提高工作水平 助力大学全员联动育人新格局形成

张帆

【摘要】在高校诸多教学、科研和职能部门中，行政办公室是管理体系中的有机组成部分，发挥着重要职能。本文拟从行政办公室工作的性质和特点出发，探讨在日常工作中如何践行“三全育人”理念，提高工作效率，不断提升管理育人的水平，助力全员联动育人新格局形成。

【关键词】三全育人;行政办公室;育人水平

2016年12月，习近平总书记在全国高校思想政治工作会议上发表了重要讲话，这是指导新时期高校思想政治工作的纲领性文件，科学地回答了“高校培养什么样的人、如何培养人以及为谁培养人”这个高校办学的根本问题。习近平指出：“要把立德树人作为中心环节，把思想政治工作贯穿教育教学全过程，实现全程育人，全方位育人，努力开创我国高等教育事业发展新局面”。在总书记重要讲话的引领下，新时期高校的思想政治工作应紧密围绕立德树人这一核心，推进全员、全过程、全方位的“三全”育人大思政工作新格局。高校要推进“三全育人”大思政工作格局的形成，办公室工作在其中也具有不可忽视的作用。笔者主要从事高校行政办公工作，现就如何依据行政办公室工作的性质和特点，践行管理育人工作，提升育人水平，谈几点粗浅的看法，以做引玉之砖。

一、高校办公室工作特点及影响管理育人的问题

（一）工作特点。办公室在一个单位的管理序列中往往排在首位，如高校的校长办公室及院、系办公室等，可见其在单位的运行中发挥着重要的作用。办公室工作有以下特点：一是办公室是对外的“窗口”，是承上启下的“枢纽”。高校办公室的服务对象不仅有本校的学生、教工，还有上级领导、兄弟院校同仁等等，办公室在其中扮演着沟通传达、组织协调、服务保障、分派督办、建言献策等角色，因而在学校的行政管理体系中具有十分重要的作用。各个单位的网页、宣传材料等公布的联系方式一般都是办公室电话、传真、邮箱等，办公室的位置位于单位内比较显眼的地方，便于各类咨询接待，“窗口”科室的地位十分显著。二是办公室是协调单位运转的“润滑剂”。在一个部门的日常业务中，每个业务科室都有自己分管的业务工作，彼此相对独立而又相互联系。办公室虽然不属于业务科室，但却起着保障运转的润滑剂的作用。比如，办公室需要负责上级来文的传阅和督办、负责领导交办工作的分派和汇总、负责年初工作计划和年末工作总结的草拟、负责各类综合信息的收集、归纳和上报等等，不可避免地要与其他业务科室发生联系。有时一项重要工作需若干科室相互配合，这就要求就办公室工作人员充分发挥好组织、沟通和协调的功能，做单位有效运转的“润滑剂”。三是办公室是查漏补缺的“填缝剂”。曾有本单位同仁这样形容办公室工作：“与其他科室都没联系的工作是办公室的工作，与其他科室都有那么一点点联系的工作肯定也是办公室的工作”，这话十分形象地说明了办公室工作的又一个特点。的确，单位中许多不属于业务科室的工作往往都要由办公室来承担，对上级、平级、下级、对内、对外等头绪众多。所以办公室在实际工作中担负着“查漏补缺”的重要作用，保证部门内工作有条不紊地持续进行，保证单位工作与学校整体行政工作无缝对接。

（二）主要问题。一是办公室的“事务性”工作繁重。一般来讲，办公室要负责部门内的公文处理、印章管理、接待咨询、对外宣传、资产管理、经费管理、会议组织、内部协调等主要工作。兼管人事、工资、医疗、计生、工会工作，还要负责工作督办、办公采购、信息上报、信访接待、安全检查、后勤保障等等。日常上班要花费很大的时间和精力处理事务性工作，穿插其中还要进行工作计划、报告、总结等各类涉文材料的撰写，有时因上班时间各方面干扰较多，文字性材料要放至下班后再加班撰写。所以，办公室这种综合性的科室与业务科室有所不同，它没有明确的工作范围和固定的工作职责，突发性的工作多，事务性的工作杂，工作成果难以凸显，工作价值难以衡量。随着近些年高校的发展、办学规模的扩张，办公室的工作量也在随之增加，有时仅接待校内外各类咨询这一项就非常耗时耗力。种种因素加在一起，使办公室工作人员常处在工作压力大、人际关系复杂的焦虑之中，影响办公效率的提升和管理育人方面的思考。二是办公室人员配备短缺。办公室工作繁杂，但人员配备往往不足，工作量和人员配置的矛盾突显。一方面，高校的发展、办学规模的扩张，导致业务量大幅增长。与此同时，时代发展和社会进步的新形势也会带来全新的工作业务。另一方面，严格控制的管理人员的编制，致使办公室多年来人员得不到补充。如笔者所在的西北大学是2017年教育部公布的双一流学科建设高校，目前各类在校研究生人数在8000人左右。研究生院的各项重点工作如提高生源质量，学位授权点合格评估和动态调整，新形势下的研究生思想政治教育工作，研究生创新创业教育，学术学位和专业学位研究生分类培养模式改革，国际化水平提升等，均有任务重，时间紧的特点，需要办公室大力做好服务保障和协调沟通，以配合各项工作的顺利开展。但如何开展管理育人方面的工作，往往无暇顾及。

