“互联网+”时代背景下高校财务报销存在的问题及优化路径

陈园

摘 要：高校经费来源日益多元化，资金流量不断增大，给高校财务报销带来了极大的挑战。对“互联网+”时代背景下，对高校财务报销的现状尤其是网约投递式报销方式进行总结，结合报销流程分析存在的问题和原因，并提出优化高校财务报销路径的四点措施，分别是以“两专”（即专职人员和专题培训）为抓手，把好票据整理关;深度推进信息化，实现AI预审;重建审签流程，强化主体责任;构建业务分类报销机制，缩短审批、审核时间，提升网络报销效率等。

关键词：“互联网+”;高校财务报销;优化路径

中图分类号：G647.5        文献标志码：A      文章编号：1673-291X（2019）19-0130-03

随着我国高等教育事业的不断发展，国家对高等教育的投入持续增加。根据青塔统计的各高校官网公布的信息，2017年教育部直属高校年度决算总经费达到了3 677.6亿元，相比2016年增长12.14%。高校经费总量的不断增长，使得高校财务报销的工作量随之大幅增加。同时，为了适应社会形势的变化，财政部门也在不断出台新的管理制度，以规范核算日益庞大的经费规模。不断增加的资金流量和持续调整的财政政策都使得高校财务人员的工作压力越来越大，而财务人员的数量受编制、规模等限制不能同步增长，人员素质也参差不齐。为了解决传统的财务报销难的问题，近年来许多高校都在积极探索新的报销模式，包括排队取号报销、物流式报销、收单式报销和网上约单然后投递式报销等。其中，基于“互联网+”背景的网约投递式报销逐渐得到了很多高校的重视和应用，而且越来越多的高校已经选择这种报销方式作为改进和优化的方向。

一、“互联网+”背景下高校财务报销现状

2015年3月，李克强总理在政府工作报告中首次提出“互联网+”行动计划，标志着“互联网+”时代的到来。而“互联网+教育”的提出则为高校财务报销信息化的推进添加了新的推进剂，高校财务报销工作信息化得到了管理层的高度重视。同时，随着国家人才强国战略的深入推进，高校对服务教职工的质量、效率和精准要求也越来越高，财务报销作为支持学校事业发展的关键环节之一，首当其冲，提高服务质量、提升服务效率迫在眉睫。基于网络信息化平台建设的投递式报销则应运而生，逐渐得到了很多高校的青睐。

简单来说，网约投递式报销又被称为无等候报销，主要流程（如下图所示）。下图中的第一行是由教职工或报销经办人来完成，第二行由财务处和银行（结算中心）负责完成。整个流程清晰、简洁，相较于传统的报销模式，改革的关键环节有两个，一是网上预约，二是集中投递单据。

其优势主要体现在以下几个方面：

1.节约时间成本。教职工不用再到财务处现场进行抽号排队和等候，可以提前在网上预约、填报单据、择时投递，自主合理安排时间，极大地节约了教职工的报账时间，让教职工有更多的时间投入到教学科研等高校本体工作中去。

2.降低资金风险。实行网上系统预约报账后，与之相应的就是支付方式的调整。从以往的以现金支付为主调整成为以网银系统支付为主，极大地规避了现金风险，各环节全程可查，系统反馈及时，确保了资金的安全和可追踪。

3.提高服务质量。网报系统建立了短信告知平台，报销转账一旦完成，银行会自动通知教职工。如果报销单据有问题，财务人员也可以通过短信平台及时告知当事人。同时，教职工也可以通过网上平台查询单据的处理进展情况，了解报销近况。

4.优化资源分配。目前，大多数高校都是多校區办公，实行网约投递式报销以后，学校可以按需对财务人员进行集中整合、统一调配，改变以前分散办公，浪费人力资源的情况。

5.实现精准管理。“互联网+”时代已经来临，可以通过网络大数据提升财务信息整理、汇总的便捷性和可利用性，便于财务管理部门监管，及时发现问题、解决问题，防患于未然。

虽然“互联网+”背景下的网约投递式报销在高校中得到了迅速的推广，相较于传统财务报销，具有明显的优势和广阔的发展前景，但是由于教职工观念更新不够、信息化推进不足、投递式网报流程本身存在瓶颈等原因，大多数高校并未彻底实施这种财务报销方法，而是采取网约投递式报销和现场排队取号报销相结合的形式，以取长补短，适应当前高校财务报销工作的实际情况。

