、人本、协同的思维适应信息化的发展需求，应对教学档案管理中出现的新问题，从而提高独立学院教学档案管理的信息化程度，提升信息化水平。独立学院应该以信息化发展为驱动力，实现教学档案管理的转型升级。此外，随着现代教学理念的不断更新，教学技术的不断革新，要求教师采用现代教学方式授课，这要求独立学院教学档案管理与时俱进，跟上现代教学技术的步伐，实现教学档案管理的现代化。

二、独立学院教学档案科学化管理的意义

1.为独立学院教学评估提供便利。新形势下，独立学院面对各种评估，如上述提到的独立学院规范验收、独立学院专业综合评估等。教学工作是各种评估中极为重要的内容，教学档案作为评估教学工作的重要依据，显得十分重要。独立学院对教学档案进行科学化管理，可以减少教学评估前夕整理教学档案所花费的时间，提高教学档案整理效率。科学化管理降低评估时教学档案出错的概率，为教学评估工作带来便利的同时，进一步提高教学评估的准确性和可信度[4]。

2.有利于独立学院教学相长。教学活动是教和学两方面的有机结合，教师怎样更好地教和学生怎样更好地学一直是学校最核心的两大任务。新形势下的教学更注重互动式教学，更强调学生的学习效果，所以科学化的教学档案管理有利于教和学过程性资料的形成和整理，形成教师教和学生学两方面相辅相成的动态过程，让教师可以及时看到同事优秀的教案等教学资料，取长补短;让学生可以及时查阅试卷分析报告等学习资料，查漏补缺。教和学两方面的相互补充激发了教师教的热情和学生学的兴趣，真正做到教学相长。

3.促进独立学院教学质量提升。新形势下，各种教学评估更注重教学过程和教学效果的评价，因此，教学档案应该更注重教学过程性材料的整理，以往的教学档案没有意识到这一点，使重要的教学材料有所缺失。过程性材料的收集有利于独立学院的教学档案管理与教育教学活动的实时对接，确保教育教学过程中的宝贵资料及时存档，保证教学评估时教学档案的真实可信。教学过程性资料的及时存档也是独立学院进行自我评估的依据，是独立学院教学质量的真实反映，从而促进独立学院教学质量的提升。

三、新形势下独立学院教学档案的特点

1.时效性。新形势下，独立学院的各种评估已成为常态，且更强调独立学院的自我评估，这就要求教学档案的归档工作要有时效性。教学档案应更加注重平时教学过程的积累，而不仅仅是教学结果的记录;要将评估时教学档案的准备时间前移，将教学档案的归档工作做在平时，而不是评估前的临时抱佛脚，确保一定时间内发生的教学管理和教学实践活动被及时记录，确保教学档案的时效性。

2.关联性。高等教育质量监测国家数据平台的建立标志着教育大数据时代的到来，这就要求各种教学评估的数据应该是相互关联的，而不是孤立存在的，都要与国家数据平台采集的所有数据前后保持一致。数据只是一种抽象的表现形式，最根本的是作为记录数据载体的教学档案要保持前后一致性和关联性，使教学档案成为独立学院教学水平最客观的反映和最真实的记载。

3.共享性。新形势下，各种评估的常态化决定了独立学院教学档案必须实现共享。教学工作是独立学院所有工作中的重中之重，评估时需要准备的教学档案繁多，独立学院不可能面对不同的教学评估准备不同的教学档案，这样收效甚微，事倍功半，也不符合教学评估的初衷。教学评估的最终目的不是评，而是独立学院评过之后找差距、补短板，更好地进行专业建设，提高教学质量。此外，信息化时代的到来决定了教学档案的共享性。

