加强档案管理人员素质教育的方法探究

齐清华

吕梁市城市管理服务中心 山西 吕梁 033000

随着时代的发展,人们对档案有了新的认识,并开始重视档案管理工作,也对档案管理人员的工作能力提出新的要求,档案管理人员要具备专业工作技能和专业知识,工作责任心强,有效掌握档案的利用需求,能够高效率、高质量的完成档案管理工作。而且电子档案正在不断应用,也使档案管理工作与原来相比有一些不同,因此档案管理人员也需要不断学习新的知识和技能,以便能更好的做好档案管理工作,并有效实现档案管理的信息化。

一、档案管理人员在档案管理工作中存在的问题

因为部分事业单位内部并不重视档案管理工作,造成在管理制度上存在缺失,而且也没有解决问题的相关依据,也就意味着在档案管理工作中出现问题后并不能及时进行解决[1]。在这种情况下,一些相关工作人员存在如下问题：

第一,档案管理人员自身并不能很好的认识档案管理工作,对工作也没有足够的重视,应付工作的事情时有发生。

第二,档案管理人员自身的专业知识水平较低,工作能力也不高,在档案建设方面存在理解偏差。在档案建设的过程中,对档案整理和调研的实际需求有所忽视,只重视档案建设的数量,大大降低档案的使用价值。

由此看出档案管理工作人员必须具备专业的档案管理知识,对工作有极强的责任心,并具有专业的档案管理水平。尤其随着社会的发展,档案管理的数量越来越大,档案类型也有所增加,因此要对档案进行分类管理,适应当前档案的发展的需要,并努力做好档案管理工作。

二、加强档案管理人员素质教育的方法

(一)完善基本业务技能。档案管理人员在工作中必须具备专业的业务技能,才能做好档案管理工作。首先在工作中不断强化自己的基础操作技能,在对档案文书、档案目录等进行整理时,不断学习和强化自己的动作技能；然后在管理技能方面,档案管理人员必须具备熟练运用档案管理流程、技术以及相关知识去完成档案管理工作任务的能力,因此档案管理人员要与时俱进,不断学习最新的档案管理知识和方法,在对档案室、档案设备及文件等进行日常管理工作时,运用多媒体等技术对其进行系统化管理,使档案管理工作更加科学合理。

(二)加强培训,提升专业知识水平。档案管理工作随着时代的进步也在及时创新和完善自己的管理工作,而作为档案管理人员录用入职后,也要不断的学习新的工作方式,并及时补充新的专业技能,提升自己的综合素质。因此,在工作中要加强档案管理人员的专业知识、工作技能等方面的培训,建立完善的培训机制,提高档案管理人员的综合素质[2]。在培训的过程中,及时对档案管理人员的工作情况进行分析和总结,针对这一阶段在工作中遇到的问题和不足之处进行有针对性的培训,提出具体的解决办法,进而整体提升档案管理人员的综合能力。

(三)提高信息技术的应用水平。随着信息技术的不断发展,信息技术也与我们的生活越来越密切,我们也可以把信息技术应用到档案管中,改变原来的档案管理工作的方式,这样才能提高档案管理工作效率。如今传统的档案管理方法已经不能满足当前电子档案管理工作的需求,现代科技已经取代了纸质办公,无纸化办公已成必然。因此档案管理人员要及时提高自己的信息技术应用水平,熟练掌握计算机和其他信息设备的操作和应用技能,同时也要熟练掌握电子档案管理系统,完善电子档案的日常维护和管理工作。

(四)健全奖惩机制。在工作中,健全的奖惩机制能够激励和鞭策员工,调动员工的工作积极性。在档案管理工作中,员工能够较好的完成工作,并能够对突发事件及时进行解决,对这样的员工要进行奖励,而工作表现不好、制造工作问题的员工要予以相应的惩罚。虽然奖惩机制能够激励员工更加努力地工作,但在档案管理工作中建立的奖惩机制并不能完全让员工信服,机制的可行性较差,实施起来较困难,这样的奖惩机制在部门中已经形同虚设,并没有发挥它真正的作用。因此,档案管理部门在建立奖惩机制时,要积极听取部门内员工的意见,根据员工期望建立健全的奖惩机制,促使奖惩机制的有效落实,进而提升员工的整体工作态度,提高档案管理人员的工作质量。

(五)建立人员综合素质培养计划。档案管理工作需要具备专业技能的人才,因此,制定综合素质人才培养计划是当务之急。在对员工的定期培训中,将综合素质培养计划纳入其中,对员工进行包括专业技能、职业素养、工作责任心等在内的综合素质培训,同时也要加强信息技术应用方面的培训,培养员工操作办公软件的技能,并针对各种工作需求及时收集和解决,员工对工作要有较强的敬业精神,这样就能更好的为档案管理工作提供更好的服务,促进企业和社会的良好发展。

(六)加强监督。档案管理人员的工作能力以及综合素质等随着培训学习正在不断完善,但仅仅依靠员工培训来完善档案管理工作是远远不够的,因此在档案管理部门要建立监督小组,对档案管理人员的工作进行全面监督,并对员工的工作效率、工作态度、业务水平等进行考评。另外,光靠内部监督还不够全面,还要接受人民群众和上级的外部监督,在档案管理工作中,档案管理人员的工作会受到上级的随机抽查,同时也要接受人民群众的投诉和建议,及时改进自己在工作中的不足之处。

结束语

综上所述,现代档案管理工作对档案管理人员提出新的工作要求,档案管理人员要不断提升自己的专业技能、工作能力、职业素质等,并通过系统的培训提升自己的信息技术应用水平和综合素质,同时接受内外部监督,进而提升自己的综合素质和服务价值。