高校档案管理人员的素质及其提高对策分析

摘 要：进入21世纪以来，我国的高等教育事业得到了进一步的发展，学生数量越来越多，高校档案管理工作也突显出更重要的作用，对档案管理人员的素质也提出了更高的要求。本文主要对高校档案管理人员应有的基本工作素养和工作品质进行了分析，并分析了当前高校档案管理人员素养及品质的现状，得出结论，找出不足，最终提出有针对性的提高对策。从而加强高校档案管理人员的素质持续提升，促进高校档案管理水平的持续发展。

关键词：高校;档案管理人员;素质

一、高校档案管理人员应该具备的素质

1.具有较强的专业基础知识。档案管理的工作非常繁琐，不仅要对全校的各种资料进行收集、整理，还需要完成对档案的鉴定、立卷、归档和服务利用等，加强档案管理最终就是要利用档案。所以对档案管理人员来讲，要对档案管理全部工作环节和流程非常熟悉，并具备较强的专业管理能力和素质，例如，档案的搜集本领、归档本领等，每个关键的事情都要熟习把握，熟习各类档案管理的先进方法和理论知识，还需要有深层开发利用档案资源的本领，做好档案的相关事情。在高校进行档案管理工作，目的就是要充分利用档案，如果档案管理过程中只是收集一堆的资料然后让其沉睡，就没有实现档案的实际应用价值，前期的档案管理工作也就徒然，失去了其重要的意义。所以，在档案管理工作过程中，应该找出和发现档案的作用，让档案可以为高校服务。因此建立一支高素质的档案管理队伍，并且使其具有超强的专业基础知识是非常必要的。

2.掌握现代化的信息管理技术。近年来我國教育体制不断改革，高校学生数目越来越多，档案管理的工作内容也在不断增多，若是采取之前的档案管理方式和搜集、归档的制度，不但要花费很多的人力和精力，在不断操作繁琐的事情过程中还易出现各种问题。档案的归档和查找操作十分繁琐，并且传统的纸质档案管理的方式需要承担非常大的风险，经过一定时间之后，纸质档案容易出现破损，或者字迹不清;人们在利用和查找档案的过程中，也容易对档案造成损坏。纸质档案在保存上要求比较高，要求将其保存在干燥和整洁的环境中，避免出现发霉的情况。随着新时期的到来，传统的档案管理方式已经不能适用，高校的档案管理也应该与时俱进，充分利用各种现代技术进行档案管理，提升档案管理的效率和质量。采用现代化的信息管理技术工作，不仅可以大大提升工作效率，使工作管理的各个流程和环节便捷化，同时也缩小了纸质档案所占的巨大空间。因此，新时期，高校对档案管理人员的现代化信息管理技术水平提出了更高的要求。

3.具备政治素质和高尚的职业道德。档案管理是一项很严肃的事情，在现实的档案管理过程当中必然要加强档案管理人员的政治素质，要有法制观念和纪律性，具有高度的政治敏锐性和政治责任心。在工作期间，要加强对《档案法》的学习，依法管理。学习党和国家的相关法律法规及政策，使自己的思想觉悟得到不断提升。档案是历史的记录，档案管理人员需要静下心来整理数量庞杂的档案资料，这就注定了档案管理工作是默默无闻的。因此，档案管理人员要具备无私奉献的精神，要忠于职守和爱岗敬业，在繁琐的工作中勤于探索，默默劳作，不断总结成功的经验。同时，高校的档案管理人员，一定要加强其道德情操建设，为档案用户提供高质量的档案信息，提高为群众服务的水平。

二、目前高校档案管理人员的素质情况分析

1.队伍的结构不稳定。档案管理是一项至关重要的事情，它对档案管理人员的要求很高，需要工作队伍具备稳定性和连续性的特色。但是从实际的情况来看在很多高校，档案管理人员都由部门人员兼任，专职的档案管理人员很少。高校大部分基层单位，兼职档案管理员的本职工作内容非常多，在档案管理工作上花费的时间和经历十分有限;并且因为职务的频繁调动，导致档案管理人员的流动性非常大。同时，他们也没有认识到档案工作的重要性，认为档案管理仅是做好重要资料的收集工作和整理工作即可，没有从充分发挥档案作用、价值等层面开展工作;档案管理的意识不强，严重影响了档案资料的收集完整和集中统一。在管理过程中常常出现资料收集不齐、档案管理随意等情况，以至于很多部门的立卷归档工作没有落到实处。

2.缺乏档案管理的法律意识。档案工作是“替党管档”，是一项政策性非常强的工作，因此档案管理人员必须具备较强的法律意识。首先，应该严格遵照国家制定的相关管理办法和法律法规，并以此指导档案管理的日常工作。但实际情况却是，高校档案管理人员的基础专业知识比较薄弱，理论水平参差不齐，思想政治觉悟有待提高，“依法治档”没有落实到工作中去。这些情况严重影响了高校档案事业的进一步发展。