二、“互联网+”背景下高校财务报销存在的问题及原因分析

随着“互联网+”背景下国家、省市和高校对财务信息化的高度重视和持续推进，报销困难的局面已经有所缓解，也得到了教职工和财务工作人员的一致肯定。但是，目前大多数高校的报销流程并未做根本性调整，瓶颈依然存在，同时出现了一些新的问题。从上页图中所展示的八步流程来看，问题大多出在第一步、第二步和第五步。主要问题与原因分析如下：

1.教职工对财务报销制度、报销要求的不了解使得单据填报不规范。目前高校设计的报销流程仍然坚持纸质单据审核，而报销经办人员大多是学校在职的教职工，甚至是在读的研究生，他们对学校的财务报销制度、报销要求和具体流程不了解不熟悉，不能规范地填报各类表单或提供完整的报销材料。同时，对于财务报销的一些原则，如“一事一报”“一类一报”等，也没有有效遵守，使得报销材料整理常常不符合规范要求，资料不全、贴票混乱等问题层出不穷。这给财务审核人员增加了很大的工作量和审核难度，同时使得财务报销的退单率居高不下，沟通反馈耗时，让教职工觉得报销一波三折，报销款项迟迟无法到账。

2.签字审批环节的低效和复杂使得报销耗时很长。目前高校财务制度规定，经费审批实行“财务一支笔”制度，也就是由职能部门或院系专门的负责人负责本单位的财务报销单审批，超过权限则需要分管校领导审批;对于教学科研等专项经费，除了项目负责人审批外，还需要到经费主管部门领导审批;金额超过一定范围的还需要财务处科长、处长，甚至分管财务的校领导审批。对于召开大型会议、出国（境）参会等，审批手续更加复杂。同时，由于负责审批的各级领导会议不断，业务繁忙，经办人常常不能及时获得单据的审批，这也是审批环节效率低下的最主要原因之一。

3.非面对面沟通的不便和误解使得报销效率和服务质量下降。实行网约投递式财务报销方式后，报销人员不用再到财务处排队等候，财务工作人员在审核过程中如果遇到不合规的报销材料时，主要是通过系统发送短信或者打电话与报销经办人进行联系沟通，解释其报销材料的不合规之处，比如报销材料不齐全、票据不合法、列支项目不合理，没有做到专款专用，经费额度超支、审批手续不全等问题。由于财务工作人员和报销人员之间的信息不对等，电话或短信沟通往往没有当面沟通效果好，容易误解，而且还需要报销人员到柜台取回退单，补全手续后重新预约，使得报销效率降低。同时，这使得财务工作人员耗费大量时间和精力对报销问题进行短信编辑发送、电话沟通反馈，报销经办人又来来回回取退单，重新走报销流程，双方都不满意，一定程度上也影响了服务质量。

除了以上关键环节的问题及原因外，还存在财务人员配备不够、会计职业技能不高、经费管理要求日益复杂化、信息系统维护升级不够等其他诸多原因，这里就不再一一赘述。

三、优化高校财务报销工作的几点思考

1.以“两专”为抓手，把好票据整理关。解决高校财务报销困难，要从源头抓起，把好票据整理关是关键。如果票据整理规范、单据填写准确、报销经费列支项目合规合理，那后面的报销流程也就会顺利推进。目前高校日常财务报销经办人员很广泛，包括教职工、在读学生以及与学校有资金往来的校外单位或个人，他们对学校财务制度的理解和掌握不尽相同，报销工作的第一步即整理票据过程中通常都会出现各种问题。如何解决这个问题呢？笔者建议以“两专”为抓手，即专職人员加专题培训。

一是在编制有限的情况下，通过多种形式聘请一批专职人员负责票据整理和初审工作。比如，有充足经费支撑的教学科研团队或资金流较大的二级单位，可以自行聘请专门负责财务工作的财务助理，学校可以在各二级单位设置专门的财务助理岗，由部分行政管理干部兼任或者外聘专业技术人员担任，经学校财务部门给予专题培训以后，由他们对本单位报销经办教工或者学生予以直接指导;有条件的高校，还可以依托本校的商学院或经济学院，成立以会计系或相关经管专业的学生为主体的财务报销工作小组或者协会，既能支持学校财务报销工作，同时也锻炼了学生自身，给予学生实习、实践的机会，达到管理育人的目的。

