企业人力资源管理信息化的实践

牛松 李吉

【摘 要】随着信息时代的到来，人力资源管理也需要进行信息化的改革。在发展现代企业制度的同时，实现企业人力资源管理信息化十分必要。目前大部分企业在此方面仍存在问题，亟待改进。本文将对人力资源管理信息化的意义、问题所在及实践措施进行探究。

【关键词】人力资源管理信息化；意义；现状；发展策略

随着信息时代的到来，人力资源管理也需要进行信息化的改革。现代市场发展机制使人力资源管理面临更加严格的要求，要求企业提高人力资源管理体系，还需要采用新的技术管理方法，建立一个人力资源管理信息平台，并聘请专业的人力资源管理师。其基本的工作，如员工培训和绩效考核已被改造成一个电子信息模型，以及人力资源管理信息已经得到有效的整合。并结合生产，供应，销售等主要环节，实现人力资源的信息化和资源共享的管理模式，从而帮助企业最大限度地发挥其效益。

一、实施人力资源管理信息化的必要性

（一）人力资源管理信息化的概念

人力资源管理信息化，即电子人力资源管理，是通过各种信息手段来进行人力资源管理。在互联网和电子商务飞速发展的现代社会，人力资源管理逐渐从传统的管理模式发展到包括电子商务核心理念、网络化、优化人力资源业务流程在内的新模式，并最终形成一个完整的管理体系。该系统具体包括：人、计算机网络硬件、终端设备、系统与数据库平台、应用软件；综合利用各种信息手段和技术，如考勤机等信息化设备；一些核心人力资源管理业务功能，如招聘员工、考察绩效、薪资管理等。无论是人力资源经理还是普通员工、经理和总裁，他们都可以在人力资源管理系统的基础平台上拥有相应的权利和互动。可见，信息化与人力资源管理相互促进，密不可分。[1]

在企业管理中，人力资源信息化包括三个层面：第一个层面是数据电子化。通过数据库技术，可以输入和保存人力资源信息，还可以实现查询等相关功能；第二个层次是电子过程，它使管理标准过程成为软件程序形式的固定程序。这将大大减少传统员工管理中涉及的固定流程，降低管理成本，提高管理效率。第三个层次是对管理和决策的支持。通过对原始人力资源信息数据的电子处理和程序计算模型下的规划，企业的管理和决策得到了有力的支持。

（二）实施企业人力资源管理信息化的重要意义

1.企业人力资源管理的劳动强度降低

企业人力资源管理传统管理模式下，所有的信息和各种管理任务需要人工完成，这无疑消耗了大量的人力、财力与时间，也不能保证数据信息的准确性，并且出现重复性劳动的现象。信息化管理工具使得企业人力资源管理数据信息处理的质量提高。在很大程度上，它降低了企业的劳动强度，降低了管理成本，提高了企业运行效率。

2.企业人力资源管理结构得到优化

在传统的人力资源管理中，管理者需要处理各种繁琐的事务，这本是不必要的劳动，但信息管理方法可以实现合理的人员部署，并可以上传到电子信息系统进行工资变更和职称晋升。程序简化信息的收集与利用更为快捷，企业管理结构进一步优化，员工满意度自然提高。

3.信息渠道更为宽广

信息管理拓使人力资源管理的信息获取更为顺畅。与传统的人力资源管理相比，它改变了纸质手工信息传递的方式，信息传递的速度得以提高。根据企业上级的指示，信息发布在信息网络或开放平台上，节省了大量的中间环节，对领导者的指示可以快速领会且几乎无误差。领导与基层员工之间的沟通更加便捷，信息渠道多样化。

4.人力资源许多管理技术得到升级。

大部分的管理工作都可以通过电子方式来实现，节省更多的人力资源，帮助人力资源管理的中心转移到员工服务，另外，引进人工智能系统还可以提供咨询和决策顾问服务，带来了更多的便利。

