基于大数据时代高校学生档案管理的研究

曹燕红

【摘要】高校学生档案是高校档案信息的重要组成部分，传统的纸质档案管理模式属于被动的“供给导向”，根本无法满足用户随时随机的档案利用服务。大数据时代，档案利用服务转变为主动的“需求导向”。文章通过对当代大学生档案现状的分析，提出了构建高校学生档案大数据管理体系，建立数据之间的相互关联，以求改善学生档案管理方式、方法，满足学生档案利用需求，提高学生档案的整体服务质量和水平。

【关键词】大数据;高校;学生档案;档案管理

随着信息技术和信息观念的不断演变和更新，中国进入了互联网新时代，“互联网+档案”的结合已成为必然趋势和现实可能。大学生档案是高校档案信息的重要组成部分，传统纸质档案管理模式不仅查阅程序复杂、工作量大、费时费力，服务效率低;而且由于没有挖掘出学生档案资源的核心信息，其数据价值密度小、准确性低，服务效果差，根本无法满足用户随时随机的档案利用。

在大数据时代，如何利用大数据分析来构建学生档案信息资源进行整合、量化、聚类、相关性分析，建立数据之间的相互关联，将“死档案”变成“活信息”，为用户提供个性化服务，这是高校学生档案工作者面临的一大挑战。

一、大学生档案现状分析

（一）高校师生档案管理意识薄弱。目前，高校师生档案管理意识相对薄弱。大多数老师和学生认为档案不是那么重要。许多师生对档案的产生、保存和利用不够重视。他们认为档案管理不需要他们自己参与。师生活动原始记录是档案管理的重要文件，它具有权威性，一旦不及时保存或损坏，就无法再生和恢复。

（二）学生档案管理停留在纸质档案管理层面。对绝大部分高校而言，学生档案管理仍然停留在纸质档案管理层面，人工管理依旧占据主导，查阅程序复杂、费时费力，服务效率低，根本无法满足用户随时随机需求。

（三）纸质档案中存储的信息量不足。在传统的大学生档案管理中，大学生档案的记录只是学生的日常表现，如学习经历、学业成绩、政治表现、奖惩等，随着社会对复合型人才需求的增加，很难满足市场需求，仅仅从学生学习成绩和政治表现等方面来考察已经难以满足市场要求。

（四）数据更新慢。传统的学生档案资料统计工作主要局限于档案总数、男女学生比例、各省招生情况的粗略收集，更新周期较长。一般来说，每学年只完成一次，数据形式是单一和静态的。它只是一个简单的结构化数据，具有明显的滞后性和不完整性，不能及时掌握学生档案的动态信息，不能为学生的个人评价和管理分析提供可靠依据。

（五）学生档案管理的设施不完善。学生档案管理的设备较为简陋，档案室防火、防盗、防潮保护措施不完善，当档案存放时间过长时，导致档案记录字体的模糊不清、档案丢失、档案归档错误等事故发生。

二、构建完善的学生档案大数据管理体系

大数据档案管理系统是支持大数据档案管理的第一要素。相关系统设计人员必须结合档案管理的需要和大数据技术的优势，把握好档案设计的基本原则，简化高校学生档案管理工作流程，降低管理工作的难度，进而提升高校学生档案管理工作的效率。

（一）大学生档案设计原则。随着“以学生为本”理念逐渐成为高校教育工作的根本出发点，对学生收集相关材料建档，必然要满足一定原则，才能更好地了解大学生的综合状态，才能更好地保证档案的育人功能，为学生健康成长成才保驾护航。1.客观性原则。收集的档案材料要实事求是地反映學生基本情况。在入学之初依据客观原则，完成对学生家庭情况调查取证。特别是贫困生档案，因为现在国家对贫困生资助较大，所以在设计贫困生档案时，要客观公正地反映学生家庭的经济困难情况，学生在填报信息时要求学生上传一些贫困证明材料，材料可以是生源地民政部门出具相关证明，这也为日后使用资助资源和有效开展贫困生思想教育提供依据。2.个性化原则。建立学生档案要充分体现学生成长背景、个性特征、家乡风俗习惯等个性差异化特点，遵循个性化原则，建立有利于在学校开展思想政治教育的学生档案，利于有针对性地开展思想政治教育。3.系统化原则。建立完善的学生档案是一个系统的过程，需要单位在人力物力上给予支持，有计划地逐步建立。档案不仅要反映学生家庭情况（家庭人口数 、家庭收入、父母职业等）、学习生活状况、心理状况、人际关系等方面的变化，而且要形成对每个学生的全面、系统的评价，为帮助学生健康成长提供重要参考。4.隐私原则。学生档案的一部分内容是学生不愿意被别人知道的，涉及个人隐私。正是因为他们相信学校和教师，才允许部分内容列入档案。建立学生档案的主要目的是帮助学生健康成长。因此，在学生档案的建立、管理、使用和毕业后学生档案的处置等不同阶段，都应特别注意隐私性的学生档案的内容，并应遵循这一原则。

