档案信息安全管理体系建设研究

安磊

摘 要：档案是对党、国家以及人民群众的各方面工作的真实反应，它能够维护我们的根本利益，同时也能够推动我国各项事业的蓬勃发展。档案安全工作作为档案工作的一项艰巨任务，能够直接影响到档案工作的后续发展，对档案工作具有重要意义。而事业单位档案是事业单位在运营过程中逐步建立起来的一种具有重要社会意义的资料文件，它能够真实记录事业单位的各项工作。因此事业单位档案安全问题是事业单位档案工作的重点对象之一。本文就事业单位档案安全问题展开研究，通过分析其短板提出了几点防范措施。

关键词：档案；信息安全；管理；体系建设

1 加强事业单位档案安全的重要性

事业单位档案是事业单位开展各项工作的宝贵而真实的记录，它包含着大量的事业单位内部机密，涉及事业单位运转、人员、科技等诸多方面，是事业单位最宝贵的资料。目前来说，事业单位的档案工作包括多方面内容，但是加强事业单位档案安全工作是档案工作的重点。为此，国家的相应政策文件也提出了档案安全要朝着高效发展的目标。同时，文件还指出为了建立安全有效的事业单位档案安全体系，我们必须明确档案安全责任、展开有效的风险管理、进行全面可靠的预防和控制，以此来达到防范各类事业单位档案安全问题的目的。但由于档案本身具有易于丢失的特点，再加上现在网络发展迅速，资料库极易被黑客攻击。这样一来就给事业单位档案的安全带来的很大的挑战。作为国家经济运行实体和政府信息来源之一的事业单位，在其运营过程中形成的各种信息都是国家的重要机密。因此，加强事业单位档案安全的任务十分紧迫，这也是对我们的一项巨大挑战。

2 现阶段事业单位档案安全存在的问题

2.1 事业单位的安全意识不强

一些事业单位对档案管理的重视程度不够，甚至没有安全意识。这些事业单位仍然坚持传统的纸质档案安全理念，认为档案只要在严格密封的情况下就是安全的。实际上，这种想法是因为他们没有充分了解社会的发展。现在是电子信息的时代，无纸化甚至电子档案是大势所趋。因此，这些事业单位面临着严峻的挑战。此外，还有个别事业单位不能及时把档案安全管理工作作为档案工作的重心。这些事业单位一般都没有专门的档案管理人员，所以才导致了他们不能及时开展档案安全工作。因此，我们要加强事业单位的安全意识，让事业单位内部充分了解到档案的重要性。

2.2 缺乏档案安全管理的措施

事业单位档案安全在信息化时代主要具有机密性、稳定性和真实性三方面的特性。现阶段，很多事业单位都没有形成独立的电子档案平台，他们大多依靠网络建立。而网络极不稳定，容易造成接口错乱，甚至容易遭受到黑客或病毒攻击。还有一部分事业单位对电子化形势下的档案安全理论了解过少或者不了解，他们的电子档案信息大多不完整，更没有进行信息的备份和迁移。

2.3 档案安全管理制度不健全

目前在大多数的档案管理部门都有相应的规章制度，但是制度中存在着不完善的问题，从目前档案安全管理制度来看，主要存在两方面的问题，一是现有制度规范框架化严重，缺乏具体明确的岗位职责、安全管理措施责任人不明确，导致工作中缺少分工，出了事没有人负责，相互推脱；二是制度中缺乏监管内容，工作人员在工作中缺乏监督，工作落实中很多疏忽、错误得不到纠正。

3 构建档案安全保障体系的有效途径

3.1 增强安全意识，夯实档案安全保障基石

档案工作者必须具有高度的责任感，时刻扣紧档案“安全带”，系好档案“安全绳”，定期排查安全隐患，切实做好档案安全防护与管理工作。杨冬权指出，档案安全的最大保障是人的认真，档案安全的最大危险是人的疏忽，所以，决定档案安全的主观因素归根于人的因素。不断加强档案工作者的安全思想教育，强化安全责任意识，把档案安全作为档案事业发展的重要抓手，时刻提高警惕，防患于未然，而且档案安全关系国家安危，民族复兴。因此，新形势下档案安全工作要以国家总体安全观为指导，不断增强档案安全意识，时刻绷紧档案安全弦，随时默念档案安全经，切实保障档案安全，夯实档案安全基石。

