浅谈水库档案管理信息化建设

常金霞

摘 要：为了有效分析得出水库档案管理信息化建设的有效实行策略，本文通过分析当前水利工程档案管理信息化建设在指导理念，信息化建设和人才队伍建设等方面的缺点，研究水库档案信息化在现代水库档案管理建设中的重要作用，根据实际情况探究相关的解决措施。

关键词：水库档案;信息化

如何科学有效地管理水库工程的信息资源，为社会和水利各部门提供深层次、全方位的信息，水利工程的档案管理信息化建设是十分重要的。水库在调节不同时空的水资源平衡中占有不可或缺的作用，随之形成了许多不可或缺的文件和档案，合理高效的档案管理有利于水库工程的进一步构建优化，信息技术高速发展是提升水库档案管理信息化建设效率的一个契机，会给这个领域带来日新月异的变化。

一、水库档案管理信息化建设信息化存在的问题

水库档案管理信息化建设是一项特点鲜明的工作，它是人与自然斗争、融合、获得并最终实现共存的过程。具有很强的时效性，就办公文件管理而言，这是一项非常复杂和集成的管理任务。虽然其管理的信息内容非常复杂，但文件管理工作本身对文件信息的及时性要求很高。随着存档内容随时间变化，这需要文件管理器进行实时更改。在过去的传统管理工作中，维护文件的及时性比较困难，需要大量的工作人员和时间，但效率非常低。主要存在以下几个问题：

一是的工作理念没有与时代同步，相对比较落后，档案工作的质量和效率都不尽如人意。一方面是许多单位领导对水利工程档案工作重视不够，没有充分认识到文件管理的重要性。他们在工作中往往更加注重一些实际问题的解决，却忽略了档案资料的管理，比如在工程建设和工程运行过程中，工作人员不按照规定填写表格格式或需求，比如缺少内容，不完整的签名，不健全的盖章程序和不规则的信息排列，大大降低了工程的数据存档效率。

二是信息化建设的程度较低。信息化建设设施的不足限制了水库档案的信息化建设，目前很多的檔案管理信息化建设部门仍旧停留在纸质资料的归档阶段，管理的方式十分封闭，无法进行数据的处理和分析。除此之外，标准化滞后，档案管理信息化建设的各项规章制度没有得到严格执行，水库管理人员获得的档案信息不够及时，也使得水库档案信息化的正确性难以得到保证，档案管理的信息化进展难度随之加强。

三是缺少档案管理信息化建设的专业人员，现阶段缺乏文件管理的专业知识和文件信息管理技术。当今社会，信息技术突飞猛进，档案管理信息化建设也应顺应社会发展，用信息化的管理方法使档案得到有效管理。但在在实际的建设操作落实过程中，还存在着大量的纸质档案，没有利用信息技术进行管理。这主要是由于目前水库工程建设档案管理信息化建设人员少，计算机技术和软件技术人员短缺所致。工作人员对计算机技术和软件技术知之甚少，只是一些简单的日常操作，档案只是简单的分类、归档和存储，电子档案只在计算机初始状态下存储，相对复杂的操作，似乎不知所措。另外，很多工作人员从来没有参加过系统的档案管理培训，在水库档案管理信息化建设中，摸着石头过河，致使很多资料没有系统的管理和整合，即使勉强整理出来，分类也不太规范，导致使用档案资料，在电脑上找了很久也找不到。这说明目前工作人员对水库工程建设的档案管理信息化建设大多处于收发、检索、保管阶段，档案管理信息化建设的专业知识不够，综合素质有待提高。

四是档案收集的不完整，利用效率低，是水库档案管理信息化建设中存在问题的一部分。在档案收集过程中，一些部门存在提交时间延迟、归档内容不完整等现象。一些档案部门为了满足自身工作的需要，不愿意按照档案规定的时间上交档案。还存在一些技术人员为了维护自己的利益，把一些高科技档案掌握在他们自己手中，影响了正常的档案文件的归档。此外，由于相关部门对文件归档的范围没有清醒的认知，导致部门的业务结果，协议、会议纪要和其他内容没有明确的提交需求，尤其是对一些实物，图像和其他资料存档是很少的。所以说在档案管理信息化建设的过程中对于档案资料的收集存在着各种各样的问题，影响了水库档案信息化建设的执行效率。目前，档案管理信息化建设工作一方面，由于专业素质的缺乏，另一方面，由于缺乏进一步探索研究的意识，所以大部分工作仍在收集和管理的水平，所以档案编制和研究工作相对薄弱。

