浅析城建档案管理对城市建设的作用

邢世明

随着社会发展，城市建设力度不断加大，城市大规模的改建扩增，从而产生了大量的城建档案。城建档案管理的好坏，将直接关系到城市的运行与发展。目前城建档案管理成为保障城市建设的基础，如何更好的加强城建档案管理，更好地为新型城镇化建设做贡献，现已成为城建工程建设和管理单位高度关注的问题。此外，城建建设管理者也对如何进行合理、科学、全方位的城市建设，努力提高城市的城建功能，发挥城市在空间使用的最大功能，做出了一系列的规划设计。

一、存在的问题

（一）档案硬件设施不先进

随着信息技术的发展，使得档案管理的很多方面都应用于此，但是仅仅只有一小部分部门利用互联网技术进行档案的归类与整理，绝大部分城建部门还是采用传统的手工整理，这样一来，档案整理的进度慢，信息量小，保密工作差，搜索内容方面也比较困难繁琐，从而对档案管理产生不利影响。

（二）档案管理人员素质不高

档案管理工作就是与大量的文件打交道，工作单一，略显枯燥乏味，这样一来会导致档案管理人员没有兴趣，工作疲倦，进而会对工作产生厌烦的心理，导致工作效率急剧下降，整理档案出现各种各样的错误。档案管理工作本身需要档案管理人员认真严谨的工作态度及工作方式，但是大部分管理人员没有经过专门的训练，对档案管理这项工作缺乏了解，再加上对档案管理不够重视，忽视这项工作，致使现在的工作状态已无法适应现在的管理需求。

二、档案管理对城建建设的作用

（一）城建管理科学化，明细化

城市建设有其自身的特性，档案管理工作也如此。从文件的搜集、形成、整理与审核到最后归档与移交，整个环节都需要设计、监理、采购部门等单位之间密切协作配合。因此，明确各部门之间的职责，保持各环节的有效衔接，是做好城建档案工作的基本保障。每个工程项目管理部门都设有专职档案员，负责该项工程的档案工作，档案室则负责对项目管理部门的档案工作进行指导、督促和检查。档案管理工作的加强，使得城建建设更加科学化，明细化，解决了城建工程档案编制工作不到位的问题。

（二）促进城市化的发展

加强对档案管理的重视，进而对档案管理情况充分了解，及时做好文件的收集和相关文档的修改工作，以保证档案管理文档能够与城建管理实际状况相符。同时，良好的档案管理能够保持城建工程档案的完整化、系统化、信息化，在促进档案完整化的同时，能更好的比较并作出修改，进而更好地促进了城市建设，推动了城市化的发展。

三、改善城建档案管理的措施

（一）提高城建档案管理人员素质

重新审视现有的管理模式，取其精华弃其糟粕，完善相应的管理体系，进行合理的规划，加强管理与改善，减少因管理不善导致的问题。首先提高管理人员素质，培养档案管理人员的专业技能、法律意识、质量意识等，开展专项教育课程，每周定时定点的培训，用于提高管理人员能力，培养管理人员的意识和作风，确保所整理文档的合格性，同时管理人员也应学习文档的分类与处理，进行文档管理，从而明确各管理人员的分工，以便完善城建档案管理体系。

（二）建立健全档案管理机制，提高档案管理水平

无规矩不成方圆，体制与机制是建设一个国家的基础与保障，同样在城建管理水平方面发挥着极其重要的作用，因此加强管理的首要前提是要建立良好的体制与机制，正所谓“团结就是力量”，一个项目的完成不可能是一個人努力的结果，它需要参与人员的共同努力，当然城建档案管理工作也不例外。整个项目中文件复杂繁琐难懂，所以对于文件收集、整理、审核与归档等诸多环节的工作都需要各单位与各管理人员的相互配合才能完成，文档管理中缺少任何一个环节的工作都会影响文档的完整性。因此，为了提高档案的管理水平需要各个部门和单位的相互了解，相互信任并且能够在工作中完美配合，才能使档案管理的机制和体制不断完善，不断提高档案管理水平。为此，要设立专门的档案管理人员负责该管理部门的工作，监督各项工作认真落实到各个单位，这样才能使档案整理管理工作成为可能，而且通过这种管理模式，获得了非常准确的档案资料。可见，建立健全档案管理机制利于档案管理工作效率的提高。

（三）促进城建档案管理标准化

提高城建档案管理水平的重要前提是建立标准化的城建档案，这同样也是国家对城建档案提出的标准要求。可见，保证城建档案的标准化是城建建设过程中所必须的。所以为了使城建档案的作用发挥到极致，城建档案管理人员应该在对档案整理的过程中严格按照《建设工程文件档案管理规范》中的具体规定执行，从而确保城建档案的管理更加标准化，成为城建建设的保障。

（四）实现城建档案管理信息化，自动化

随着经济快速发展，科学技术日新月异，办公条件不断改善，对于城建档案的管理工作也应充分利用现代信息技术及计算机技术。如果可以将重要的文件信息，以及纸张上的文字信息输入到计算机管理系统中，这样可以减少纸张的使用，降低纸质档案的经济成本。另一方面，可以从网上快速查询到所要查询的的档案文件，节约了时间。因此，城建档案管理的信息化，可以使档案管理工作变得更加简单，更加精确，使档案人员的工作效率和水平成为自然，从而促进城建建设。

四、结语

随着经济水平的提高，城市化大幅度的出现，城建档案管理工作在城市建设中的作用越来越明显。因此，我们在不断加强档案管理工作的过程中，要坚持走可持续发展道路，践行科学发展观，建立并积极落实符合我国国情并适合城建档案管理体系的管理制度，在大环境下对城建档案管理保持足够的信心和强烈的责任感，保证档案管理工作的快速发展，逐步实现城建档案的现代化管理，为城市建设更好地发展做好服务。

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