浅谈固定资产投资项目的档案伴生管理

/北京精密机电控制设备研究所

档案是指人们在各项社会活动中形成的各种形式的具有保存价值的原始记录，是促进各项事业科学发展的重要依据，档案工作是重要的基础性工作。而军工固定资产投资项目是指军工单位为了完成国防科研生产任务而进行的设备设施新增购置、改建、改造行为。军工固定资产投资项目的档案管理是对项目在建设管理过程中产生的各种形式的文件管理，也是项目管理的重要组成部分。项目档案主要包括前期的申报批复文件，中期实施阶段的业务及财务记录，以及项目环保、安全、卫生、消防、审计等验收文件，它们都是项目档案作为验收的依据。

“十三五”以来，中共中央办公厅、国务院办公厅下发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，国家档案局下发了《全国档案工作“十三五”发展规划》，对档案的规范化、精细化管理提出了更高要求，为未来档案工作机制体系建设指明了方向，对文件归档、档案整理及验收等提出具体要求。如何加强军工固定资产投资项目的档案管理，做好项目全生命周期的档案伴生管理，将是未来项目档案管理的途径及趋势。

一、项目档案管理的范围及重要性

1.军工投资项目档案的范围

军工固定资产投资项目的档案为项目管理所产生的档案，根据档案性质可以分为项目前后期的综合档案，具体工艺设备、工程软件的实施档案，以及建安工程档案，除了这些实际业务发生的档案之外，与之相应发生的合同、协议，甚至财务往来借款、报销等凭证，都是重要的档案文件。根据项目建设的周期划分，档案可以分为前期的申请、备案和批复文件，项目建设过程中的记录档案，以及项目后期的验收及评价档案。

其中，项目综合前期档案包括项目各个阶段的申请文件、报告，以及国家行政机关或上级主管部门的批复文件。主要有项目建议书、可行性研究报告、初步设计报告和上行请示文件，同时也包括所有对应的国防科技工业局或中国航天科技集团有限公司批复文件。在具体项目建设过程中可能还涉及到项目各个阶段的调整，因此而产生的调整报告、申请、批复等也需要同步归档。此外，如果项目有国有资金拨款，每年度下发的投资计划也为项目档案的重要组成部分，需要及时整理并归档。项目实施阶段各次评估、检查、评审会议的专家意见、评审结论等都是后期验收的依据，需要悉数整理归档。项目后期档案并非仅指项目建设后期的验收文件记录，同样包括项目前期的环保、安全、职业卫生等满足“同时设计、同时施工、同时投产使用”的手续文件。

项目具体工艺设备、工程软件的档案文件包括工艺设备、工程软件的调研报告、选型报告、任务书等。在完成设备调研后，非标设备需要确认或评审设备的技术方案；在设备完工后，同样需要留存设备的预验收文件、设备终验收报告，根据实际情况还需要留存可能有设备承制单位的研制总结报告、设备检测大纲、调试记录、培训记录、设备履历等信息文件，非标集成的设备还需要归档易损件清单、外购件合格证等。涉及软件的可以留存档案包括软件需求分析、软件设计、软件实现、软件测试、软件验收等过程文件，以及源代码光盘文件。涉及进口业务的需要包括外贸合同、银行购汇水单、设备装箱单、运输单、原产地证明、质量证明、形式发票，现场安装后的精度检测等文件。如有办理免税，还需要海关出具的征免税证明，如果工艺设备为高精尖设备，现场开箱还需要做检验检疫商检报告。涉及招投标业务的，招投标手续产生的一切文件，包括建设单位的招标文件、招标公司资质、招标委托协议、投标文件、评标报告、（非）中标通知书，以及招标公司在各个阶段的公示公告文件都需要归档留存，如未能一次完成招标工作或进行直接采购的，还需要留存在招标主管部门办理的备案文件。

项目涉及建安工程的同样有许多档案文件，前期有备案及立项文件，项目选址意见书及相关材料，项目设计和水文地质勘察文件。在设计阶段，则有各个专业的总图、水、电、气、暖、结构、工艺等施工图，施工图进行的强制审查记录。涉及政府部门报批的手续主要有环保、消防、人防、安全设施、职业卫生等，以及规划意见书、规划许可证、施工许可证、施工计划、质量监督备案。在项目正式开工建设之后，则有施工方、监理方以及建设单位对于项目各个阶段的验收和记录，这些工程记录文件对工程最后的竣工审计具有重要作用。在完成基坑、正负零、结构封顶、室内装修、室外工程各个阶段节点验收后，最后完成设计、施工、监理、建设单位的四方验收。建安工程的工作比工艺设备的实施更为复杂细致，报批手续具有很强的先后连续性，往往某一项工作的滞后将导致整个项目建设拖期，验收阶段也是如此，要力求做到完整、准确。在工程财务结算审计之后，还涉及项目的财务分摊工作，所有这些都是建安工程必不可少的档案文件。

2.档案管理的重要性

管理档案文件是项目档案验收和竣工验收的前提，更是项目建设质量的保证。项目建设的前期批复文件所包含的建设目标、建设内容、建设周期等需要贯彻整个项目建设过程，根据项目实际建设情况，可以在可行性研究、初步设计各个阶段中进行适度调整，军工技术改进投资项目各个阶段的调整范围、各主管部门的调整权限都有完善的管理办法进行限定。这些项目的批复文件是项目建设的指导性文件，项目建设目标、工艺设备具体技术指标以及工程设计的标准都需要在建设过程中得以实现，同样完备的政府部门备案和批复也是项目合法合规建设的前提。

