大数据背景下高职院校档案管理问题与对策

摘 要：由于受到传统理念的束缚，高职院校在传统档案管理过程中并未正确认识到档案管理工作的重要意义，难以及时结合时代的发展需求更新管理理念。在管理工作中，主要是遵循档案数据收集与整理、分类保存、管理与维护等相关要求，根据档案的重要程度以及国家的相关要求进行保存。所以本文在此背景下分析探索大数据背景下高职院校档案管理存在的问题，并提出具体的档案管理对策，旨在进一步促进高职院校档案管理工作的多元化发展，切实提高高职院校档案管理水平。

关键词：大数据；高职院校；档案管理

大数据背景下档案管理，实现电子化方式能够进行永久保存，并且克服了纸质档案管理中存在的弊端，应用云备份等各类信息技术可以将档案上传至云服务平台上，通过远程操作能够有效避免档案的丢失与损坏。可以设置档案管理系统权限，根据用户的不同级别设置不同的管理权限，从而确保档案材料的安全性与保密性，也能够有效提高保存质量。所以本文基于此背景下分析探索大数据时代下档案管理模式变化以及高职院校档案管理存在的问题，并提出具体的完善对策。

1 大数据背景下档案管理模式变化

1）归档效率较高。分析高职院校传统的档案管理模式，不仅繁琐且管理效率较低，大部分是选用实施方式进行管理。在此过程中需要浪费大量的纸张，也势必增加了档案管理的人工成本，工作效率较低，容易存在较大的失误率。在此过程中，档案管理人员只需要在管理系统中输入相关信息，便能够进行档案的长时间保存与管理应用信息化技术进行管理，能够实现信息的高度分类和汇总，大大减少了工作量，提高了管理工作效率。

2）保存质量更好。由于传统的纸质档案管理方法主要是应用纸张进行档案记录纸质的档案抗风险能力较为薄弱，如果保存地点出现水灾或者是火灾情况，会产生难以挽回的损失，严重影响着档案的完整性。即便趋于正常时间下，由于纸张档案可能会存在氧化或者是自己模糊等各项问题，也无法保障档案的质量。

3）服务功能更强。分析传统的档案管理模式，主要是以规范化与标准化方向建设，可以将档案建设工作根据相关要求进行合理存档，有助于档案日后的查询与使用，但是却难以进行深层次的记录和分析，也无法为后期相关工作的开展提供极有价值的借鉴。基于大数据背景下档案管理模式发生了一定的变化，应用大数据技术可以深层次挖掘档案管理价值，有助于加强档案材料之间的关联性分析，提炼出对日后相关工作开展的可供参考的意见，也能够为档案管理人员提供检测依据，大大增强了服务功能。

2 大数据背景下高职院校档案管理问题

1）管理观念更新不及时。基于大数据背景下传统的教学档案管理理念受到了严重的影响，原有的管理方法无法满足当前的档案管理需求，现在的档案管理更加重视各系部的应用情况，旨在为师生提供多元化的档案管理服务。但是大部分高职院校档案管理人员以及管理领导并未正确认识到大数据背景下档案电子化与信息化管理的必要性与重要性，仍然停留在传统的重保存、轻利用的发展层面上。

2）管理人员综合能力待提高。高职院校的教学档案管理工作具有重要性与复杂性、保密性等众多要求，管理人员必须要具备计算机技术以及档案管理能力，所以档案管理人员的专业水平决定着档案管理工作效率。根据当前高职院校档案管理工作情况，能够看出档案管理人员大部分是由行政人员进行兼职负责，并没有聘请专业人员进行管理，这部分工作人员缺乏档案管理专业基础知识也难以有效应用计算机进行操作。虽然部分档案管理人员是专业出身，具有一定的综合能力，但是对于档案管理工作岗位的正确认识存在不足之处，盲目的认为教学档案管理并不是重要岗位，不适合个人的长期发展，通常会从事短暂时间后便会转岗，严重影响着档案管理工作的有效发展。

3）档案管理安全意识薄弱。分析传统的档案管理模式，主要是以纸质档案管理为主，必须要确保防水、防火、防盗，保障各方面内容便能够大致保障档案安全，纸质档案管理没有安全网络隐患。但是在互联网时代下，教学档案网络安全成为了关注的重点话题。由于信息化时代下高职院校的档案材料由纸质转变为电子形式。互联网信息良莠不齐，存在黑客攻击，病毒感染等众多问题具有一定的网络安全隐患，所以极容易导致电子档案数据存在丢失或者是损坏情况。由于当前部分档案管理人员缺乏网络安全维护意识难以及时做好预防与保护措施，无法设置档案员程云备份或者是防火墙设置等等，如果该措施难以贯彻落实可能会泄露档案内容。

3 大数据背景下高职院校档案管理应对策略

1）及时转变管理理念。基于大数据时代下信息化管理是檔案管理工作的必然趋势，所以必须要加强档案信息化硬件设备以及系统软件资金投入，有助于确保技术与设备及时更新。同时应当做好专业以及教研室的信息化，整理与归档工作教师应当从个人层面有效掌握档案信息化处理技术与方式，应用大数据等各项分析软件，获取档案材料的重要价值，能够促进课程教学的多元化发展，有助于推动高职院校档案管理标准化建设。

2）提升管理人员综合能力。高职院校档案管理人员应当采用内培外引的方式，通过引入专业化档案管理人才以及先进的网络信息技术，有效提高档案管理水平。在大数据背景下档案管理工作必须要求管理人员具有专业的计算机网络知识以及数据分析和挖掘技术，能够不断的更新管理理念。高职院校应当定期培养教学档案，管理人员参与档案管理工作培训，更新他们的专业水平以及综合素养，同时应当加强与兄弟院校以及国内外先进档案管理部门之间的交流与合作，能够积极吸取档案管理工作中的优秀经验以及良好做法，提高档案管理能力。

3）强化档案管理网络安全意识。基于大数据背景下高职院校档案管理，显示区域电子化发展趋势网络安全问题受到了社会各界的广泛重视，为了进一步确保高职院校档案管理工作的完整性与保密性，必须要加强网络安全的有效保护。所以高职院校必须要充分重视网络安全管理工作的重要意义，能够树立安全危机意识，能够保持警惕，有效避免安全问题的产生。并且要确保管理人员政治可靠，工作责任心较强，具有较高的工作热情，能够积极踊跃的学习，并掌握安全知识，顺应时代发展需求，以及对高职院校的方案管理系统设置，防火墙与局域网控制权限，安装杀毒软件，加强系统的升级。

4 结束语

结合上述内容，我们能够看出，基于大数据云计算背景下新型档案管理模式应运而生，档案管理要求应用计算机技术将纸质档案转变成电子文件形式，逐步减少了传统的纸质材料记录，档案存储形式逐步趋向于电子化与数字化、信息化。基于大数据背景下档案管理理念应当有传统的重保存、轻利用，转变为服务方向。高职院校应当构建现代化档案管理理念，充分宣传互联网背景下档案管理工作的必要意义，能够根据原有的档案信息进行数据的二次分析与挖掘，切实提高人才培养质量。

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作者简介

乔梁（1977-），男，湖北宜都人，本科，馆员，研究方向：档案管理。