论企业档案的特点及价值

韩英

【摘要】随着市场经济体制和现代企业制度的逐渐建立，企业档案在企业的职能活动中发挥的作用愈发重要。本文重点阐述了企业档案的特点，并结合笔者工作实践，进而提出了企业档案的特殊价值。

【关键词】企业档案;企业文化;特点;价值

企业档案是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。它是企业资产的重要组成部分，是保障权益、日常业务工作的考察、决策研究、编史修志、经验进行总结的重要根据与原始凭证。同时也是企业对各项工作的历史见证以及真实的记录。

一、企业档案的特点

（一）综合性。企业档案为社会提供服务和产品活动的记录，是对各种经济要素的综合运用，并且也是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。纵向看，企业档案记录了企业成长的历程，为企业的领导者和其合作方提供了关于企业产品、发展、技术、经济等方面可靠信息;横向看，它能够反映出全面的企业经营管理信息，是企业在进行各项活动比如基建、生产、经营、财务、设备等形成的书面材料。

（二）现实性。企业档案是与企业共同发展和生存的信息资源，是通过企业的产品生产、技术开发、市场拓展、经营管理等逐步形成的，它在企业的运营中发挥着持续性作用的特征，把企业的活动轨迹详细真实地记录下来，这同时离不开企业在社会经济中的紧密活动。企业档案在一方面有很重要的使用意义，表现出企业的现实利益，比如企业档案市场经济活动中的重要武器是营销档案，并且技术档案也是企业在进行物质生产时的必备因素。在另一方面，企业档案在企业产品的研究开发、生产销售中有着密切的联系，具有相当久远的使用价值和重要作用，如果脱离企业档案，企业的生产则无法正常运行，企业档案为企业营造更好的运行模式并且创造出更多的价值，在企业的各方面包括生产经营、技术提高、维护权益等都具有重要的意义。

（三）知识性。企业档案具有丰富的内容，能够反映出企业的经营者对客观事物现象的认知度，并且它把企业的时间活动都记录下来，企业档案是创建者智慧和行为的总结。企业的现状能够反映出企业的历史进程，企业的今天决定着企业未来的发展，所以所以企业无论是在进行生产、经营、管理、开发等各项经济活动时，都需要企業对自身的条件有着精确的掌控，企业档案蕴含企业所需的资料，企业需要通过对历史总结获得经验，学习和利用有利条件，并且使企业的经营者拥有有效的条件，从而帮助企业不断发展壮大。

（四）经济属性。企业通过企业档案的产生、引进、形成、开发伴随着企业一系列的生产、经营、销售、预算等经济活动的过程，所展现出的特殊属性则是企业的经济属性。企业的经济属性决定了企业档案的利用价值、经济价值以及保存价值，使得在企业的蓬勃发展中显现出应有的价值。其经济属性还表现在企业档案和企业的经济利益越来越密切和直接、企业档案是企业的特殊资产两个方面。企业档案和企业的经济利益密切关联，能够使企业产生潜在的生产力，而企业档案属于企业的特殊资产，它是以有形实物真实存在的，是企业物质财富的重要组成部分，企业档案的良好运用，能够为企业的发展提供动力，为企业的壮大提供源泉，帮助企业经营者拓宽经营领域。

二、企业档案的价值

（一）企业档案可以维护企业知识产权。企业档案能够把企业的产品研发、功能介绍、上市经营以及知识产权等内容记录下来，也能够把企业的研究过程完整备份，提供重要的依据。企业通过对经济活动的完整记录，通过完整有效的档案信息，能够在企业产生关于商标权、著作权、专利权等所有权纠纷时提供重要依据，使得企业能够正确应对这类难题，具有优势地位，将这些证据提供给法律仲裁机构避免造成无谓的经济损失。

（二）企业档案可以促进企业文化建设。企业档案包含企业历史进程的一点一滴，详细记录企业所有的经济活动，企业档案对于企业文化建设中也有着促进的作用，具体表现在两个方面：一是通过对企业档案的整理能够删减没有意义的地方，这么做可以帮助企业建立健康有效的企业文化，也能够使得企业文化的历史进程突出体现。二是对企业档案的完整记录，能够有效地将企业的日常工作进行梳理，为企业的健康发展提供保障，为企业文化的发展提供方向。

（三）企业档案可以提高人员分配管理工作效率。企业档案的管理在企业的人力资源管理系统中有着重要的作用，企业档案的管理内容很多，比如企业档案中的人事档案，它记录企业员工在上学时的信息，从中学开始，所有相关的表格和报告都能够在人事档案信息中体现，员工的证书复印件、评定表、考核表、出国记录、奖惩记录、涉团、涉党政审等相关材料也都在档案中得以体现，档案中包含的所有材料都是企业员工的个人经历、荣誉、个人能力的体现，为企业能够更好地了解员工提供依据，使得企业在对员工的利用上发挥到最好，通过员工的档案信息来对员工进行分配，使得员工发挥最大的才能，最终实现企业的良好发展。

【参考文献】

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