浅谈高校重大活动档案收集

孙薇

【摘要】近年来，随着我国高等教育的快速发展，高校各类重大活动的数量和规模日益增加，其档案的种类及存放载体也呈现出量多、类杂的趋势，但高校对重大活动档案的收集工作认识程度还不够，在结合重大活动特点整理档案资料方面还存在着诸多不足。本文通过对高校重大活动档案的范围、收集现状等情况进行分析，提出了相应有效的收集措施。

【关键词】高校;重大活动;档案收集;管理

高校重大活动档案收集是高校档案工作的重要组成部分之一。近年来，随着我国高等教育改革的不断深入，高校各类重大活动形式多种多样，档案资料呈现出数量增多、存放载体多元化等特点，使高校重大活动的档案收集管理工作难度日益增大。为能够有效发挥重大活动档案资料的历史价值和推动实际工作的现实作用，高校档案工作人员应充分结合重大活动档案资料的特点加强其收集管理，并确保工作的效率与质量。

一、高校重大活动档案范围

（一）重大活动。当前各高校重大活动主要包括：1.党和国家领导人在高校的视察、考察等活动。2.中央和国务院各部委主要负责人，各省、直辖市、自治区主要领导人，省直及市级主要负责人在高校的视察、调研等活动。3.外国元首、政府首脑等高级政界人士和境外各界知名人士、友好团体在高校的考察、访问等重要外事活动。4.国内知名专家学者在高校进行的学术交流、考察、访问等活动。5.高校领导出席的重要公务活动（包括外事出访活动）。6.高校党代会、教代会、团代会、学代会、高校及其学院等等举办的重大庆典和重要纪念活动等。7.由高校承办的国际、国内学术会议。8.高校参与的严重自然灾害和重大事故抢救处理活动。9.高校内其他具有重大影响或者较大规模的活动。

（二）收集内容。当前各高校重大活动档案收集的内容主要包括：重大活动直接形成的对学校和社会具有保存价值的文字（含合同、协议、题词等）、照片、音视频文件、电子文件、标志性实物等不同形式的历史记录。

二、高校重大活动档案收集现状

（一）意识淡薄。目前，各高校針对人事、学籍、基建、财务等方面无论从档案收集、整理、归类还是开发利用等方面都已形成了完备的工作程序和相应规章制度。但因高校在举办各类重大活动时涉及多个职能部门或学院，且很多高校不重视重大活动档案资料的收集与管理，存在认识不到位、管理意识薄弱等现象，导致高校重大活动档案因没有及时收集或妥善保管而丢失。

（二）专职档案管理人员介入不够。各高校组织重大活动时，往往只针对活动的开展成立领导小组或工作组，明确相关单位工作职责，推进活动顺利开展。但就活动过程中的档案资料收集常常只是口头强调，而没有具体的责任清单，更没有针对举办重大活动而专门建立档案收集管理机构，没有专人负责对高校重大活动档案进行监督检查和指导，最终导致档案材料来源分散、质量不高。

（三）档案资料不规范。由于高校重大活动档案资料的记录形式并没有相应的标准，因而各高校重大活动档案的收集整理往往不规范，如有关活动的文字材料记录不全面、活动影象资料清晰度不达标、实物资料不齐全等等，这样无疑给档案资料的收集管理造成了困难。

三、高校重大活动档案收集的有效措施

（一）建章立制，规范重大活动档案收集工作。从当前高校对重大活动档案的收集管理实际情况来看，许多高校对这项工作的重视程度仍然不够，致使高校重大活动档案的收集管理工作无法有效开展，其中最主要的原因之一就是高校没有建立起相应的档案收集管理的规章制度。因此，高校要提高重大活动档案收集管理的工作效率和工作水平，首要任务则是根据学校的实际情况建章立制，明确重大活动档案管理的工作范畴、工作流程、奖惩措施以及工作人员的职责任务，使高校的档案管理人员能够在工作中有章可依、有章可循，真正实现档案收集管理的科学化、规范化。

（二）提前介入，专职档案人员加强指导与监督。高校组织策划重大活动时，应将档案收集工作列入组织方案，作为筹备工作任务的一部分。要在重大活动的各组织环节指定具体的档案收集工作人员，并由学校档案部门专职档案人员提前进行培训，就活动的主要形式和档案的记录形式进行划分及讲解说明，使工作人员能够站在对历史负责的高度，在重大活动档案形成的第一时间便对档案材料进行全面收集整理，确保高校重大活动档案资料收集管理工作的完整性与齐全性。在重大活动结束后，学校档案部门的专职档案人员还应第一时间通知重大活动各组织环节中的档案收集人员认真做好档案资料的移交、归档。

（三）利用信息化手段加强数字档案建设。高校重大活动档案资料不仅包括组织方案、领导讲话稿、合同协议等文字资料，还包括录音、视频、照片等资料。档案资料的载体不同，则占用空间、收集管理标准等各不相同，且鉴于日常工作中高校管理人员对重大活动档案资料的检索、利用率高，因此在重大活动档案资料收集管理工作中应充分利用信息化技术手段，加强数字档案建设，有效发挥数字档案信息的高可用性和高有效性特点。

【参考文献】

[1]茹志娜.高校档案信息化管理安全策略探讨[J].兰台世界，2018（3）：66-68.

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