二、企业人力资源管理信息化的现状及SWOT分析

（一）企业人力资源管理信息化的现状

当前，我国绝大部分的企业在人力資源管理信息化方面还处在发展成熟阶段。根据2015年中国中小企业信息化建设的调查报告，虽然大部分的企业（高达82.6%）目前拥有互联网接入功能，但只有40%左右的人会上运用网络知识与技能来为企业信息化建设出力。其中，对信息化建设接入互联网的企业，70%以上的企业还没有出台完善的信息化人力资源管理系统。在已经实施的人力资源管理信息系统的企业中，大部分的信息化管理系统仅用于搜索员工信息，68%的信息管理仅限于员工考勤管理，还有18%的企业需要改变系统。目前，有一些已经在中国实现高层次的人力资源信息系统的还不到100个企业。

在现实生活中实践企业人力资源管理信息化时，也不难发现两大问题：

1.人力资源管理信息化普及率和应用水平不高

目前，虽然很多企业都采用了先进的人力资源管理软件，还有很大的差距与国外公司相比。据调查，处于长江三角洲，环渤海和珠三角地区的七百多家企业中使用人力资源服务外包公司企业的人力资源信息管理系统的企业只占45%左右，与澳大利亚相比（68%）和德国（70%）要低得多。[2]许多小公司仍然使用传统的人事管理方法。采用人力资源管理软件的企业仅用于员工上岗和工资，应用水平较低。

2.公司对人力资源信息管理系统的使用满意度不高

企业人力资源管理信息化建设的目的主要包括规范管理流程，优化企业服务、提高工作效率和提高员工满意度。关于企业使用人力资源管理信息系统的满意度，有学者实际采访了20名国有企业相关人员，发现：非常满意（10%），基本满意（20%），不满意（14%），低满意度（70%）。这有三个主要原因：原系统的使用习惯使新系统的低接受降低；对新系统的安全性和机密性存在疑虑；后续操作和维护服务跟不上。

然而，许多企业，尤其是大型企业集团，认为建立人力资源信息管理系统，能够有力地促进企业的管理。例如，中国兵器工业集团有限责任公司已建立以“三个阶段业务管理系统”分组的人力资源管理信息系统。历经十年，发展已然成熟。各成员单位根据自身实际情况，在各自信息管理平台注入个性化元素，极大地推动了集团企业的信息化人力资源管理发展。

（二）SWOT分析

1.外部机遇

信息化是当今世界发展的主流趋势，对推动经济和社会变革和进步的十分重要。21世纪是信息化的世纪。掌握信息就已经掌握了时间和经济的脉搏。因此，国家高度重视信息技术和工业化建设。在“十一五”期间，国家提出要根据经济社会发展的需要引导信息化，通过改革创新促进信息化，为信息社会打下坚实的基础。中国共产党十七大把信息化与工业化，城市化，市场化和国际化列为五大发展趋势之一，赋予了信息化新的历史使命。而在企业信息化建设方面，国家也尤为重视，通过制定各项规章制度保障信息化进程，为我国企业人力资源信息化的开发、实践提供有利的政策环境。此外，中国的信息产业已进入发展的快车道，电信基础设施和网络技术日趋成熟，人力资源信息化走上了更加科学规范的轨道。许多软件供应商长期以来一直瞄准企业人力资源建设的巨大潜在市场，并为该市场开发和设计了许多软件产品。例如用友、金蝶、明基、嘉杨等管理软件。[3]

2.内部优势

我国加入WT0后，随着国际信息化浪潮的冲击，市场竞争的越发激烈使得许多企业已经越来越重视内部的信息化管理，并将其逐渐纳入企业的经营战略之中，为人力资源管理信息化的建设与实施提供了有力的依据。其次，由于中小企业具有灵活的运营机制，产权明晰，在信息化建设过程中没有阻碍力量的干扰，其实施效率相对较高。对于广大中小企业来说，是企业生存发展的大好机遇。另一方面，发展人力资源管理信息化也能够帮助大型企业提高效益，使较为成熟的管理系统更符合时代潮流。虽然需求不同，对于人力资源信息化系统化的重视程度不同，但可以看出信息化的发展是必要的。