3.信息技术能力较差。进入新时期以来，信息技术在很多领域和行业都得到了广泛的应用，将信息技术等现代化管理技术应用到企业管理等管理过程中，可以大大提高工作效率，改变了人们的思维方式和生活方式，为人们的生活和工作带来了很大的便捷，因此高校档案管理过程中也应该充分利用信息管理技术，实现高校档案管理的信息化和数字化。但从实际的情况来看，很多高校的档案管理人员的素质有待提高，高校档案管理工作缺乏专业的复合型人才。受到经费和编制等方面的限制，一些高校的档案管理人员都是由内勤人员或者行政部门人员兼职的，且并没有掌握相关的理论基础，也没有进行系统的档案业务学习培训，档案业务的素质较低。档案管理工作人员中的信息技术水平也普遍偏低，无法熟练的应用现代化信息技术开展档案管理工作。

4.缺乏创新精神。创新是新时期的重要要求，在高校的档案管理工作中，要求档案管理人员也具备一定的创新意识和创新能力。但是目前档案管理人员大多都受到传统思想的影响：满足现状、不思进取、采用的档案管理手段非常落后、档案服务的效率较低。由于档案管理人员不能掌握最新的档案管理理论和档案管理方法，依然沿用传统的方式进行管理，导致工作缺乏热情，这些同样不利于高校档案事业的发展。

三、提高高校档案管理人员素质的对策

1.强化政治思想建设。档案管理工作是一项服务性和政治性非常强的工作，涉及到一些国家的机密和党的机密，这些信息绝对不能泄露，否则将会影响我国社会的安全和稳定。这就要求档案管理人员具备较高的思想政治素质，如果没有较高的责任心是不能胜任档案管理工作的。同时，档案管理人员还要树立为人民服务的意识，要热爱档案管理的工作，耐得住寂寞，甘于清贫和乐于奉献。在实际工作中，自觉学习《高等学校档案管理办法》《档案法》等相关的法律法规，提高“依法治档”的意识，促进高校档案管理的正常持续发展。

2.加强信息技术处理能力。我国的经济在不断发展，现代化科学技术的应用越来越广泛，信息网络也已经非常普及。高校档案信息化管理是档案管理的必然发展趋势，这要求档案管理人员积极学习现代信息技术，包括信息处理技术和计算机技术等。在实际的档案工作中能够熟练应用各种现代化技术手段，在数字化环境下掌握档案业务中各个环节和步骤的处理。采用现代信息技术对档案工作进行管理，提高工作效率，保障信息的全面性和真实性。充分利用信息技术挖掘信息资源，并建立各种不同类型的档案数据库，将最有价值的档案信息充分利用起来，让档案管理更好的为学校运转服务。

3.提高业务综合能力。第一，要加强高校档案管理人员基本业务知识的了解和培训，由于很多学校的档案管理人员是兼职人员，缺乏系统的专业知识培训，因此要通过学习，使其熟悉高校档案管理工作的工作流程，做好每个环节的具体工作。第二，鼓励高校档案管理人员参加继续教育，不断更新知识储备和知识结构，提升业务水平。成为有理想信念、有职业操守、有创新意识、有专业能力的档案管理人员。第三，加强高校档案管理人员的业务交流和学术研究，积极参与各种学术研究和专家讲座，参观档案管理先进的单位，不断开拓思维、提高能力。最后，档案管理是一项知识涉及面非常广的工作，具有综合学科性，因此档案管理人员保持良好的学习积极性，积极主动学习档案管理的相关知识，加强与档案相关的历史、外语、计算机等方面知识的学习，全面提升自己的业务水平和综合素质。

4.建立完善的人才培养机制。目前，高校档案管理人员的存在较高的流动性和不稳定性，大多数高校的专业档案管理人员都十分匮乏。针对这种情况，高校一定要建立完善的人才培养机制，对档案管理人才给予更高的重视。首先，是人才的引进，为学校档案事业的发展注入新鲜的血液。其次，学校本身也要为档案管理人员创造更多的学习机会，积极鼓励其继续发展自己，参与各种业务培训和学术交流，鼓励他们进修相关的档案业务知识，不断提高档案管理人员的服务水平和管理水平。最后，就是要加强对档案管理人员的关心，管理做到以人为本，为档案管理人员提供一个良好的工作环境。对专门从事档案管理的工作人员一定要实行专业的职员职级制和职务聘任制，提高档案管理人员的岗位自豪感和自信心，使其也能够正常享受到学校教学人员和科研管理人员相同的待遇。人们的行为很大程度都要依赖制度进行制约，因此在档案管理人员的管理过程中，要做到：（1）加强高校档案管理队伍内部的管理，建立健全问责、竞争机制;（2）通过合理的竞争机制，提高工作效率。（3）建立完善的奖励机制，不断激发档案管理人员的积极性和创造性，更好的完成档案管理工作。

高校档案管理是一项非常重要的工作，档案管理人员的素质对于提高档案管理工作的质量和效率具有重要的作用，因此，在实际的工作中，需要持续的提升高校档案管理人员的工作素质、不断加强政治思想素质、稳步提高业务综合能力、建立完善的人才培养机制，才能得到一支高素质的高校档案管理人员队伍，推动高校档案事业的快速发展。

参考文献：

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[2]刘晓瑛.高校檔案管理人员的素质及其提高途径[J].经营管理者，2015，36：338.

[3]吴热.论提高高校档案管理人员的素质[J].内蒙古财经学院学报（综合版），2009，01：115-119.

作者简介：郭玥杝（1982-），女，汉，湖北浠水，档案助理馆员，大学本科，武汉职业技术学院，档案管理。