浅析新时期预防医学档案管理工作的建设与发展

石艳丽

【摘要】本文分析了新时期灵宝市疾控中心预防医学档案管理现状及不足点，探讨了预防医学档案管理的新思路，更好地服务于疾病预防控制。

【关键词】新时期;预防医学;档案管理工作;建设与发展

一、预防医学档案的概念及特点

预防医学档案是人类社会医疗群体在疾病预防制约实践活动中形成的文字、图表、录像等形式的有保存价值的真实记录，是人类与疾病抗争的原始凭证，是医学科技信息资源。预防医学档案具有如下特点：1.内容多、范围广;2.种类繁多、形式多样;3.预防医学档案形成周期长;4.涉及地域广;5.是特定时间、环境条件下的不可复得的记录。新时期，尤其是2003年SARS、2008年甲型H1N1流感等重大疫情在全国乃至全世界范围内传播以来，如何加强预防医学档案的管理工作，开发预防医学档案信息资源，资源共享，更好地为疾病预防控制工作服务，是值得我们档案管理工作者深思的新课题。

二、新时期预防医学档案管理现状及不足

近几年随着预防医学事业和计算机网络技术的不断发展，疾控体系的建立和不断完善，预防医学档案管理工作发生了前所未有的深刻变化。

变化一：预防医学档案种类繁多、归档复杂。现代医学的发展，预防医学已经涉及到医学的领域，形成了多层次、多边缘的综合性学科，预防医学档案的内涵内容十分广泛，如传染病的流行病学调查报告、监测数据、预防措施和制约方案、疫情报告及疫情统计;实验室原始检测报告、质量制约及效果评价;传染病防治宣传教育;免疫规划方案、专题调查、工作总结、接种报表、免疫效果监测;艾滋病监测、上传数据、死因监测上报等等，预防医学档案名目种类繁多;整理、归档较为复杂。

变化二：预防医学档案管理的信息化要求。预防医学工作已经全面信息化、网络化。传染病疫情网络直报、儿童计划免疫系统、流感网络实验室等工作全部由计算机管理。预防医学工作形成的档案已经由纸质载体转变为数字载体，过去传统的手工纸质文件已不适应工作。互联网或数码设备电子文件，已成为我们档案管理工作者的日常工作，传统的档案管理模式已经与工作实际脱轨。迫切启用新的管理模式。现实中灵宝市疾病预防控制中心综合档案室创建于1992年，26年来，档案室共储藏了自1954年建站起到1993年撤县改市，再到我们现在的灵宝市疾病预防控制中心档案，共计34组，170节柜，9119卷（件）。内容包括：1.文书档。各种计划方案、实施办法、总结、上级来文、本单位发文。2.业务档。如地方病、艾滋病、结核病、免疫规划、儿童疫苗接种、狂犬病等一系列疾病的预防、治疗、方案、措施。3.专业档。财务会计档：报表、账本;人事档：在职、调入调出、退休人员基本信息、职务职称变更;照片档，录音像带，CD盘等。拥有两间办公室、一个档案装订机。现实中不足之处有：1.本单位领导对档案管理不够重视。2.没有硬件设施，如打印机、复印机，办公条件差。

3.缺乏给予档案管理人员的业务培训。4.缺少硬件建设投资。

三、新时期建设预防医学档案管理的新思路

根据预防医学档案的特点，再结合笔者自身26年的工作经验及实际情况，提出几点新想法。

（一）建立预防医学档案管理体系。灵宝市疾控中心的前身是灵宝市卫生防疫站，承担着疾病预防控制、突发公共卫生事件应急处置、疫情报告等与人民身体健康和社会安全稳定息息相关的工作。这些工作形成的预防医学档案的管理工作就显得尤为重要。所以要建立健全档案管理体系，分解任务、明确职责。本单位现采取的方法就是，中心综合档案室和各业务科室明确各自的职责，各业务科室确定一名兼职档案员负责本科室业务工作形成的预防医学档案移交到综合档案室，综合档案室档案员负责整理、归档，这样才能保证预防医学档案的连续性、完整性和真实性。才能保证医学档案完整、整理规范、归档及时。

（二）提高预防医学档案管理的信息化建设。首先，要把硬件設施建设好。根据单位的实际情况，要有经济适用、功能齐全、安全保密的档案管理工作专用的计算机、打印机、复印机等数码设备，夯实预防医学档案信息化建设的硬件。其次，要在专用计算机安装档案管理软件，将预防医学档案业务科室分类，设定最佳查询方式，以确保准确、迅速、全面地查找档案，提高工作效率。再次，互联网时代要提高电子文档的整理、数据的查询，要预防医学档案信息资源共享。

（三）档案管理工作者要及时反馈预防医学档案信息。预防医学档案是特定时间、环境条件下的不可复得的记录。重大传染病疫情的发生，不但会对人民群众的身体健康造成威胁，会给社会经济和稳定造成不可估量的损失。处置疫情所形成的文字、照片、光盘等档案信息真实地记录了这一历史，是独一无二的珍贵的预防医学档案。它为领导科学决策;为今后应对疫情积累经验;为预防医学科学研究提供原始数据，具有很重要的价值。更是各类传染病绝迹的历史凭证。

这时，档案管理工作者就应当全程进行计算机、复印机备份电子、纸质记录，做到疫情处理工作进展到哪，档案到哪;及时更新数据、进行分析，整理出有价值的信息及疫情动态，为领导决策及疾控工作更好地服务。

（四）创造机会提高预防医学档案管理人员的综合素质。现代预防医学事业在蓬勃发展，预防医学工作者对预防医学档案信息资源的需求不断增加。档案管理工作人员要提高自身的综合素质，才能以良好的专业技能服务于疾病预防控制工作。要不断学习，进行业务培训，提高自身的理论素养和业务水平，既要懂档案业务知识，又要懂预防医学知识，成长为复合型人才。

（五）加强对《档案法》的知识宣传。首先要得到单位领导对档案管理的重视与支持，增强预防医学档案管理意识，得到单位职工对档案管理的理解。采用“图展”“讲解”“幻灯”等形式，宣传《档案法》及预防医学档案业务知识。档案管理工作是一项非常枯燥、繁琐而又要耐得住寂寞，坚持、细致、认真、反反复复、多遍修补、分类整理的工作，看似简单，却非常累人。

四、结语

总之，预防医学档案是贯彻预防为主的卫生工作方针，卫生法律法规、卫生标准的决策。预防医学档案管理工作是疾病预防控制工作的组成，加强预防医学档案管理对疾病预防控制事业的发展具有深远的历史意义和现实意义。作为一名档案管理工作者，一定要提高自身素质，提高业务知识水平，做好疾控服务，为疾控工作努力奋斗。