（二）大学生档案信息的收集应多元化。如今，大数据技术可以应用到更多的领域，档案管理也不例外，存档数据化是一种必然的趋势。它扩大了数据收集的范围，全面覆盖了学生的信息，不再局限于传统的档案信息、学习卡、成绩单、基本信息登记表、获奖证书等，档案还可以收集学生的个性、爱好、特长和心理评估报告等，建立学生动态档案，学生档案管理人员认真筛选和严格审核采集的数据信息，建立多维度的信息采集框架，全面搜集与学生成长和发展密切相关的信息，档案要保证精细化和精确化。

（三）大学生档案存储数据库系统构建。学生档案存储数据库系统的建设是一项非常专业、工作量大的工作，数据库系统应考虑学生档案具有收集范围大、种类多、保存期不同、流动性强、利用率高等特点。学生档案存储数据库系统主要来源于：高校招生信息;教育行政部门生成的学生身份信息;在校期间学生管理部门生成的学生相关信息。学生档案管理中的主要信息，如招生部门生成的学生入学信息、教育行政部门及相关院校生成的学生成绩信息、学位信息，学生工作生成的学生奖惩信息等在学生档案管理中发挥着重要作用。对档案流通的各个环节进行数据采集，建立管理系统和学生信息数据共享平台，在系统中构建数字档案柜，能够根据高校管理人员工作或学生用户查阅的需要，实现档案信息资源的校内共享，保证与高校其它数据信息系统的无缝对接。通过开发这一系列的信息，使之能够快速、高效地进行学生信息的查询、检索、统计和分析，实现档案业务办理及管理的数字化、自动化、智能化和高效化。我们认为，学生档案至少要有以下设置：（1）学生个人档案;（2）思想教育;（3）学生管理;（4）学生身份管理;（5）学生活动;（6）学生就业信息管理;（7）奖罚信息等等。以“就业信息管理模块”为例：就业信息管理主要包括就业信息登记、就业信息修改、就业信息删除、就业信息查询操作。合理设置二级学生档案是档案信息化和档案收集整理的前提和基础。在档案信息管理领域，二级分类相当于建立学生档案管理系统的各种功能模块。从高校学生档案、学生日常管理、学生成绩、奖励、就业、工作、生活等方面形成了综合管理模式。如果系统支持广域网条件下的系统管理办公模式，则可以减少档案管理者手工纸管理，不仅为学校管理提供了直观的数据参考，而且为学校提高工作效率、开展教学改革和创新提供了科学的参考。

（四）提升档案管理人员的大数据应用能力。从现实的角度来讲，高校学生档案管理工作人员是高校学生档案管理工作的第一执行者，其大数据应用能力，在一定程度上直接决定着大数据技术能否在高校学生档案管理工作当中发挥出应有的作用。只有在高素质高水平且具有较强大数据应用能力的管理人员支持下，才能够保证大数据技术能够在高校档案管理工作当中发挥出应有的作用，进而提升其管理质量以及管理效率。为此，相关的管理人员必须要准确有效地认知到管理人员大数据应用能力的提升对于学生档案管理水平提升的重要性，并在这种意识的引导下，积极引导每一位管理人员都能够参与到培训活动当中，进而保证该种培训机制能够发挥出应有的作用。

三、大学生档案实行信息化管理的意义

（一）有利于促进大学生就业 ，树立正确的职业选择和就业观。学生档案体现了大学生的综合能力、人格特征、思想变化、心理素质、成长过程和家庭背景，为学生在就业工作中从个性出发，进行有针对性的个性化指导提供了便利条件，有助于学生在就业工作中更好地发挥作用，树立正确的职业选择和就业观。学生档案可以潜移默化地发挥学生思想的保护和引导作用，帮助学生正确分析问题，减轻压力。通过学生档案大数据平台，学校可以有计划地与学生家长沟通，本着以学生为中心的理念，促进家庭学校合作的形成，帮助学生树立正确的就业观，帮助学生完成就业。

（二）有利于了解大学生的心理健康状况，指导大学生的心理健康问题，使其身心健康发展。大学生是心理健康问题的高危群体。大学生心理疾病已成为高校常见病和多发病。如果一些心理问题不能及时有效地解决，不仅会影响学生的身心健康和正常的学习生活，还会使学生出现行为障碍或人格缺陷。这也会给学校培养高素质人才的工作带来困难。在新生入学时，对新生进行心理测评，根据测评结果，建立学生心理健康档案，及时开展危机干预，预防大学生心理障碍。

（三）有利于消除学生对档案的神秘感。使学生有权了解自己的档案，消除档案的神秘感，同时督促学生走好“人生轨迹”，充分发挥管理育人、服务育人”的作用，努力把“死档案”变为“活信息”，“档案库”变为“思想库”。

（四）为学校管理部门提供便利。为学生管理和用人部门决策提供可靠的信息，有助于学生档案的快速传递、相关目录的打印、档案信息检索和档案查询，提高学生档案管理的信息化程度和工作效率。

四、结语

综上所述，大数据时代的资源为高校学生档案管理的发展提供了广阔的空间，高校学生档案资源体系信息化，符合时代的内在要求，通过对学生档案数据进一步挖掘，提高学生档案利用效率 、增强档案服务效益，为高校发展提供驱动力。

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