事业单位档案管理创新路径探索

魏峰

摘 要：随着我国经济的发展，事业单位档案管理制度等也随之发生了一系列变化。因档案管理工作相当耗时费力，所以其应随着时代发展更新管理方式，事业单位档案是保存政府或公民信息的重要载体，其管理工作是公共管理中的重要部分。研究当前事业单位管理的创新具有重要的意义。本文对目前事业单位档案管理中的问题进行了分析，探讨了事业单位档案管理的创新路径。

关键词：事业单位;档案管理

事业单位是我国科教文卫等事业集中的部门，其档案管理是单位丰富的历史材料，记录着民众的相关信息，其管理方式及利用效率对民众具有重要的意义。我国事业单位档案管理始于70年代，经过长期的发展积累了很多的经验，取得了一定的成绩，但随着新公共服务理论的发展，事业单位档案管理呈现新的形态，必须积极探索新的档案管理路径，以适应社会的发展。

一、相关理论基础

1.事业单位档案管理的阐释

事业单位指由国家行政单位举办，所需经费由公共财政支出，主要提供科教文衛等活动非物质生产的社会公共组织。由档案室直接对档案主体进行管理的档案管理工作，其内容包括档案收集整理，档案保管检索等。档案管理要解决档案的分散，零乱，量大等状况，社会档案需求的满足程度取决于档案管理水平的提升。

建立档案是为了利用，档案最重要的作用是凭证与参考，事业单位做好档案管理工作不仅可作为制定未来发展方向的一手资料，更有利于单位领导掌握本阶段的工作开展情况，有利于上级部门了解单位一段时期工作开展的情况，是各项工作的重要环节。

2.新公共服务理论

新公共服务理论是反思公共管理理论的基础上建立的全新公共服务理论，其思想来源主要是社区与公民社会理论。在档案公共服务中的运用是对传统档案服务理念的突破，体现了公民的参与医院，促进了档案管理工作的信息共享。

新公共服务理论有利于政府职能的转变，认为政府应该改变传统的垄断话语权地位，政府应将掌握的政治资源服务于民众。随着我国社会经济的发展与政府职能的转变，在新公共服务理论引导下，为事业单位档案管理提供了新的思路。理应更新思想，将档案管理的重点放在服务公民的目标上。追求公共利益，事业单位档案管理公共利益的实现需要强大的信息技术作为保障。必须建立以实现公共利益为目标，顺应数字化时代的要求。

二、事业单位档案管理现状

1.档案管理制度建设不完善

事业单位在档案管理中缺乏监督制度直接体现了制度不健全的问题。虽然在档案管理中事业单位建立了比较规范的管理流程，但在监督方面未明确提出监督方式，缺乏外部的监督机构与具体的监督措施。导致当前档案管理制度在实施中存在不规范的问题。

现有的档案管理制度涉及到的管理领域不全面。大多内容涉及档案收集整理等内容，很少涉及到档案管理的研究与开发。档案管理制度建设未根据社会发展及时更新完善，导致一些制度规范与实际工作脱节，不能充分发挥档案管理制度的指导性与保障性作用。对档案管理开发不重视，未挖掘档案的潜在价值。

档案管理制度落实执行力度不足，缺乏制度贯彻执行的监管。实际档案管理工作中，单位领导及管理者对档案管理工作失范行为未及时指导纠正，导致档案管理制度不能发挥制约规范的作用，导致档案管理制度失去了应有价值。

2.档案管理智力基础缺失

档案管理建设需要坚实的智力基础：人才。目前事业单位档案管理信息建设中存在管理人员专业素养不足，技术性人才缺乏等问题。事业单位要想顺利进行档案管理信息化建设需要管理人员具有计算机管理方面的知识和高层次的专业技术。但目前很多事业单位面临着档案管理人员学历层次普遍较低，无法满足档案管理的信息化建设的问题。为解决单位档案管理工作人员学历层次较低的问题，政府主要通过颁布优惠政策与提供培训的方式进行改变，但在实际工作中，因政府优惠政策的力度不足，不能吸引一些较优秀的学生到经济前发达地区单位工作。 政府采取集中授课的方式对工作人员进行培训，但在实际培训中缺乏强制性及对培训效果的检测，档案管理人员参加培训的积极性不足，培训经费的投入，加重了单位档案管理建设中资金缺乏的问题。在很大程度上降低了培训效果。