四、独立学院教学档案科学化管理应处理好的几个关系

1.处理好纸质档案与电子档案的关系。学校在教学过程中不仅会形成以纸质为载体的文字、图表等具有保存价值的纸质档案，如学生的录取名册、上级部门及学校本身印发的红头文件等，而且会形成以电子为载体的声像等具有保存价值的电子档案，如优秀教师的微课视频、电子课件等[5]。纸质档案不具有电子档案可视性和可读性的优势，电子档案不具有纸质档案稳定性和安全性的特点，两者应相互结合，互为补充。因此，独立学院教学档案科学化管理应该将纸质档案与电子档案视为同等重要，使两者更好地服务于学校的教育教学活动。

2.处理好教学规律与存档要求的关系。独立学院的教学在遵循高校一般教学规律的前提下有特殊规律，因此由教学活动产生的教学档案应该遵循独立学院的教学规律。同时教学档案的存档要符合档案管理的要求，如在规定的归档时间内将规定的教学档案存档，适宜存纸质教学档案的要符合纸质档案的归档要求，适宜存电子教学档案的要符合电子档案的归档要求，不同种类教学档案的保存期限应该符合档案保管的期限规定等。因此，独立学院教学档案科学化管理必须既符合教学规律又满足存档要求，使教学档案管理更加规范、更加高效。

3.处理好信息共享和信息安全的关系。随着信息化社会的不断发展，智慧校园建设的不断深入，教学档案的信息共享逐渐成为一种趋势，这是教学档案科学化管理的必然结果。教学档案的信息共享提高了教学档案的利用率，使教学档案查询和服务的受众面更广，使更多人享受到教学档案信息化带来的便利，但教学档案信息共享的同时也会造成信息安全问题，如信息的泄露、档案数据的丢失等。泄露的教学档案被不法分子利用，会给学校造成不好的影响;教学档案数据的丢失会给学校造成不必要的损失。因此，独立学院在做好教学档案信息共享的同时必须采取切实有效的安全保障措施确保信息的安全。

五、新形势下独立学院教学档案科学化管理的措施

为更好地实现独立学院教学档案管理的科学化，进一步提高独立学院管理的整体水平，本文对新形势下独立学院教学档案科学化管理做了研究，以下为拟探索的具体措施：

1.按照评估指标模块化管理教学档案。新形势下，独立学院需要应对各种评估，各种评估的侧重点虽有所不同，但对教学评估的评估指标大多一致，都会对专业设置与规划、人才培养方案、校企合作教育、師资队伍、教学经费、专业图书与教学信息化资源、教学设施设备与利用、实践教学基地、课程与教材建设、课堂教学、实践教学、教学研究与改革、质量保障、毕业设计（论文）、就业与创新创业、满意度几个方面进行评估。因此，独立学院的教学档案管理应该按照以上评估指标进行模块化管理，将繁杂的教学档案分解为以上评估指标要求的模块进行存档，化繁为简。这样做的好处是独立学院在面对不同教学评估时，可以将这几个模块的教学档案快速自行组装，形成一整套符合各种评估要求的教学档案，使具体工作人员从整理教学档案繁重的任务中解脱，使教学档案的整理工作变得简单快捷，使独立学院轻松应对不同教学评估，保证教学档案的质量，提高教学档案管理水平。

2.提高教学档案管理的信息化水平。现阶段，独立学院教学档案管理的信息化程度虽有所提高，但所谓的信息化只是蜻蜓点水，仅仅建立档案的电子目录和简单的电子档案，并没有其他更多的信息化形式，达不到独立学院现代教育技术的更新速度和发展水平。独立学院应该将教学档案管理的信息化建设纳入智慧化校园建设中，不断加大投入力度，加快教学档案管理信息化建设步伐。独立学院应努力完善信息化建设所需要的硬件条件和软件条件，硬件条件是指建设数字化教学档案管理系统所需要的一切设备，包括所必需的计算机、服务器、专门开发的档案管理软件，基于网页的系统等[6]。软件条件是指一切对建设教学档案管理信息化有利的外部因素，如加强教学档案信息化管理的宣传，强化管理者教学档案管理信息化意识。又如可以与不同人群探讨怎样有效提高教学档案管理的信息化水平，学校管理者从学校整体发展的角度，教师从教学影响的角度，学生从学习效果的角度，这样多角度的探讨使独立学院教学档案信息化管理更趋于科学与合理。

