大、中专毕业生人事档案的重要性及管理方式

摘要：随着社会的发展，就业渠道的增多，大、中专毕业生择业方式多样，很多大、中专学校学生在毕业时，不注重个人人事档案的管理，对档案不了解、不关心，经常出现“弃档”、“遗档”现象，这对毕业生本人今后就业、深造、晋升、劳保等都有着非常大的影响。本文从大、中专毕业生人事档案的定义、内容、重要性、保管方式、办理流程、存放利弊和传递注意事项等方面进行了详细的介绍和分析，希望对大、中专毕业生管理好自己的人事档案有所帮助。

关键词：大、中专 毕业生 人事档案

个人人事档案是一个人身份、学历、履历等方面的证据，与每个人的工资待遇、社会劳动保障、组织关系等紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。大、中专毕业生的个人人事档案，记载了自己从小学、初中、高中到大学在校期间的生活、学习及各种社会实践和加入少先队、团组织、党组织、政治面貌等内容，是大、中专毕业生就业及其今后单位选拔、任用、考核的主要依据。

全国每年有几百万大、中专毕业生，他们或考公务员、或进事业单位、或去企业、或出国留学、或自主创业、或继续深造读硕读博……每个人都可以有自己的选择，但无论怎样选择，大、中专毕业生都应该重视已经记载了自己十多年的个人人事档案，应该知道自己人事档案的内容、用途和去向，为今后自己的发展做好“书面记录”，不要轻易跟自己的人事档案说“再见”！

一、大、中专毕业学生人事档案的定义和内容

人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用。未参加过工作的大、中专毕业生的人事档案主要由学籍档案构成。学籍档案是指学生自入学之日起，在受教育过程中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像、电子等不同形式的历史记录。它是学生在校期间的重要凭证，包括入学基础信息、学习成绩、学籍变动情况（转学、休学等）、奖惩信息、政治信息和毕业信息等。

二、大、中专毕业生人事档案的重要性

人事档案一般要跟随人的一生，在办理很多事物时需要查阅利用人事档案，比如在个人就业考研、转正定级、职称评定、工作调动、政治审查、出国深造、办理养老保险等相关事物时，都需要使用人事档案开具相关证明。对用人单位来说，详细、全面、完整和易于查找的学生档案能够让用人单位短时间内了解求职人员的基本情况和综合素质，有助于用人单位择优用人[1]。大、中专毕业生的人事档案记录了一个人的受教育及学业情况，是个人人事档案最初级的材料，是人事档案形成的基础。

三、大、中专毕业生档案保管方式

按照我国档案法、干部档案工作条例、流动人员档案管理暂行规定等法规，大、中专毕业生的人事档案属于国家法定、强制执行、归口管理的公共材料，个人不得截留、保管和销毁。所以，大、中专毕业生档案主要有以下三个地方保管：

（一）工作单位直管

根据中共中央组织部和原人事部印发的《流动人员人事档案管理暂行规定》的要求，大、中专就业部门首先必须对毕业生档案派遣单位性质进行区分，判断毕业生提供的就业单位是否具备人事档案管理权限，如果具备（如国家机关、事业单位、国有企业等），则需要由学校就业主管部门通過中国邮政机要部门，以机要形式进行毕业生个人人事档案投递[2]，接收单位签字盖章后，负责保管大、中专毕业生人事档案。

（二）人事代理保管

按国家政策规定，各种私营民营企业、乡镇企业、中外合资、独资企业都无权管理员工的人事档案，这些单位员工的人事档案一般要委托给组织、人事部门所属的各级人才交流机构托管。大、中专毕业生的人事档案是可以委托给人才交流机构保管的。各级人才交流机构，如省人才市场、市人才市场、各区人才市场等，它们的区别只是所属的部门不同，其它无任何区别，都可以委托。另，从2016年1月1日起，在全国范围内取消人事档案管理费，为大、中专毕业生节约了就业成本。

（三）学校免费代管

应届大、中专毕业生，在离校前未就业的，可以自愿申请，选择将其档案保留存放在毕业学校，存放期限是两年，学校不得收取保管费用。待落实工作单位后，将户籍和档案迁至工作单位所在地。个人档案留校超过两年仍未落实工作的，学校会将其档案转移至生源地所在地级市人社局下属的人才交流中心。

四、大、中专毕业生档案办理流程

大、中专毕业生在办理个人人事档案事宜时，如图1所示：首先要确定自己的毕业去向。

对于已经找到工作单位准备就业的大、中专毕业生，需到学校学生就业管理部门领取《就业协议书》（一般一式三份），自己和用工单位签署后，经学校审核，三方各持一份。之后，学校发放《报到证》并通过邮政机要转移学生人事档案到有人事档案管理权的单位或没有人事管理权的单位所在地的人才交流机构。之后，毕业生与用工单位签订《劳动合同》，并本着自愿原则，将自己的户口迁移至用工单位所在地或生源所在地。

对于准备考研、出国深造或自主创业等没有就业单位的大、中专毕业生，直接到学校学生就业管理部门领取《报到证》并转移个人人事档案到生源所在地人才交流机构或各省教育主管部门大中专毕业生就业指导服务中心托管，也可委托毕业学校代管，时间都是两年。两年后，一般会将毕业生个人人事档案通过邮政机要转移至生源地所在地级市人社局下属的人才交流中心管理。

五、大、中专毕业生选择档案存放地的利弊

（一）把档案存放至生源地，这种方式比较适合准备在生源地就业的毕业生和暂时不想就业的毕业生。

优点：在生源地就业后办理手续简单方便，迁移档案便捷。

缺点：如果离开生源地就业，就需办理改派手续。

（二）托管在人事代理服务中心，这种方式比较适合准备考研、自主创业、出国深造、灵活就业的毕业生。

优点：便利，易于解决毕业生档案利用问题。

缺点：与人才服务中心沟通少，容易造成信息不畅。

六、大、中专毕业生档案转递注意事项

（一）清楚用人单位的性质。国家机关、国有事业单位、国有企业，它们或它们的主管单位是有人事档案管理权的，可以接收档案。其它各类非公企事业单位、各类民营机构是无人事档案管理权的，要通过人才交流中心来接收毕业生档案。

（二）清楚档案的转递程序。在离开学校之前，清楚学校是否已按正确地址将自己的档案寄出？档案在什么时间被转移到什么地方？

（三）清楚保管制度。档案托管在人才服务中心，需要问清当地人才服务中心保管制度，收费标准等。

总之，每个大、中专毕业生离校后，不管就业与否，不管用人单位有无要求，都应善待自己的档案，千万不可轻易放弃、遗失，要及时将档案存放在具有人事档案管理权的用人单位或人力资源社会保障部门的人才服务机构[3]，为档案负责，为自己负责。

参考文献：

[1]陈戈.关于高校毕业生档案管理的思考[J].西部素质教育，2017，（08）：122.

[2]赵博.新形式下高校毕业生档案管理的重要性[J].吉林化工学院学报，2018，（04）：85.

[3]韩春红，门永红.高校毕业生人事档案存放及管理刍议[J].山东农业工程学院学报，2014，（05）：105.

（作者简介：王媛，副研究馆员，硕士，工作单位：昆明医科大学 校办 档案科，研究方向：档案管理。）