二是按人员、按业务、按形式进行分类培训，全面提升培训效果。针对财务信息沟通不够的问题，目前大多数学校已经建立了网络、微信平台等多渠道宣传机制，但在培训方面大多效果不尽人意。笔者认为，培训的效果不够良好主要是培训精准性、针对性还需要加强，可以按报销主体分类，针对不同的知识和理解层次进行培训;也可以按报销业务分类，讲解不同报销业务制度和流程，更加精准;还可以采取线上线下专题视频培训的形式，让报销人员遇到问题学习问题，需要什么学什么，提高培训效果。比如，笔者所在的陕西师范大学就在每一个二级单位聘请了至少1位行政管理干部兼任财务助理，财务处则定期汇总近一段时间经常性、反复出现的报销问题，对财务助理择时进行集中专题培训，并在年底对网报效率高、成果显著的财务助理予以奖励，效果明显。此外，学校在财务微信平台持续推出报账票据整理规范学习小视频、近期报销问题汇总整理提示信息等等，全方位尽最大努力服务于全校师生，避免手续不全、票据不合规，新政策不了解被反复退单等影响报账效率的问题。

2.深度推进信息化，实现AI预审。2015年，国家税务总局制定了《“互联网+税务”行动计划》，希望通过推动电子发票在电子商务及相关领域的应用，探索推进发票无纸化试点，降低发票使用和管理成本，逐步实现纸质发票到电子发票的变革。这说明改变传统纸质审核报销已经成为可能和未来发展的必然趋势。人工智能（Artificial Intelligence，简称AI）的快速发展，又为更深入推进“互联网+报销”模式提供了技术手段。因此，在目前的形势下，高校应该加强与高新技术企业的合作，依托高校自身的理论优势，深度推进信息化，实现AI预审。

简单来讲，AI预审就是在报销人员提供票据时计算机自动识别发票并比对信息、限额。只要高校财务部门将报销的关键条件、要求、额度等标准化信息在后台予以设置嵌入，AI就能通过最简单的图像识别和处理技术来完成单据的预审工作。随着算法的优化和算力的提升，再加上电子发票等数字化手段的普及，应用推广的时机已经成熟。这样不仅能够将财务人员从繁重无聊的发票审核比对中解放出来，大大节省人力成本，而且能够大幅提升整个报销流程效率，提升报销人员的满意度。

3.重建审签流程，强化主体责任。从2005年我国电子签名法颁布实施以来，很多领域都开始广泛使用电子签名，包括网上银行、实体银行、电子政务、电子合同的签署以及电信、银行营业厅等场所。随着“互联网+”时代的到来，高校财务管理信息化的不断深入推进，重建审批流程，实现网上经费审批签字成为可能。这样，经费审批人无论在什么地方，只要有网络，登录系统就可以完成签字审批手续，报销人员也不用来回找负责人签字，极大地提高了审批效率。

在这个过程中，要注意到高校财务工作与其他行政业务不一样，较为敏感。学校必须出台与之相应的、较为完备的财务报销制度和流程，给予经费审批负责人员更多的指导，建立系统跟踪监督机制，及时发现问题，并及时处理。

4.构建业务分类报销机制，提升效率。随着国家“放管服”精神进一步实施，高校办学自主权不断扩大，资金来源日趋多元化，逐渐形成了以国家财政拨款为主，其他学费收入、科研经费、对外办学收入、校办产业收入、社会捐赠等为一体的多渠道资金筹措形式。为规范各类经费管理，高校又出台了相应的管理办法、使用范围和要求等，使得经费使用标准多样化，给报销人员和财务工作人员都提出了更高的要求。为提升效率，可构建业务分类报销机制，分类设立报销窗口。

关于业务分类的标准，可以由各高校根据自身实际情况确定。比如，可以按财政部、教育部颁发的《高等学校财务制度》对高等学校支出类别进行分类，包括事业支出、经营支出、对附属单位补助支出、上缴上级支出、其他支出等;也可按照使用的经费来源分类，包括国拨经费、事业单位经费、科研项目经费、横向项目经费、社会捐赠等;也可以按照报销的具体业务类别进行整合分类。细分后的报销最大的有利之处在于减少财务工作人员对多种经费制度的记忆混乱，快速准确地完成审核报销工作，从而提升效率。

参考文献：

[1]  吴蕾蕾.基于“互联网+”大数据分析体系的高校财务服务升级研究[J].经济研究导刊，2018，（26）.

[2]  邱均成，何涛.基于“互联网+”的高校预约无等候报账体系探析[J].教育财会研究，2017，（1）.

[3]  谢献.高校“报账难”的原因分析及对策研究——以S大学为例[J].教育财会研究，2016，（1）.

[4]  黄宏杰.浅谈高校财务“报销难”[J].财务管理，2015，（28）.

[责任编辑 吴明宇]