高校办公室印章管理工作的思考与建议

骆瑞岚

(中国民用航空飞行学院，四川 广汉 618307)

一、印章管理工作的重要性

印章，也称“图章”，是一个组织对外联系与进行活动的凭证和标志。高校印章是学校形象与地位的象征，是学校教学、科研、管理工作和对外活动的重要凭证。高校办公室负责学校印章的管理、使用和维护等工作，同时这也是学校办公室服务师生的基本内容。学生毕业证书、项目申报书等各类文本型材料均需加盖学校公章才具备法律效力和认可，它们在适用范围和频率上普遍高于一般其他单位的公章。印章管理工作看似是小事，一旦失误，却有可能给整个学校的名誉和利益带来无法挽回的不良影响。

二、印章管理工作中存在的问题

(一)认识不足

很多师生认为盖章就是简单的戳章，存在认为用印事小，管理人员是熟人就不愿意办理手续的现象。不乏有人嫌办理手续麻烦，就找熟人或说“某某领导交代的事情”前来用印，如果管理人员不同意，就认为管理人员不给面子，对学校办公室办事态度与质量不满意。不管是学校教职工还是学生，对于印章管理工作的性质存在误区，对印章管理工作的重要性程度认识不足。

(二)制度不健全

各高校普遍存在没有一套完善的印章管理制度。一是没有对印章刻制、启用、废止、销毁等方面制度，多是开具介绍信便前去刻章，启用也没有在全校发文；二是没有印章管理和使用制度，大部分还是凭经验和传授来进行；三是没有相关责任制度，在印章使用不当或有误时没有明文规定如何追究当事人责任。

(三)管理不严格

部分高校办公室没有指派专人保管印章，或指派的专人没有进行过相关业务培训，业务不精，素质不高。遇到移交其他专人保管印章或节假日值班时，印章交接没有履行交接手续等问题。同时，印章管理人员(以下简称“管理人员”)通常将印章放在抽屉里，常来办事的师生都知道钥匙的存放位置，可随意拿取，甚至有时出现管理人员离开办公室，章还放在办公桌上的情况。

(四)使用不规范

高校办公室工作人员和广大师生均存在手续不完善就盖章的现象。部分管理人员日常事务繁杂，认为用印事小，用印时便草率了事，甚至有些随手一拿印章倒着盖章；有的前来办事的师生嫌审批流程麻烦，没有申请单位领导签字和盖章就前来用印，或是用印后不履行登记手续便匆匆离开。遇到紧急用印和学位证等大批量用印时，用印不规范的问题尤为明显。

(五)维护不到位

相比其他行政机关，高校印章使用频率较高，并且由于印章的权威性和标志性，印章使用时间一般都比较长。长年累月，印章多出现污渍，印油和凹陷的情况，造成盖章字迹不清晰，文件、证件等材料上不洁净的问题。

三、做好印章管理工作的建议

(一)提高认识

管理人员和教职工、学生应从思想上转变观念、提高思想站位，对印章管理工作有一个正确的认识。首先高校办公室应注重印章管理工作业务培训，提高管理人员素质与法律意识，避免印章管理或使用不当带来的法律风险。其次，针对广大师生办事人员要加强宣传，耐心解释，让其明白印章的重要性，理解印章管理工作，避免造成不必要的矛盾。

(二)完善制度

站在学校高度，由学校办公室牵头，广泛征求师生意见，根据有关行政法规和规章，参照其他党政机关印章管理制度，制定一整套完善的学校印章管理制度与使用规定，进一步规范学校印章管理工作，防止因印章管理或使用不当而损害学校利益。

(三)加强管理

印章应交由有责任心、做事认真且业务精干的专人保管，并存放于密码柜等安全性较高的设备中，原则上禁止外借他人带出办公室。如果印章遗失或私自外借他人，应按照规定追究管理人员相应责任。如遇管理人员外出或节假日轮流值班时，应将印章移交给值得信赖的同事保管，并告知其用印审批程序、登记事项、保险柜密码等注意事项。

(四)规范使用

用印前须由用印申请人办理相应手续。申请人需填写《用印申请表》，并由所在单位领导签署明确意见并加盖单位公章，有归口职能部门的业务用印需有关职能部门统一用印或签署明确意见后方可用印。如需加盖法人私章，必须经学校办公室领导审核，法人明确同意以后方可使用。以学校名义对外发文时，必须由主办单位拟稿，主办单位负责人和学校办公室核稿，相关职能部门会签，学校领导签发以后，由学校办公室统一用印后装订。合同、协议等文件应由各高校法务部门签署明确用印意见。

管理人员严禁在空白纸张、表格等资料上加盖印章。对行文不规范的文档，如字迹潦草、有明显涂改、落款单位不明的，管理人员应拒绝加盖印章，务必做到不走关系，不送人情。同时要坚持用印登记制度，用印时由用印申请人进行详细登记，由管理人员签字，以备查阅。

(五)坚持维护

印章使用过程中，注意避免印章摔落在地或碰到其他坚硬物品，如果沾上多余印泥或其他污渍，管理人员需及时清洁。平日里要做到经常擦拭印章，并定期进行清洗，做到坚持保持印章字迹清楚。