《企业档案工作规范》解读

《企业档案工作规范》解读

第七章  企业档案工作业务建设

五、企业档案整理工作要求

7.5.6 档号可采用“[全宗号——]分类号（或项目代号或目录号）——案卷号（或件号或盘、盒、张号）”（[ ]表示可选）结构。

企业档案号的编写应采用“[全宗号]——类别号（或项目代号或目录号）——案卷号（或件号或盘、盒、张号）”结构。档号中左边为上位代码，右边为下位代码，连写时上、下位代码之间用“——”（短横）相隔。其中：

全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。如，河北省档案馆藏中原热河省第12号全宗，标识为“R012”。企业自行编制全宗号时，其全宗属性可以确定为法人单位的代字。全宗编号一般有几种：1.按全宗进馆先后顺序编号;2.按全宗的分类编号;3.按全宗的重要程度编号（这种方法慎用）。全宗编了代号以后类别号——是库藏档案类别的代码，应根据企业分类方案设定的类别号确定。类别号可包括项目号，项目号也是产品、课题、工程、设备等档案的代字或代号。

目录号是全宗内若干本案卷目录的顺序号。

案卷（件、盘、盒、张）号是案卷（件）或光盘、磁带、照片等排列的顺序（流水）号，案卷号大都采取一个组织机构（一个部门）的案卷每年编一个顺序号的办法，或者是整个企业一个年度全部案卷编一个顺序号。

页（张）号是案卷或以件为保管单位的文件内每页（张）的顺序号。不应有空号。

7.5.7 纸质档案应与对应的非纸质载体档案设立互见号。

互见号是反映同一内容其他载体档案保管单位的档号。

所谓互见号是指反映同一内容但另行保管的其他载体档案的档号。设立互见号的目的，是为了能够便捷地查找到反映同一内容的其他载体形式的档案。

互见号应注明在案卷或档案盒内备考表固定的位置。

7.5.8 按全宗、类别、保管期限编制档案目录。

企业档案案卷编目就是案卷整理归档后，在上架排列之前，依据排列好的案卷顺序对案卷系统登记的过程。档案目录是由揭示档案特征的条目汇集而成并按照一定次序编排的档案检索工具。

档案目录分为卷内目录和案卷目录，按全宗、类别、保管期限編制的是案卷目录。一个全宗内的档案，经过分类后，需要在每个类内将档案保管单位按相互之间的联系，确定前后次序，进行系统化排列。将系统排列的档案保管单位逐一编号登记，就形成了案卷目录。案卷目录实际上就是案卷的名册。

档案目录的作用：一是固定全宗内档案的分类体系和档案保管单位的排列顺序，最后完成档案整理工作：二是概括地介绍全宗内档案的内容和成分，是查找利用档案最基本的检索工具，也是编制其他检索工具的基础：三是档案登记的基本形式，也是统计和检查档案的重要依据。

1.企业档案目录的种类

企业常用的档案目录有：企业档案总目录、分类目录、底图目录等。

（1）企业档案总目录

企业档案总目录是按照立档单位内全部归档文件材料接收归档的先后顺序，以档案保管单位为对象进行登记著录而成的一种档案目录。其著录项目主要有：总登记号、年度顺序号、归档日期、档号、题名、归档部门、数量、保管期限、密级、备注等。企业档案总目录亦可称为企业档案总登记账，其作用是记录保存的企业档案数量，揭示不同档案的成分，以便于企业档案的日常管理。

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