基于管理职能角度的高职行政管理工作摭探

戴丽琼

本文首先分析了高职院校行政管理工作面临的主要问题，其后提出了一系列基于管理职能角度提高高职院校行政管理工作水平的策略。

一、高职院校行政管理工作面临的主要问题

（一）信息获取技术水平低

随着社会科学的不断发展，信息技术已经逐渐渗透到社会发展的各个阶段和环节中，人们获得信息的途径和渠道越来越多，如何在众多的信息数据中提取出有效信息已经是当前人们面临的主要问题。根据相关的调查研究我们可以看出，当前我国大多数高职院校并没有对现有的数据信息进行充分有效的运用，也没有对所获得的信息数据进行科学合理的分析，无法从中获取高质量的有效信息，在实际管理过程中大多是依靠自身的经验。尤其是于他人进行沟通交流和办公时，仍然采用的是传统的电话、面对面等形式，基本没有实现办公自动化。

（二）决策的合理性和科學性不足

高职院校在长期的发展过程中由于受到多方因素的影响和限制，没有形成独立高效的决策自主权。尤其是传统教学组织结构、管理机制、信息的准确性、管理层综合能力及管理风格等等都会在一定程度上直接影响决策的合理性。高职院校的相关领导者和管理者无法根据反馈得到的信息数据进行全面系统的分析，也无法在院校每部形成科学高效的管理决策，无法推动高职院校的创新发展和特色化建设。

（三）缺乏对工作的整体计划能力

从一定意义上来讲，对工作的整体计划和完善为管理工作的贯彻执行奠定了良好的基础。但是根据相关的实践调查研究我们可以看出，当前大多数高职院校相关管理者缺乏一定的计划能力，尤其是一些中层干部，很少有人可以制定出切实可行、科学合理的工作计划，不知道自己的工作内容，不明确工作时间、工作地点，不了解工作目标，也不知道如何科学安排人才，高效开展工作，导致很多工作内容搁置，没有系统的计划安排，要依靠上级领导的催促，才能进行工作的落实。

二、基于管理职能角度提高高职院校行政管理工作水平的策略

（一）增加信息获取渠道，加快信息化建设

一方面，高职相关行政管理部门应当加强对部门内部数据的搜集整理，从海量的数据中挑选出有效信息并进行整合，以便领导进行决策参考。例如，行政部门可以建立起健全的专业数据库。比如人事系统可以建立起相关的师资力量，培训等基本数据库，学工系统则可以建立起学生的基本数据库，教育系统则应当建立健全的课程信息，学生成绩整合等数据库。不同的数据库应当负责不同的内容，彼此之间相互独立，但却有着一定的联系，能够在高职院校中形成统一完善的信息平台。从一定意义上实现信息资源的共享，有效解决信息不畅导致的工作重复等问题;另一方面，相关管理人员应当充分运用现代信息技术和多媒体技术，对管理工作的方式方法进行改革创新，充分开展办公自动化，有效提高行政管理的工作质量和工作效率，从而营造出良好和谐高效的工作环境和工作作风。

（二）引导教职员工主动参与其中

近年来，我国大多数高职院校已经提出了去行政化的理念，越来越多的院校注重自身自主决策权的获得和行使。要作出正确高效的决策，不仅仅应当拓宽信息的获取渠道，高职院校还应当引导所有教职员工积极参与其中，提出切实可行的建议和意见，从而提高决策的合理性和科学性。具体而言，高职院校可以利用教职工代表大会、调研等等相关的工作机会，倾听基层教师的意见，采用由下而上的决策方式，对管理工作进行完善，也有利于后期决策工作的贯彻落实。

（三）制定出完善科学的工作计划并贯彻落实

计划应当是工作开展的前提和基础，在进行高职院校行政管理时，相关领导者和决策者应当针对工作内容进行明确的计划分配，使自身及其他相关工作人员明确工作目标和工作内容，找到工作的推动力，合理分配人员，采用科学、高效、创新的技术手段和方式方法进行计划的落实。具体而言，只有将计划进行不断的分解落实才能将目标任务进行细化，对相关的决策内容以及领导意愿进行明确系统的理解。

（四）创新教学组织结构

一方面，高职院校应当明确为师生服务的基本原则，对教学组织结构进行科学合理的设计和创新。根据院校的部门设置、岗位要求，科学合理调整部门内容，明确岗位职责，精兵简政，使高职院校行政管理工作逐渐精简高效;另一方面，加强人力资源管理。例如在进行人才的招聘时，相关领导应当摒弃传统的考评方式，结合企业对人才的招聘形势，对其专业知识和综合能力进行全面考察，有针对性的引入无领导小组讨论，情景模拟等等相关的面试方法，深入考察人才的内在品德。

三、结语

综上所述，高职院校相关管理者应当增加信息获取渠道，加快信息化建设，引导教职员工主动参与其中，制定出完善科学的工作计划并贯彻落实，创新教学组织结构。（作者单位：广东南方职业学院）