电子政务环境下政府档案管理模式

廖梅芳

[摘 要] 21世纪以来，信息技术发展迅速。信息技术运用在各个方面，改变了人们的生活方式。在信息发展的趋势下，网络环境是政府推行政务活动的良好平台，也加快了政府档案资源体制的构建步伐，政府档案的服务功能得到进一步的拓展，政府档案管理模式得到改变。文章就将通过政府档案管理的发展情况，分析其在电子政务环境下的模式。

[关键词] 电子政务 政府档案管理 模式研究

中图分类号：G271 文献标志码：A

伴随着信息技术的不断进步，政府档案管理工作的模式也逐渐现代化。电子政务管理方式逐渐发展，在促进政府工作的效率化同时也在完善档案管理的模式。

一、电子政务下的檔案管理工作的发展

信息化的发展过程与电子政务的发展历程基本相似，我国通过来自国外的引进、借鉴进一步认识电子政务的概念。

互联网技术发展的迅速，信息技术在政府公共管理中的运用，由此产生电子商务、电子政务等新的概念。电子政务环境给政府档案的管理提供了更加科学方便的途径，不再受传统的政府档案管理的局限，在时间上、空间上都有了改变，也改变了政府档案管理的模式。

二、电子政务环境下档案管理存在的问题

（一）电子文件归档在技术方面的缺陷

电子文件在多个系统之间流转，管理者收集和整理档案的难度很大。在《电子文件归档与管理规范》文件中提到，电子文件借助数字设备与环境形成，通过数码的形式保存在磁带、磁盘或者光盘中。不难看出电子文件的提取与设置需要数字设备的帮助。但是往往执行情况会出现问题，存储在电脑磁盘中的文件存在着保存不够完整，或者保存良好却不能进行有效的归档处理，那么就会有很大的可能出现信息的流出，造成人力和物力的浪费[1]。

（二）在管理方面电子文件归档存在不足

对档案进行管理会遇到两个问题，首先，档案管理的权限没有保障，负责进行档案管理的有两个部门，分别是业务部门和档案部门，电子档案存储在业务部门里，因此对于档案的管理权限业务部门比档案部门更大一些。其次就是，因为档案管理是两个部门来负责，万一发生问题，例如政府信息流失或者恶意篡改，那么责任的追究是一个难题。电子档案的管理如果不能分清职责就会造成信息的混乱，政府重要的档案信息有可能会泄露。

（三）档案管理的安全问题

现如今的电子档案管理的安全问题也是值得关注的。第一是技术的漏洞，电子档案的系统安全性影响着档案管理安全，如果系统出现漏洞，一旦有黑客攻击，或者病毒的入侵，系统和设备产生故障，都会增加电子档案管理的难度，造成信息的损坏和丢失。同时，网络一旦出现故障，保存的电子文件有很大的可能会瞬间消失从而造成政府重要文件的丢失。所以，电子政务环境下的政府档案管理需要更加安全有保障的环境。

（四）政府档案管理工作人员的能力参差不齐

电子文件的归档工作需要一定的计算机技术水平和完备的知识体系。但是，我国现在很多的档案管理人员的素质不达标，档案负责人专业技能水平参差不齐，他们大都缺少档案管理知识和计算机操作技能，政府档案的管理是容不得半点马虎的工作，缺乏高素质人才会影响信息的真实性和有效性，对政府的工作造成制约和阻碍[2]。

在政府管理工作中，也逐渐利用相关的电子技术更高效地完成工作，尤其在政府的档案管理工作上，档案管理是极耗费人力物力的工作。如何做好电子政务环境下政府的档案管理工作，有效保护电子政务系统中档案信息科学、规范，需要几个方面的共同改变。