3.外部威胁

首先，在经济全球化中，市场竞争也越来越残酷。与海外企业和跨国企业相比，我国许多企业在规模、资本、技术、市场份额等方面明显处于劣势，导致许多中小企业梅林合并、破产等迫在眉睫的危险。在激烈的竞争和适者生存与发展中，企业面临着巨大的威胁，给人力资源信息系统的建设带来了不利影响。其次，基于互联网运营平台的人力资源信息软件需要一个相对稳定安全的网络环境来保证。然而，在现实中，网络安全仍然存在很大的隐患，缺乏强有力的安全机制。网络犯罪手段层出不穷，信息安全保护已成为中国经济社会安全发展的关键问题之一。自2001年以来，中国一直关注网络安全问题，但各商业网站也难免遭受网络黑客的攻击，丢失了许多重要的数据信息。即使是专业的防火墙和杀毒软件也不可能保证网络的100 %安全性。这也直接影响到企业开展人力资源管理信息化实践的运行效率。

4.内部劣势

首先，从业人员的素质不高。人才乃是企业最大的财富。在建设人力资源管理信息的过程中，人才发挥了举足轻重的作用。然而，许多中小型企业缺乏精通人力资源管理软件的专业人才，从而影响和制约了人力资源管理信息化的进程。此外，许多中小企业的人力资源从业者在人力资源管理信息化建设的初期，由于固有思维的局限，无法适应计算机网络环境，造成了一定的心理阻力。其次，盲目选择人力资源信息化系统。许多企业由于专业人才能力的限制，在进行人力资源管理信息化的过程中，存在着一劳永逸的心理，要求系统的功能越多越好，并且要求要有较长的使用期限，从而能够延长开发周期，实现一步到位的管理目标。然而这是不现实、不可取的。

三、企业人力资源管理信息化的实施策略

（一）加强宣传和引导，推进习惯改变，营造文化变革氛围

人力资源管理信息化建设不仅会改变人力资源工作者的工作，还会涉及到各部门和每位员工的切身利益。企业各部门之间的权力和利益分配将发生变化。通过信息化带来的标准化透明管理，企业行为更加准确透明，这将影响到一些人的切身利益，这将使企业发生一定的变革，也会使企业人力资源管理信息化建设产生巨大的变动，甚至对企业发展有着显著而深远的影响。因此，我们必须为管理方法和文化的变化做好充分准备。我们必须进行正确的宣传和引导，使员工能够调整情绪，积极接受人力资源管理的信息化。

一方面，我们应该做好人力资源工作者的宣传工作。在项目开始时，要积极引导他们重视系统的研发，主动参与，提出建議，制定合理的原则和制度。并成为未来系统运行的基础。系统建成后，有必要积极引导他们改变工作习惯，逐步实现从线下到线下的转变，从习惯纸质材料转向积极自主地使用办公自动化系统。最重要的是让人力资源工作者习惯在互联网上工作，实时工作、检查和互动。同时，应尽可能考虑所有利益攸关方。[4]

另一方面，我们应该做好各级部门经理的指导工作。首先，我们必须引导他们正确认识人力资源管理信息化的积极意义，让他们从心理上去除抗拒感。其次，我们应该陈述利弊，引导他们消除各种烦恼与顾虑。最后，教他们使用必要的在线人力资源管理工具，以便他们能够在一个真正被接受和更有效的管理过程中实现资源管理信息系统的好处。

