现阶段档案管理工作面临的机遇与挑战

李桂芬

【摘 要】随着经济的快速发展和科学技术的进步，我们进入了信息化社会。在信息化社会，互联网无处不在，这给档案管理带来了挑战和新的机遇。本文主要对现阶段档案管理在互联网环境下面临的机遇与挑战进行了研究，并对如何做好档案管理工作进行了探讨。

【关键词】档案管理；互联网；机遇与挑战

【分类号】G271 【文章标识码】A

档案管理记录、整理、归档和保存企业的交流信息和历史资料。科学合理的档案管理可以协调各部门之间的沟通，提高沟通效率，使各部门相互配合，间接提高企业的经营效率。档案是企业经营生产活动的原始记录和凭证，是企业经营发展各个阶段真实、完整的记录，在企业可持续发展过程中发挥着重要作用。在新时代，随着现代信息技术的不断发展，信息数据在企业经营活动中的发展呈现出爆炸性的增长趋势，加强企业档案管理势在必行。

一、现阶段档案管理工作面临的机遇

（一）多样化的技术手段

互联网信息技术为档案管理提供了多样化的管理手段。传统的档案管理主要由纸质档案组成，通过人工记录、整理归档，完成档案管理工作。然而这种档案管理模式消耗资源较多，需要大量的人力投入，效率和准确性还得不到保证。传统的档案管理过于依赖个人经验，档案管理人员的工作强度相对较高。而现阶段，互联网技术使得档案管理更加方便，同时还降低了信息管理的难度。通过快速检索档案，管理者可以对档案进行分级管理，提高档案之间的关联性；提高增加档案的图片、音频、视频等存储形式，提高档案管理的准确性；档案管理的技术选择平台更为广泛，相关管理机构可以与企业合作，共同开发档案管理系统，提高电子档案管理系统的及时性。

（二）广大的服务空间

近年来，随着我国社会经济活动的不断发展，社会各类信息呈现爆炸性增长，传统的档案管理占用了很大的空间，空间成本较高。基于互联网信息技术的档案管理系统具有巨大的管理空间，档案管理不再局限于纸质形式。档案通过数字信息的形式存储在计算机系统中，降低了计算机系统的存储成本。档案管理员可以随时随地访问相关信息，同时可以离线管理档案。基于互联网信息技术的档案管理系统可以为管理者和用户提供远程服务，打破时间和空间的限制，实现服务空间最大化。

（三）更强的时效性

现代社会档案种类繁多，这些档案需要具有很强的时效性。以项目档案信息为例，项目信息档案具有较强的针对性，许多项目执行时间相对较短。如果档案信息不能及时更新，将导致档案无效。传统的纸质档案管理周期长，难以满足档案管理的需要。互联网信息技术具有较强的及时性，可以最大限度地提高档案管理的敏感性，实现档案的动态跟踪，保证档案管理的互动性和动态性。基于互联网信息技术的档案管理系统，可以整合现有的大数据、云处理、数据挖掘技术，为档案管理开辟新的空间。这些数据处理技术的应用可以最大限度地提高档案管理的效率，从而保证档案数据的时效性。

二、现阶段档案管理工作面临的挑战

（一）安全性与保密性有待提升

现阶段，信息化档案管理逐渐取代了传统的档案管理。电子档案管理系统通常采用认证登录名和密码双重保护，以保证安全。虽然员工工作方便，但一旦密码泄露，将导致非法分子利用网络信息技术对原始档案信息进行修改、窃取、仿制，直接威胁到档案信息的安全，，存在严重的泄漏和损坏风险。同时，由于电子档案信息管理文件具有结构复杂、信息存储形式多样的特点，如果计算机遇到系统瘫痪、网络攻击、病毒干扰等问题，会造成电子档案的损坏和丢失，从而带来给企业造成巨大经济损失。

（二）规范化程度较低

规范化是档案管理的核心基础。在傳统的档案管理中，越来越多的档案管理人员对档案管理工作中必须落实的基本内容不明确，导致档案管理在规范化、服务质量、发展和共享程度等方面存在不足。同时由于历史问题，造成了档案目录规则的兼容性差异。目前没有统一的文件自动化标准，使得文件信息的标准化工作在一定程度滞后。

（三）工作人员与社会发展的实际需要存在矛盾

在新的发展形势下，档案管理缺乏能够高度掌握档案管理的复合型人才。这种现象的出现在一定程度上使先进的信息技术无法为档案管理提供有效的服务，最终无法发挥其作用和价值。随着现代管理技术的不断渗透和应用，档案管理的内容不仅限于纸质档案资源，还包括电子形式的档案和其他新的载体形式。档案管理相关人员必须充分掌握本专业的知识内容，并在其他领域学习专业知识。

三、现阶段如何做好档案管理工作

（一）大力开展信息化建设

在现阶段，要提高档案管理的效率，必须加强档案管理的信息化建设，使档案管理的实施更加信息化，突出信息技术的作用。一是充分利用现代信息技术实现档案信息的自动处理，采用档案、文件等信息的综合管理模式，为档案信息的有效获取提供一定保障；二是利用多媒体技术实现整合资源，促进档案管理形成一个有机的整体，将档案管理向文字、语音等形式展示，丰富档案信息资源管理的表现形式，提高档案管理的效率；三是利用互联网技术实现档案管理中的远程信息交换，从而促进档案管理信息化，真正实现资源共享，最终为企业的发展打下良好的基础。

（二）建立健全档案信息安全保障体系

在信息时代，档案管理的基本内容是利用信息技术和计算机网络技术实现档案和数据的存取和管理，保证档案信息的安全性和可靠性。为了有效避免计算机网络应用过程中的网络攻击，需要建立和完善档案信息安全保障体系，主要包括档案信息的存储安全和档案信息的应用安全两部分。此外，随着信息技术的飞速发展，信息竞争日趋激烈，在某种程度上，这对信息安全发出了警报。因此，可以采取身份认证、密钥管理等安全措施来提高信息系统的安全性。。

（三）重视档案管理的规范化

要实现档案管理的规范化，首先必须完善档案管理制度，建立反映合理性和科学性的规章制度，符合本单位特点和实际档案管理，以满足本单位档案管理的需要；为了防止档案管理工作中出现不规范、不相关、重复、复杂的混乱局面，在执行规章制度的过程中，必须奖罚分明，充分体现制度的权威性。档案工作的规范化是建立档案工作最佳秩序、实现最佳经济效益和社会效益的保证。在制定档案标准的过程中，应当加强和完善档案的职能，借鉴有关的科学知识，丰富和发展档案管理，使其职能更加适应企业单位的信息需要。

（四）加大档案工作人员培训

作为档案管理的主体，档案管理人员的专业水平和综合素质水平直接影响着档案管理的效率。因此，企业单位应想方设法做好员工培训工作，不断提高工作人员的素质。在档案管理人员培训过程中，要使档案管理人员认识到自己工作的重要性，对自己的工作职责有更清晰、清晰的认识，对档案管理有更专业、科学、深入的认识，树立正确的档案态度。同时，还必须对档案管理人员进行专业培训，使档案管理人员的素质水平与社会发展相适应，不断提高档案管理的效率。

四、结束语

在现阶段，互联网和信息化趋势哪个行业都无法避免。因此，企业单位要正确认识到现阶段档案管理面临的机遇与挑战，抓住机遇，实现互联网与档案管理的有效结合，提高档案管理的质量和效率，促进企业单位的持续发展。

【参考文献】

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