3.加快实现教学档案的资源共享。国家档案局局长李明华在2019年全国档案局长馆长会议讲话中指出：在发挥档案利用服务中心功能方面，重点是要进一步做好档案查阅利用服务，同时在确保安全的前提下不断加大档案开放力度，通过档案资源共建共享、互联网在线服务等方式，使档案利用服务更加方便快捷、优质高效[7]。独立学院要提高教学档案的利用率，加快实现教学档案的资源共享。对校内实现教学档案的资源共享可以使学校管理者更高效地管理，使教师和学生更好地教和学;对校外实现教学档案的资源共享可以更方便地服务已毕业学生和社会其他部门，更好地满足社会各界查询本校教学档案的需要。独立学院教学档案管理应该以开放服务的姿态，提高服务能力和服务水平，使社会共享教学档案信息化成果。当然，在实现教学档案资源共享的同时确保教学档案的安全性，学校技术人员应该设置好教学档案公开内容的范围和查询人员的级别，设计相关的前置程序进行智能化识别。学校对外开放地教学档案查询网站必须设置防火墙，避免恶意程序的攻击，从而确保网站的安全，防止教学档案数据的丢失和泄露。

4.强化教学档案管理人员的科学管理能力。新形势下，教学档案在学校教学活动中的作用越来越凸显，独立学院要最大限度地发挥教学档案的效用，就必须依赖于教学档案管理人员的管理能力。档案室作为学校档案管理部门，应该对二级学院和其他部门教学档案归档进行业务指导，经常组织教学档案管理人员进行业务培训，邀请校外档案管理专家进校指导并开展各种主题形式的档案讲座，如规范归档的要点有哪些，怎样运用现代信息化手段进行教学档案的科学归档等。教学档案管理人员在加强档案理论知识学习的同时，更要加强信息化管理教学档案的能力，学习信息技术知识，掌握现代化管理方法。对教学档案管理工作业绩突出的管理人员，学校档案室要予以表扬和奖励，激发具体管理人员的工作热情。新形势下，独立学院务必重视计算机技术和档案管理软件在教学档案信息化建设中的重要作用，加大计算机档案管理人才引进和培养力度，提高教学档案管理人员信息化管理整体水平，为独立学院教学档案的科学化管理提供人才保证。

六、结语

独立学院教学档案科学化管理是新形势下顺应各种教学评估的需要，是教学档案信息化发展的结果，是独立学院提升档案服务质量的要求，对独立学院质量工程建设意义重大。新形势下，独立学院应按照评估指标对教学档案进行模块化管理，不断提高教学档案管理的信息化水平，加快实现教学档案的资源共享，增强教学档案管理人员的科学管理能力。独立学院应顺应时代发展，结合自身特点，不断开拓创新，使教学档案管理更加科学化，在新形势下对独立学院的建设发挥应有的作用。

参考文献：

[1]肖亚春.新时代下高校教学档案管理的创新发展[J].兰台内外，2019（5）：29-30.

[2]崔荣梅.独立学院专业综合评估背景下的专业建设探索[J].才智，2018（18）：59.

[3]江苏省教育厅网.江苏省独立学院专业综合评估指标体系（试行）[EB/OL].http：//jyt.jiangsu.gov.cn/art/2017/9/1/art_58367_7505076.html.

[4]赵海杰.普通高等学校本科教学档案信息化建设的问题与对策[J].汉字文化，2019（12）：183-184.

[5]许文.本科教学评估视域下高校教学档案建设标准研究[J].黑龙江教育（高教研究与评估），2014（3）：54-55.

[6]胡伟，李洪均.高校教学档案的数字化改革探索[J].中国教育技术装备，2019（2）：38-40.

[7]中华人民共和国国家档案局网.在全国档案局长馆长会议上的工作报告[EB/OL].http：//www.saac.gov.cn/daj/yaow/201904/2d342fff80f845709782fd023b925536.shtml.