（二）增加资金投入，搭建人力资源信息化平台

企业只有大力推进信息化建设，才能从根本上提高企业核心竞争力。在人力资源信息化建设中，巨额的资金投入是顺利完成信息化建设的根本保证，否则再美好的梦想也终归要付诸东流。中小企业应该立足自身优势，在保证不违反国家法律法规的前提下，积极稳妥地调集资金，确保顺利完成这一项庞大又复杂的信息化工程任务。对于很多企业来说，如何保证资金及时到位是解决企业正常运转工作的重中之重。在资金短缺的情况下，中小企业又如何化不利因素为有利因素，是一个需要深入研讨的问题。其实，解决问题的方式有很多种，比如企业每年从净利润中抽取5%～10%的资金，作为企业进行人力资源信息系统建设、维护、更新的专项资金，制定一系列的规章制度实现对专项资金的集中管理，确保企业信息化建设顺利实施。

（三）合理选择人力资源信息管理软件

随着人力资源管理信息化水平的发展，信息系统对企业的可发挥作用越来越重要。不过，一些基金经理对企业信息化很高的期望，并错误地认为，他们有先进的人力资源。有了资源信息系统后，所有管理问题都将被轻易解决。事实上，管理软件是有受限条件的，虽然它可以提高企业的经营水平并根据企业的实际情况总结出优秀的管理思想和方法，但它归根结底只是一个管理的援助工具。可以看出，信息化程度与公司的管理水平密不可分。因此，各企业应根据自身的人力资源管理发展阶段。循序渐进，分步实施，从建立基础数据库开始，一步一步，踏踏实实，保证人力资源管理信息系统的稳定高效运行。

此外，在这方面，企业必须加强其有针对性的自主研发能力。目前，企业的人力资源管理系统主要依靠外部采购。这种方法在一定程度上节省了公司的时间和研发成本，但外部购买存在许多缺点。首先，软件开发公司一般根据企业的共同需求开发软件，难以适应所有企业。即使软件公司根据企业的需求进行定制，一方面也不可避免地会在双方沟通过程中产生误解。另一方面，个性化定制的成本很高，有些企业不愿意或者没有能力承担。因此，为了使管理系统更加适合企业自身发展，自主研发已经成为一些大型企业的选择。但这种方法也有缺陷，R&d人员在系统开发，程序设计等业务，相对缺乏人力资源管理方面的知识，这使得企业必须加快培养复合型人才，提高研发能力的脚步。

（四）人力资源管理的信息化应与企业的实际需求相结合

人力资源管理信息化应追求实用性，经济性，可靠性和安全性。[5]它应该实用且易于使用。稳固，劳靠，安全，经济，是项目建设的目标。为此，我们必须具体做到以下两点：第一，避免“大而全”，盲目追求所谓的全过程模块化，应该立足于最迫切的需求，最成熟，最易于推广等。第二，根据企业的管理水平和发展的具体实情，结合企业人力资源工作者的专业水平制定相应的计划，不可盲目跟风。没有必要追求最新奇，最昂贵的设备，为企业选择最合适的人力资源管理信息产品，顺利推进企业人力资源管理信息化。从战略的角度来看，它应该进行等级划分，以次级初级有序推进。也就是就是先集团总部、先选择主要的、已经比较成熟模块进行信息化的实践，后在成员单位进行实践，并推进那些比较敏感的功能模块，确保建成后的系统能够有效运行。

四、结语

在信息社会，管理与信息已是密不可分，人力资源管理信息化作為一种新的管理理念，将人力资源管理与信息化紧密结合，创造出了全新的管理模式。各企业应借助实施人力资源管理信息化的契机，不断加强人力资源管理的战略地位，不断提高人力资源的竞争力，强化企业的凝聚力，在现代化市场中企业的激烈角逐中脱颖而出。

【参考文献】

[1]林敬松；黄细洋.集装箱运输管理理论与实务[M] .北京：清华大学出版社，2011：5-8，17- 18.

[2]刘秉镰，林坦.国际多式联运发展趋势及我国的对策研究.

[3]成渡.信息化环境下中小互联网企业的人力资源管理研究.南昌：江西财经大学.2017.

[4]柴晓冬.基于互联网模式下的人力资源管理建模——事业单位人力资源管理信息化建设，2016（23）.

[5]刘程炜.信息化管理模式在企业人力资源管理中的应用 .山西青年，2016（15）.