三、解决电子政务环境下档案管理问题的措施

（一）完善电子政务档案管理制度

在电子政务环境下，政府档案管理的标准要进一步的提高，档案管理部门要能够充分认识到现阶段的档案管理发展情况，加强电子政务管理制度的建设，完善统一的档案管理体系。同时，了解相关的管理流程和工作内容，保证电子政务档案管理的科学性、规范性。管理部门还要对政府档案进行分类汇总，明确电子政务具有的重点和难点，将档案分门别类，制定统一的标准，给电子政务下的政府档案管理工作提供统一的判断标准。对于电子档案的真实性和完整性，可以运用相关的技术来解决[3]。

（二）完善电子政务档案管理技术

随着互联网技术的发展，在电子政务档案接收、判定、储存、运用等环节，管理者们要随时做好防范措施，提前做好充分的准备工作，有科学依据，有效地防范电脑黑客和病毒，防止人为破坏，造成数据的丢失等等。如果出现安全漏洞，那么就要及时修复管理软件，开启防火墙，强化防磁设备的完善与维护，有目的地升级管理档案服务器主机和数据库的硬件设施。将数据提前做好备份，以防万一，完善电子政务环境下政府档案管理的技术，有利于档案管理人员更好地行驶管理职责。

（三）对于档案的管理职责要分工明确

由于政府档案管理是由业务部门与档案部门这两个部门同时负责，因此就要注意档案管理权责要分明，将任务分配明确，两个部门各司其职。在保证电子档案的真实性和有效性的同时，还要确保档案保存的安全性[4]。可以将保存好的文件一份交给档案部门，另一份交给业务部门管理。将两个部门的管理任务进行明确的分工，职责分配到位。

（四）对档案管理工作定期进行核查

电子政务的档案管理工作要进行定期的审核，重视重点的文件，加强相关工作人员的办事效率。需要注意的是定期对文件进行检查，确认档案的完整性与真实性。对于政府的档案管理工作，也逐渐利用相关的电子技术更高效的完成，尤其在政府的档案管理工作上，档案管理是极耗费人力物力的工作。

（五）培养高素质的档案管理工作者

我国的档案管理工作想要进一步的发展不仅仅需要完善的体系，还需要能够将这项工作良好完成的人才。可是实际的情况是我国仍然缺少掌握着专业知识的人才，同时计算机技能也有待加强。相关部门在培养对应业务的人才时可以借助平时组织的对外交流活动，让高素质、高技能人才能够互相交流，交换想法，通过不断学习，熟悉档案业务，发挥自身的潜力。

信息技术得到了快速的发展，我国也进入了互联网的时代，在信息化、技术化的时代背景下，各个行业都需要熟练地使用计算机技术，所以说政府档案管理工作也是同样的。目前来看，我国政府档案管理的信息化仍然不够完善，需要改进的地方还很多。如果要完善电子政务下的政府档案管理模式就要制定出科学严谨的管理制度，能够让档案管理工作有规范化的管理。

四、结语

在信息技术进步的大环境下，政府档案管理模式需要与时俱进，合理的分配档案管理人员的工作任务，权责分明，与此同时，对于政府档案管理的安全也要提高重视程度，完善技术缺陷，面对突发的事件能够及时做出补救措施。

总而言之，在电子政务的环境下，政府档案管理模式发生了较大的变化。相较于之前档案管理工作的工作量更大，需要大量的人力和物力。如果可以通过计算机技术的辅助，大大提高政府档案管理的工作效率，那么电子政务带来的效益是不可估量的。

参考文献：

[1]张嘉毅.电子政务环境下政府档案管理模式研究[A]//《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院.“决策论坛——管理科学与工程研究学术研讨会”论文集（下）[C ].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院：《科技与企业》编辑部， 2016：1.

[2]刘国强.浅析在电子政务环境下政府档案管理的模式[J].才智，2015（25）：329.

[3]侯诚.电子政务环境下政府档案管理模式的转变分析[J].办公室业务，2016（9）：38.

[4]白杨.电子政务环境下政府档案管理模式的转变分析[J].办公室业务，2017（20）：181.