3.2 加强安全管理.健全档案安全保障机制

新形势下档案安全管理需要与时俱进，及时修订档案管理办法、档案管理条例等，完善档案安全保密工作，修复档案安全漏洞，排除档案安全隐患。首先，明确要求档案工作者必须同时兼任保密工作，签订保密承诺书，定期参加保密知识培训，增强保密责任意识，使保密责任感入脑入心。其次，将档案安全管理工作纳入日常管理规章制度，以制度管人，以制度约束人，对档案安全事故实行零容忍，一票否决制。新形势下档案安全管理工作不仅要健全档案安全保障機制，还要注重制度的执行与落实，不能让制度流于形式，档案管理部门应充分发挥监督职能，强化安全责任管理，及时排查安全隐患，切实把档案安全管理工作落地落实。

3.3 强化安全演练，筑牢档案安全防线

定期组织档案管理人员开展档案安全演练，提升档案工作者的安全防范意识和面对突发事件的应变能力，保证档案管理人员遇事不惊、处事不乱，确保档案管理人员的人身安全和档案安全。首先，为确保安全演练达到预期效果，要制定详细的应急预案，模拟危及档案安全的自然灾害和突发事件，做到有条不紊、忙而不乱。其次，要将安全演练的应急预案汇编成册，档案管理人员对应急预案的处理流程应烂熟于心，以免手忙脚乱，忙中出错。最后，安全演练后要及时总结，完善演练方案，排查安全隐患，从行动上筑牢档案安全防线。

3.4 加强日常管理，认真贯彻落实各项规章制度

进行出、入库登记，档案借阅利用须履行相应审批手续。建立库房情况登记簿，档案管理人员每日检查库房安全情况，记录库房温度、湿度，定期清扫库房，确保现存档案无霉变、褪色、破损等现象。妥善保管和利用档案资料，并按照审批、登记、发出的程序向单位内外提供档案借阅利用服务。每年定期组织安全大检查，对档案库房、用电线路等进行重点检查，排除隐患。要求做到责任到人，措施到位，防止各种危害档案安全的事件及其他重特大事故的发生。

3.5 加大软硬件投入，确保档案载体安全

坚持贯彻“预防为主，防治结合”原则，加强对档案实体及库房安全的管理，确保档案安全。加大对档案安全工作的硬件投入，从源头上保证档案安全。配备消防器材，配备档案专用防虫防霉药，定期检查电源电器，确保用电安全；库房配备防盗门、视频监控系统、温湿度记录仪、空调等，完善安全设施；配备档案铁皮柜、档案保密柜、防磁柜、智能光盘柜等专用于保管纸质档案及特殊载体档案，做到档案保管设备齐全。

4 结束语

保证档案安全是档案工作的主要重点，我们要加强档案安全责任意识，本着对事业单位负责，对国家负责的态度加强事业单位档案安全管理。从档案安全制度的建立到责任分配，从纸质版传统档案到电子信息化档案，从档案的接收到管理，从电子平台的建立到维护，这其中的每一环都要求我们高度重视。同时还要提高我们的安全责任意识，要采取风险预防制度，建立一套完善的档案安全防范体系，并对其进行必要的监督检查，确保档案的安全。

参考文献

[1]彭远明.档案全过程安全管理中的风险控制研究[J].档案学研究，2017（01）：57-60.

[2]周耀林，赵跃.档案安全体系理论框架的构建研究[J].档案学研究，2016（04）：107-112.

[3]崔海莉.“大数据”时代档案信息安全管理新思考[J].档案学研究，2015（01）：93-96.

[4]李牧.网络环境下的档案信息安全管理及其保密技术[J].网络安全技术与应用，2015（02）：179-180.

[5]宗文萍.基于价值链理论的档案信息安全管理[J].档案学研究，2005（01）：38-42.