文档工作者浅谈文件管理系统建设之经验

陈丽嫔

【摘要】文档管理对核电站的安全运行有着至关重要的作用，而作为支撑文档管理工作有效开展的重要工具之文件管理系统应如何建立才能满足使用需求。文档工作者从业务管理参与角度浅谈台山核电生产文件管理建设的经验。

【关键词】核电项目;文件管理;系统建设;经验

核电站长期、安全、经济运行的三大支柱是优质的设备、有效的文档管理、高素质的人才队伍，而作为支撑文档管理工作有效开展的重要工具之文件管理系统应如何建立才能满足使用需求。

在核电站中，一个系统的建设经历方案汇报、项目预算、立项申请、需求管理、系统设计、开发、测试、培训、试运行、正式运行等过程，系统项目建设小组由项目协调、业务管理、系统管理等角色人员组成，各司其职而又有效协助地完成系统建设中每一环节的工作。文档工作者从业务管理参与角度浅谈台山核电生产文件管理系统建设的经验。

一、业务需求梳理，奠定系统建设的基石

业务需求梳理包括需求的收集、整理、分析和澄清，是系统建设成功的关键，在需求梳理方面需要做足功课，可从以下几方面展开。

（一）全面分析业务发展的背景。台山公司目前还处在工程建设、移交接产阶段，生产文件管理业务并没有大面积成体系铺开，而作为一个定位于服务生产运营的文件管理系统，系统既要满足目前生产文件管理的使用需求，又要和未来生产运营的机构标准化和业务体系化兼容，并具有灵活的扩展性。

（二）深入了解業务部门的需求。为了更好地把握和满足用户对未来文件管理的需求，在编写需求之初，项目组和生产线业务部门领导及业务骨干进行访谈、调研，听取他们对生产文件管理的期望和建议。

（三）不懈开展需求讨论和澄清。将国内外典型核电项目文档管理系统现状进行调研比较及综合分析，同时结合生产线对文件管理的使用需求后，最终完成需求说明书编写，后续项目组组织了20余次和业务代表、项目组内部的需求讨论和澄清。

二、关键用户群成立，指引系统建设的方向

任何一个成功的系统均需以用户需求为导向，系统的使用面虽然覆盖广泛，系统建设过程中逐一听取用户的意见是不现实的，而用户建议没有采纳到位也不利于系统后续的推广和认可，成立关键用户群则是一种很好的方式。

（一）关键用户群的范围。关键用户群需要根据系统所管理文件的范围和所覆盖使用的部门选取出合适的业务代表组成。如台山公司生产文件管理系统的关键用户群邀请了生产线各部的技术程序协调员和各卫星文件库负责人、系统工程部的相关同事组成，几十人和项目组成了跨部门协同团队，为系统建设保驾护航。

（二）关键用户群的作用。关键用户群成为项目组与一线部门沟通的桥梁，从需求收集、讨论、澄清到系统页面原型设计讨论、系统测试、培训阶段，项目组组织了多次专题讨论会，关键用户热心的支持响应，广泛而深入的参与度，为今后生产文件系统的可用性、易用性奠定基础，也为系统推广吸引了一批拥护者。

三、踏实做好测试，保障系统建设的成功

系统测试是离完成系统建设最近的一个环节，做好测试同样是取得系统成功建设的关键。

（一）成立测试小组。成立测试小组系统性、全面性、规范性地对系统展开测试，提前准备测试计划，包括测试人员、角色、流程清单、功能清单等，以集中测试为主，全部测试人员同一时间、集中同一地点办公按计划测试，测试收集到的各类包括功能完善、功能需求、系统BUG等问题全部记录下来进行跟踪改进。

（二）按照流程测试。业务流程是系统的骨架，流程通畅则系统的建设就成功了一大半，流程中往往涉及到各种角色，如台山公司生产文件管理系统的文件产生流转模块，文件处理有导入、著录（著录文件的基本信息，满足分发的效率）、复核、分发环节，文件入库后有签收、著录（著录文件的详细业务数据，满足查询的效率）、复核环节。需按角色逐一测试。

（三）按照功能测试。功能是系统的血肉，功能完备则系统的可用性和易用性就大大提升，系统的建设就接近成功了，测试时应区分是单一功能点还是依附流程的联动功能点，如生产文件管理系统中的文件取消替代流程，若是一份文件取消了，会有以下连锁反应：1.取消文件的封面上会出现CANCELLED标识。2.取消文件还能在易搜平台中被搜索到，搜到文件后条目右边显示“已取消”标识。3.取消文件在文件浏览页面中，还能被搜索到，但显示黑色条目。4.取消文件在文件属性中“是否取消”显示为“是”，“取消原因”显示为取消申请单上的说明。5.取消文件的文件属性中会自动取消文件存放号，如“CANC-P-000010”。6.取消文件的文件信息中“文件取消单”可看到文件取消申请单。7.取消文件若有替代文件，则在关联信息中可以看到替代文件的编码。8.取消文件之前分发到的单位，在取消操作之后，文件取消单会分发到相应单位。这一系列的功能需逐一测试到位。

四、全面培训宣传，推广系统建设的成果

系统经过一系列稳扎稳打的建设过程后终成型，虽然拥有了一批熟悉和支持系统的关键用户群，还需全范围进行系统流程、功能、使用方面的培训，制定培训计划，包括培训时间、培训对象，针对不用部门、不同层级的用户还需准备不同的培训材料，通过培训建立了系统与直接用户的沟通渠道，便于后续建议反馈收集。生产文件管理系统目前是生产文件流转、存储的数据中心，已成为现场一线业务开展有效的支撑工具。

五、结语

一个文件系统从无到有的过程很复杂，思路决定方向，细节决定成败，一个系统能否取得成功也涉及到每一环节工作的有效执行、无缝衔接，涉及到各类角色人员的分工明确、通力合作，涉及到方方面面，本文提及的几点经验供读者参考借鉴。