建设过程中的档案记录文件也十分重要，这些文件是后期检查验收的依据，也是发生财务付款往来的凭据。如项目中工艺设备的归档文件是项目建设内容的基础，通过在工艺设备实施的不同阶段严格掌控和执行研制进度、技术指标，以此来保证设备完成的进度和质量，设备完成后随机归档的文件也对设备未来使用起到规范和指导作用。涉及招投标、进出口等环节的工艺设备相关的档案文件是设备合规购置的前提，进出口设备也有相关的凭据，在海关监管期内的设备可能还需要定期接受当地海关的稽查，如有设备的搬迁和调整也要报备海关部门。建安工程的过程档案则更加重要，前期报审文件是最不可或缺的。而施工方根据施工图纸进行的施工工作不一而足，许多前期预算和设计事无巨细，无法做到万分精确，这时原来的现场记录确认文件成为关键。

项目的单项验收包括“三同时”验收、财务决算审计、档案验收、竣工验收等，每项验收都需要编制相应的报告并召开相关部门的验收会议，部分验收工作还需要政府部门的审批手续，只有所有的档案文件齐全，才是项目顺利验收的前提。

航天档案馆对基建技术改进项目的档案验收提出了完整、准确、系统、有效的要求，档案的完整性要求其不能有缺项，准确性要求其达到一定的标准，系统性主要体现在档案之间的时序关系是否合理，有效性则是从文件的规范性和对项目的指导性进行考虑。

二、项目全生命周期档案管理体系构建

项目档案管理需要建立项目全生命周期的档案伴生管理观念和体系，在项目建设各个阶段，要实时跟踪进度和进行档案归档。通过档案与项目建设全生命周期的伴生管理、档案与设备全生命周期的伴生管理，实时获取项目信息，为项目建设阶段和建成后的维护管理提供信息基础。

1.项目综合档案管理

项目综合档案管理的范围主要有建议书、可行性研究、初步设计各个阶段的文件档案，其主要的综合档案归档及控制节点总结如图1所示。

图1 固定资产投资项目档案管理控制图

项目综合档案的管理要求完整并具系统性，前期项目管理的疏漏将会导致档案的缺项，一些地方国防科技工业办公室的项目招标备案、2家开标或直接采购备案错过了规定的期限便无法弥补，最终会在项目审计阶段暴露问题。重要档案在图1中所示的一些关键节点可以控制，还有可能发生的综合档案文件有项目提前启动实施上报科工局的备案文件，为了办理免税交付海关的项目确认书、项目的各种中期检查资料。

2.工艺设备档案管理

工艺设备或工程软件的投资购置是军工固定资产投资项目建设最核心的内容。一些工程项目型号的研制、技术开发都需要通过基础能力和设备设施的革新来实现，设备投资的档案要力求准确有效。虽然相关部门或办法对此有一些通用的规定，建设单位也可以根据实际情况进行适当调整。一般工艺设备的档案文件的控制节点整理如图2所示。

根据设备的不同性质，如软件和硬件、非标研制和标准货架产品，其归档文件会有较大差别。各节点档案文件的控制是项目建设质量和进度的保障，复杂的非标工艺设备，项目管理人员需要在进度上关注之外，还需要把控各个阶段的质量，力求做到各环节无出入，实施工作要做到任务书与选型调研一致，技术方案与任务书一致，合同协议与技术方案一致，最终验收与合同协议一致。通过档案文件一致性的确认，做到环环相扣。

3.建筑安装工程档案管理

建筑安装工程或设施是军工固定资产投资项目的重要内容，申报手续更加注重完整性和连贯性。笔者梳理主要的报批手续及档案控制点，如图3所示。

图2 工艺设备及工程软件投资档案管理控制图

图3 建筑安装工程项目档案管理控制图

建筑安装工程的报批手续文件多与政府部门相关，如果是民用产业的投资项目，立项阶段还需要通过发展改革部门的审批，其余的部门为地方规划委、建设厅、人防办、绿化局、消防局、质监局等。各个报建流程和资料准备存在相互的制约和交错关系，特殊环节还包括中央和军队在京项目施工计划申报，涉密工程需办理城市建设档案备案。在施工开始后，建设单位需要对建设施工负责，准备建设期间全部勘察、设计、施工以及其他综合性的图纸资料，组织项目验收前的各项准备及验收申请工作。

4.电子文件及档案的管理

随着互联网科技发展和信息化建设投入，越来越多的档案文件变成了数字化资料，已有的档案文件一定程度上也将逐步被数字化档案替代，目前航天系统内OA系统已经实现了请示和批复红头文件的电子化流转及归档。“十三五”期间，国家各部门都将加快推进传统载体档案数字化，实现存储的数字化和利用的网络化。

电子档案带来的利益是显而易见的，存储将不再依赖于档案室的规模，后期查阅也将变得更为简便，如目前的工业网在实现信息化管理后，档案的同步伴生管理将能够真正贯彻到项目的全生命周期和设备的全生命周期。通过工业网的互联，企业可以获取新增资产、存量资产的信息，以及具体单独设备的状况信息，为后期生产维护，生产派工提供手段，有效提高项目的投资效益。

固定资产投资项目全生命周期的档案伴生管理将是未来军工企业项目档案管理的趋势，这是项目合理规范建设的必要，也是企业真正实现工业4.0、智能制造的技术途径。未来的军工固定资产投资项目将更多地追求效益和实现体系化，而电子化的档案是建立信息数据库的前提。企业和社会要不断挖掘档案的价值，真正把“死档案”变成“活信息”、把“档案库”变成“思想库”，为推动经济社会科学发展、维护国家安全和社会稳定提供保障。