二、水库档案信息化建设利弊分析

水库信息管理信息化建设是社会发展的需要和科学研究的需要。其优点不言而喻，主要包括以下几个方面：

1.方便管理水库档案管理信息化建设人员的工作，可以有效提高工作人员的工作效率。水库信息电子系统的设计极大程度的方便了档案管理信息化建设人员的工作，可以随时填补空白，避免文件存储问题，提高了工作人员的工作效率。

2.文献的准确性有所提升。通过新兴的技术将文件保存到数据库中，这可以保持库文件信息的原始外观，从而提高其准确性。

3.方便档案的搜索。在查阅档案时，当我们需要什么信息，不需要像传统的档案管理那样大费周章，只需要在对应系统输入档案的名称或者特征，就可获取所需档案，效率较高。

当然，档案的信息化建设也有相对的不足之处，主要有以下几点：

1.档案的信息化管理使得难以掌握档案的真实性和原创性。与传统的纸质档案相比，电子档案的原创性和真实性难以确定。原始档案和电子档案具有很大的差异，电子档案存在着更大的被更改的风险，并且由于编辑电子档案的局限性，并不能判断电子档案是否真正被更改，也无法追溯更改的目的和相关人员的身份，导致即使文件的原作者也无法确认文件的真实性，更不用说使用计算机来识别文件的真实性。

2.依赖计算机网络技术档案管理信息化建设信息是对计算机的依赖程度较高，在没有计算机的前提下，无法对档案进行整理，也无法进行与档案相关的各种其他工作，会给档案整理的工作带来阻碍。

3.计算机网络信息安全直接会对电子档案信息的安全性产生一定的影响，如果出现网络安全事故，档案信息首当其冲，会造成档案信息的泄露和流失，所以单位在建设档案信息化管理的同时，需要对于档案文件的网络环境进行安全性能的提升。

三、水库档案信息化管理对策

首先，应该完备相应的设施，我们首先需要建立档案信息化的基础。只有构建完整的归档信息基础架构，才能进一步实现归档信息管理建立健全的档案信息基础，要求首先构建档案管理信息化建设部门和构建用于办公文件管理的软件、硬件基础架构。建立完整的基础设施，如硬件设施计算机房和与信息系统相关的软件系统。另外，对于档案信息建设工作，对文件管理的基础设施建设有较高的软硬件要求。它不仅需要大量的资金，建设项目，人员准备，还需要提前規划、施工计划和管理模式。基础设施的每个细节都需要详细的规划和安排，确保最大程度地完善基础设施。

其次，要加强信息化建设的应用系统建设，目前办公文件管理效率低主要是由于文件管理现代化程度低。根据当前技术的最新发展趋势，办公文件管理的效率是第一个实现办公文件管理的现代化。文件管理工作的现代化是转变传统的文件管理方法，采用现代管理方法和模型。实现办公档案管理信息化建设的现代化，不仅可以促进档案管理与高新技术结合，提升管理过程与社会的融合程度，还可以提升档案寻找的速度，提升企业人员的办公效率。需要指出的是，档案管理信息化建设工作的现代化不仅是管理模式和管理方法的现代升级，也是全面现代化的实现。一方面，在硬件上，我们需要使用现代硬件设备，如计算机技术，音频技术，缩微胶片技术，静电复印技术和激光光盘技术来收集和编译文件。另一方面，我们需要运用现代管理模式和思维来培训员工，开发现代档案管理信息化建设系统，以确保有效提高档案管理信息化建设效率。

最后，应该进行及时的档案管理培训，目前的管理工作，草率的态度和档案管理信息化建设人员的懒惰状态已成为常态。这不仅体现在文件管理工作中。事实上，这种情况存在于各行各业。面对这种情况，我们需要做的是改善相关人员的态度和素质，提高他们的责任感和使命感，并通过相关专业和考试提高他们的专业技能，以确保他们在档案信息管理工作中可以充分发挥其作用，以自身能力推动信息技术建设，促进档案管理的发展和进步。开展人才培养和人才建设是文件管理和信息化的基础，档案馆管理层可以跟上团队的需求，以跟上时代的步伐。文件管理工作不仅仅涉及技术和设备方面的工作，更重要的是管理人员的工作。因此，档案信息化工作人员必须具备较强的专业技术水平，才能对复杂的档案管理信息化建设信息做出标准的判断和对策。

四、小结

信息化管理对水库档案管理信息化建设进行相应的研究和分析，从根本上提升水库档案管理信息化建设的质量水平，从而为获取经济效益提供相应保障，以更好地促进水库档案管理信息化建设项目的质量水平提高和保证基本民生建设项目的顺利开展。同时水库档案管理信息化建设是一项与人民生活息息相关的民生建设，只有更好地促进其发展和进步，才能从根本上满足人民日益增长的物质和文化需求。

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