二、提升工作水平，助力全员联动育人新格局形成

办公室作为学校管理体系中的一个部门，不像教师和辅导员一样处在教育工作的一线，但各职能部门的管理人员在育人中同样可以发挥重要作用，如办事效率、工作作风如何，都会对学生产生影响。办公室应立足本职工作，通过提高办公室的办事效率与服务水平，为“三全育人”思政教育工作提供良好的育人环境。为此，应加强以下几个方面的工作：

（一）加強学习，提高认识是建立联动育人机制的前提。“三全”育人中的“全员育人”，指的是参与育人过程人员的广泛性。就高校而言，强调的是高校所有教学、科研、管理、后勤等单位及其教职员工均要参与育人过程，涵盖了教书育人、服务育人、管理育人等多方面的系统工作，形成全员联动育人的新格局。而不断加强学习，提高思想认识是做好全员育人工作的前提。早在1987年5月2日中国教育工会第三次全国代表大会的闭幕会上，李鹏同志代表党中央、国务院发表了重要讲话，他提出：“培养社会主义新人，包括加强和改进学校思想政治工作，主要的途径就是依靠教师教书育人。管理干部和后勤职工要搞好管理育人。”后来进一步发展成为教书育人、管理育人、服务育人的“三育人”理念。近年来，习近平总书记提出的“三全育人”理念是对“三育人”的延伸和扩展，这说明全员联动、合力育人的思想对于今后高校的思想政治工作具有十分重要的指导意义。因此，要不断加强学习，时刻了解党和国家有关高等教育发展的指导思想和政策方针，认识“三全育人”理念在人才培养过程中的重要指导意义，积极主动地将自己部门的工作和个人行为纳入学校全员联动育人体系中，努力营造良好的育人条件与环境。

（二）建章立制，是建立联动育人机制的基础。办公室要做好全员育人工作，就必须通过建立规章制度，为师生提供更加高效、公平、公正的服务。为此，需要做好以下工作：首先，建章立制是保证工作顺利开展的基础，它可以使办公室中大量重复的、常规性的工作程序化。以规章制度为基础形成一套科学规范的办事流程，把工作分解、落实到每个工作人员身上，并做好登记备案工作，使经办的工作有迹可查，有助于提高工作效率，节约时间成本。一切依据规章制度办事，避免人情或其它因素的干扰，努力营造公平、公开、公正的办事环境，为教学科研和人才培养服务。其次，尽管全员育人应成为高校全体员工自觉的行为，但要建立有效的全员联动育人机制，必要的规章制度仍是维护这一机制运行的保障。也就是说，要通过制度规范各部门在全员育人过程中的职责，规范行政管理人员在全员育人工作中的行为。使各部门之间形成更加有效的联动育人机制，更好地服务高校的教学科研和人才培养工作。