3.档案管理信息化建设落后

事业单位档案管理信息化建设不足，档案信息内容的安全性备受考验。事业单位制度改革统筹推进，档案管理信息化是一项需要大量的财力人力去支持的系统工程，但当前事业单位中，人们对档案管理建设的重要性缺乏认识，很多领导及管理人员认识不足间接影响了事业单位档案管理的建设。影响了事业单位档案工作的规划发展。

当前事业单位档案管理中，一些档案文件涉及的内容不可对外公开，很多内容涉及到保密信息，档案管理信息化建设中需注意档案的安全性。实际工作中人们往往忽视了档案管理的安全性，某些档案工作人员无意泄露了档案信息，如使用计算机浏览档案内容与存放档案信息，忘记进行安全保密处理，为档案管理的安全性保密造成了巨大的隐患。

三、创新事业单位档案管理新思路

1.建设档案管理制度新规范

加强管理工作制度是事业单位档案管理制定新监督机制的首先要任务。具体从单位内部监督及外部公民舆论监督两方面入手，在制度层面建立档案管理内部监督制度，组织监督队伍，规定监督内容及标准。与此同时也应加强在技术方面的指导与监督，通过利用先进的信息化技术，提高档案管理工作效率、质量，促进档案管理信息化建设。充分发挥人民群众的监督作用，引导民众参与到事业单位管理监督中，让人民群众对事业单位档案管理工作质量进行监督。

2.提高档案管理人员专业素质

拥有大量高素质的专业人才是档案管理工作应对新的形势必须具备的基础条件，因此人才是组织应该重点关注的对象。从目前事业单位档案管理人员的结构现状来看，重视单位档案管理人员，建议从加强档案管理人员的福利待遇方面入手，以此优化档案管理人员的专业结构。

现代档案工作需要拥有较为丰富的计算机网络，只有拥有过硬的信息素养，才能在新时代中适应档案信息化工作。事业单位档案管理工作要通过制定优惠的人才政策，引进高素质的专业人才，通过外出培训等方式，提高现有工作人员的素质，应注意政府提供培训中加强对培训效果的检验。

事业单位对档案管理人员的管理不能固步自封，应及时向管理人员传输最先进的管理技术，定时定期组织档案管理人员进行学习，使档案管理人员掌握先进的档案管理技术，提高档案管理工作效率。对实际工作中存在的问题，及时分析原因，制定有针对性的培訓计划，也是对档案管理培训工作有效性的一种监督。

事业单位档案管理的目标是实现利益公共化，为了更好的对档案管理进行有效管理。应通过以加强数字化，自动化档案管理为手段提高档案管理的利用率，针对当前事业单位档案管理中技术支撑现状，建议事业单位建立数字化档案管理技术。将数字化运用到档案管理信息平台可有效的实现信息资料的更新以及对事业单位档案管理的收集整理及补充等。档案数字化建设能有效的为单位社会效益实现创造有利条件，应加强数字化档案管理建设，可通过引进外来相关技术等方式提升本单位档案工作管理水平。

档案管理工作自动化，它包含信息数据的自动收集，检索等，因此应加强事业单位档案管理的自动化建设，为自动化建设打下坚实的基础，通过运用自动化管理方式提高档案管理效率。

4.逐步实现档案管理的民主化

新公共服务理论强调行政机关事业单位应改变工作方式，政策的实施过程必须加强民主参与度。坚持实施民主化进行档案管理工作，在档案管理中应转变其角色，加强档案管理的服务性。在档案管理制度制定及反馈制度的建立中坚持民主化管理。

四、结语

事业单位档案管理的改革发展已成为档案管理工作发展的必然趋势，为促进事业单位档案管理快速发展，各级政府档案管理部门也发布了促进事业单位档案管理发展的相关文件。本文对档案事业单位对档案管理的一些错误认识和档案信息化建设投入不足、缺乏高素质专业人才等问题进行了全面系统的分析。

通过加强对事业单位档案管理重要性的认识，适应网络化信息技术的发展，全面实现大难档案管理信息技术的发展等方面进行改进，有效加快事业单位档案管理进程，为当前事业单位档案管理提供有益借鉴。

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