电子档案的收集与整理

聂燕霞

摘 要：科技的进步不断促进生产力的发展，为人民的生活带来便利，为工作带来便捷，随着计算机技术的发展和信息化技术的不断普及，可以将繁琐的档案管理在电脑上便捷的完成，更可以将机密文件进行加密设置权限以防信息泄露，同时也可以实现异地查阅，建立电子档案是社会发展的必然需求。本文就电子档案建立的必要性及其如何进行收集和整理谈谈自己的想法。

关键词：电子档案;计算机;信息化;必要性

1 计算机技术和网络科技的发展对于电子档案收集与整理的必要性

随着计算机技术和网络科技的不断发展，人们的生活也发生了翻天覆地的变化。手机的智能化为信息采集和存储提供了便利条件，为档案的收集工作和整理工作提供了一定的基础。

1.1 降低档案管理者的工作强度，提升工作效率

知识时代的到来，使得如今的归档，在网络体系下能拥有高效便捷的处理方法。对于使用信息渠道来说，更有其快速性。避免以往传统档案归档前需立卷，找寻时检索上的不便，大大降低管理者的工作强度，缩短检索档案的时间，提升管理档案的品质，并让档案管理者摆脱了传统无趣的手工式工作。

1.2 电子化管理档案有助于档案的保密性

传统档案的查找与阅读，一般都是选择整卷供以查找人员使用，可使用人员仅需其中的一小部分档案文件，便可完全查看到整卷的档案文件，对于档案管理的保密性来说，这是完全不合理的。而当档案管理电子化后，便能依照使用人员所需来提供其文件内容，这样使用人员便不能完全地查看到文件的其他部分内容，由此实现档案的保密性需求。

1.3 电子化管理档案有助于档案文件遗漏补缺

以往档案立卷若遇上其档案文件无法搜集齐全或是有遗漏的情况出现，需将装订好的档案重新拆除，并补全后再次立卷归档。使用电子化管理档案，档案只需要通过计算机以“件”来归档处理，若遇上遗漏之处，便能方便地做到随时增补，不会致使档案堆积的现象出现。方便地敲击键盘，增加遗漏内容，修改档案目录保存便可。如此电子化管理档案不仅省却不少管理人员的时间与精力，且能让管理人员腾出更多的时间来提升业务技能。

1.4 电子化管理档案有助于档案的共享及重复使用性

纸质档案只能提供给单一的使用者，有着排它使用的约束性，而电子档案则不同，它能方便地将档案文件提供给需要的任何人共同使用，较容易地实现多人同用一档案，由此达到共享信息的目的。而电子档案还能重复地使用，即使使用多次，也不会留下被翻阅的痕迹，不论其打印在纸上多少回，档案中的内容都不会受到任何影响。可纸质档案却无法做到这一点，它会受使用寿命及外界环境的影响，随着使用次数的增加，其档案的质量明显下降。

2 计算机结合网络科技实现档案的收集

近年来手机微信的使用已经趋于完整，基本上大多数人都会使用手机微信进行聊天和沟通，而且多数行业管理部门也开通了公众账号用于服务广大的人民群众。

现在我就如何利用手机微信公众账号和各行业管理常用的软件--钉钉软件来谈谈关于如何收集相关信息。

例如如果我们要收集某市建设项目用地情况，我们可以将公众号发放给窗口工作人员，让窗口工作人员指导服务对象如何利用手机微信关注公众号。让窗口工作人员指导服务对象如何利用公众账号上的功能。最后我们可以将编辑好需要填写的档案资料以公众号的形式发送给各科室涉及建设项目审批的科室，让其进行填写，填写完后，让档案室及窗口工作人员进行核实。核实完成后进行整理。同时也可以利用自建的公众号为服务对象提供相关的政策信息和各类项目基础信息。这样利用现代科技的产物我们就可以在办公室实时实行该市建设项目用地情况的信息收集工作。不仅实现了信息实时收集，更大大节约时间，提高了收集工作的效率。同时如果下次还需收集什么资料和信息我们就可以直接在微信公众账号上进行收集。

3 计算机结合网络科技实现档案整理

在信息收集和检查核实完以后，我们就要利用现有软件对下级工作收集的档案进行整理。整理的过程比较枯燥也需要一定水准的计算机水平，因此在现在的电子收集和整理的员工就需要有较高的计算机水平，同时档案涉及的内容有的需要保密，因此员工的保密工作也要做好。

在档案整理的过程中，我们可以将档案按照地区，年限，内容分门分类进行整理。同时也要不断更新档案库。防止因为变动造成档案出现错误。

档案从人力变为电子信息化，是一个漫长的过程。随着计算机水平的高速发展，档案管理的技术的水平也在发展。档案整体的建设也随着是时代和科技的发展不断进步。在当下，档案整理要实现公开化，尽可能的服务大眾。这就要求有关部门要站在时代前沿，融入科技的发展。因此我们的档案工作人员一定要遵守档案管理制度，对于不同的档案设置不同的权限。

4 结语

科技的进步，计算机以及自媒体的蓬勃发展为我们档案收集及整理工作带来的极大的便利，档案的收集与整理，正面临着大数据时代的新一轮挑战。这就要求我们不断的进步学习。保证档案在新的时代彻底发挥出它应有的作用。

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