（三）提高业务能力，是实现全员联动育人的途径。办公室事务性工作的确纷繁复杂、头绪众多。要胜任办公室工作需要具备“万金油”式的工作能力，“办文、办事、办会”一样都不能落，组织、协调、沟通、参谋一样都不能差，需要办公室工作人员有得体的口头表达能力和娴熟的文字处理能力。而这些能力的获得，无一不需要通过加强自身学习来实现。一是要时刻关注和了解国家高等教育发展的政策方针、熟悉高校的各类规章制度和本单位的主要业务，还需要通过广泛的阅读和大量的写作来提高办文水平。同时在日常工作中，秉承“干一行，爱一行”的职业精神，牢固树立“办公室业务无小事”的意识，多观察、勤思考，善于总结经验教训，不断提高自身工作水平。此外办公室还是一个“窗口”型的科室，工作人员的接人待物、言行举止都代表一个单位对外的形象，更需要很高的情商和很强的积极主动性，时刻把自己的工作和行为与联动育人结合起来，用高水平的业务工作推进全员联动育人的新格局。二是加快办公信息化建设步伐。近些年来，高校的办学规模和体量逐年扩大。随着国家 “双一流”建设重要战略决策的提出，许多新问题、新挑战不断涌现，高等教育将在全球范围内参与市场竞争。办公室工作也应紧跟时代发展的需求，创新工作方法，提高工作效率，以提供更优质、更便捷的服务。在现今信息化的时代，一方面应加强办公室硬件设施建设，保证各类工作设备处在最优的工作状态，这是办公信息化的基础;另一方面，可以引入各类管理系统等现代化手段来辅助管理，节省时间、人力成本的同时提高管理精准度。例如，办公OA系统在全校范围的普及应用，就节省了以前纸质文件下达、上报过程中的人力、时间的耗费，使得行文流程更加顺畅，办公更加高效、便捷，部门之间的协调性更优。进而，还可以由学校牵头进行信息化平台建设，整合各业务单位的各类管理信息系统，使其相互对接、资源共享，校内师生登录个人信息平台后可以链接至各类管理系统，实现网上申请、办理各类业务，简化旧的业务手续流程，推进高校内部管理模式的深化改革。三是注重各类档案资料的收集整理。办公室工作人员每天收签、归档大量的文件，还经常需要草拟各类计划、总结、工作报告等，所以在日常工作中应注重对各类业务相关文件以及数据资料的收集和整理，不仅为本单位业务工作的变化发展留下了清晰的脉络以供管理者参考，还提供随时可查的历史档案（如各类底册、清单等），以便工作需要时查阅。如果办公条件允许，应当在单位内部建立“档案室”，尽可能详实、分门别类归档各类文件资料，方便查阅，给管理工作者制定发展决策提供最有价值的参考。

（四）聘用研究生“助管”，直接参与育人过程。2014年底，教育部发布的《教育部关于做好研究生担任助研、助教、助管和学生辅导员工作的意见》（教研〔2014〕6号）中指出，要进一步做好研究生“三助一辅”工作，加强对研究生实际工作能力的锻炼和培养。目前各高校都在开展研究生“三助一辅”工作，“三助一辅”应不仅仅局限于简单的勤工助学岗位，还应与“育人”功能紧密结合起来，在实践中锻炼研究生“知识服务社会”的能力，帮助他们全面发展。其中“助管”的岗位一般会安排研究生去学校各行政管理部门服务，这在高校管理人员编制相对固定的情况下对工作人员队伍起到了很好的补充作用。研究生作为高层次人才，除了专业知识以外，通常都掌握了一定的现代化技能，可以在實践中得到发挥和应用。实际工作中可以将一些固定的常规性事务工作、接待咨询工作、校内文件递交工作、普通的文档处理等工作交由研究生助管来完成。由接收部门承担起对助管的监督和指导职责，切实在实践中锻炼研究生的协调、沟通能力，培养他们工作中所需的认真、耐心和责任心等职业品格，助管工作的实践对研究生日后走向社会是一种极大的锻炼。与此同时，研究生去到校内各部门兼任“助管”后，学校的管理人员也就多了一个了解研究生群体所学、所想的渠道。在指导助管工作的过程中，通过自身的言传身教，也可以潜移默化地发挥管理育人的作用。对于研究生群体和管理工作者来说，这确实是一种双向互利的做法。几年来，我们办公室共聘用了近20名研究生助管，通过实际锻炼，他们的协调、沟通等能力都有显著提高，有的毕业后还在高校或行政部门做了管理工作，受到用人单位的好评。

三、结语

总之，办公室工作的育人功能大多数情况下不像一线育人阵地那样直接和显著，它是间接的、隐性的、渗透性的，通过在日常工作中服务教学科研以及师生员工而实现。因而办公室工作人员应置身于学校联动育人体系中，以教学科研和立足师生需求为本，切实加强服务意识;创新工作方法，不断提高工作水平，推进规范、高效的管理体系的形成，为高校“全员育人”联动体系的建立与运行贡献自己的一份力量。

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