高校教学档案信息化建设与教学资源共享的互促作用研究

郎文香 崔然

摘 要：国际档案信息化建设实现了更大范围和更多种类的档案信息资源互补与共享，然而，我国教学档案信息化的发展步伐远远落后于其他部门，很多地区还停留在传统的纸质档案管理水平，信息化程度不高，利用率也不高，没能发挥整体效能。本文从高校档案资源入手，对教学档案信息化建设与教学资源共享二者之间的互促作用进行初探，使得教育资源共享成为可能，既能提高教育教学整体水平，又能提升档案管理机制，提高檔案管理者的能力和水平。

关键词：高校;教学档案;信息化建设;教学资源共享

档案信息化是通过运用现代信息技术实现档案信息资源的规范管理和有效共享、开发与利用。我国档案信息化的发展进程可以划分为四个阶段：计算机技术开始应用于档案行业，但主要是针对传统纸质档案的管理;档案信息化的发展起步阶段，一些档案部门的计算机应用水平有了较大的提高，开始发展到网络化管理;档案信息化的黄金发展时期，档案管理发展到以电子文件管理为主;档案信息化的成熟时期，档案软件产品将全面进行更新换代，客户对应用和服务的要求将上升到新的高度。

信息化的发展给现代教育提供了新的契机，现代教育需要建立新型教育体系，培养学生创造性能力，多元开放、信息化交互成为必然。首先，计算机、网络等使得学校教育从一师对多生转化为个体教育成为可能。其次，教师的教学经验实现大面积共享有益于提高整体教育教学水平，而这些都需要大量的档案处理，如学生个性化档案，教师的教学档案等。然而，我国教学档案信息化的发展步伐远远落后于其他部门，很多地区还停留在传统的纸质档案管理水平，有些地区虽然触及到了档案信息化，但信息化程度不高，只是蜻蜓点水，利用率也不高，没能发挥整体效能。主要有以下问题：一是档案信息化业务不专业，所谓的信息化只是建立了简单的电子档案，即电子文稿，没有更多形式，如视频等;二是档案信息更新较慢、空间上脱节，有的属于老化档案，却没有清除，有的需要上架，却没有进行归档分类;三是档案工作者未能从知识结构上及时学习和掌握科技化手段，阻碍和制约了档案信息化步伐，进而阻碍和制约了档案信息资源的开发力度。随着新的信息技术不断地在教育教学中广泛应用，信息技术不仅已成为人们创造价值，拓展能力的工具，更会在学习提高中增加机会和提高效率。教育资源充分共享会大大提高学习和教学效率，档案管理信息化将成为学校信息化的重要组成部分，这也是扎实推进高水平大学建设的重要内容之一。

一、教学档案信息化建设与教学资源共享的互促作用研究意义

教学档案信息化建设与教学资源共享的互促作用研究意义主要包含两方面：理论意义和现实意义。

1.理论意义。档案信息化是将网络化、数字化、智能化有机结合的新型教育、学习和研究的档案平台。它是利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库，其中，将传统纸质档案进行数字化是一个很重要的环节，主要包括档案目录录入、扫描前处理、档案扫描、图像处理、图像质检、图像存储、数据挂接、档案还原、数据质检、档案入库、数据备份、档案查询系统和档案管理系统调试运行等环节，在整个实施过程中确保档案实体及信息的安全保密。

实现教学档案信息化形式，可以有效加强对纸质档案的保护，减少了纸质档案在流转过程中可能发生的耗损和遗失，提高档案的容灾及灾备能力，确保档案安全，充分发挥了档案信息资源应有的价值和作用，最终实现信息资源共享，为学校事业发展及异地办学创造良好的档案信息平台。

2.现实意义。减轻剧增的教学档案处理带来的巨大压力。当前，随着社会的不断发展，学校教育教学中需要储存的信息量也是非常大的，随着社会信息化程度的加深，人们记录和传递社会信息的能力和需求增大，不论是教学档案的存档数量，还是教师需要查阅的数量都与日俱增，如果靠传统的档案管理，不紧要耗费人力、物力，更会阻碍教学档案的更新、查阅，影响整体教育教学发展。

载体形式需要多样化。由于教学模式的转变，现代化教学技术的应用，特别是多媒体在各种教学中的扩散，还有光盘等载体的使用，致使传统的靠单一的文字、图片传播的教学模式不再满足当前教学形式的需求，这样的形势让档案信息化成为必然。

提升管理机制。一方面由于教学信息量的增加和新型载体的投入使用，需要专门的人员、场所和新的方法进行档案管理，另一方面由于师生对档案查阅的需求增加，落后的查阅方法不能适应当前日益增加的查档需求，教学档案信息化，可以更深入地推进档案服务模式的改革，进一步提高档案利用的现代化水平，实现档案的网上调档、查询、展示和编研，从而全面提升学校档案工作现代化、信息化水平。

对档案管理者有促进作用。教学档案虽然越来越丰富，形式多样，智能化程度越来越高，但人依然是社会的重要资源，是管理中最活跃、最有价值的因素。信息时代，档案工作的优劣很大程度上取决于档案人员的业务水平。教学档案信息化要求档案人员要具备信息处理能力，教学经历和过硬的归案整理经验，信息化激发了管理者的专业化更新，提高了管理者的能力和水平。

二、教学档案信息化建设与教学资源共享的互促作用研究内容和基本思路

教学档案信息化建设与教学资源共享的互促作用研究内容要以高校教学档案为依据，探讨传统档案管理向档案信息化转变的思路和方法以及配套设施的更新利用。教学档案信息化建设与教学资源共享的互促作用研究与学校的档案信息化发展同步，具有真实性和比照性，并与教师的教学和学生的学习联系起来，成为学校教学环节的一部分。具体表现为：档案管理建设与学校教学资源建设同步;教学资源共享与档案信息化同步;档案管理建设与探讨同步。

具体实施：教学档案的分类细化以及信息化在教学档案中的应用。通过档案信息化，将归档管理系统化、规范化、科学化;探讨教师在档案信息化过程中的表现。包括教学资源信息化对教师是否产生了积极影响，是否减轻了教师的劳动量，是否方便了教学交流;教学档案信息化与教研的关系;档案检索新模式的实验效果;传统档案管理和信息化管理的对照。

笔者认为教学档案信息化建设与教学资源共享的互促作用研究的基本思路：配合建立学校的教学档案电子信息库跟踪其建立的流程，积累第一手资料，为档案信息化进一步发展积累经验;在档案系信息化过程中，加强与教师的配合，观察教师的需求以及积极性;探讨教学档案管理对教学的影响。具体实施：学校处于档案管理的更新中，作为档案管理者，要成为这次开发建设的参与者和材料积累者，作为后续工作的参考，也作为教学档案管理建设的经验资料。在电子档案的建立和教学档案查阅系统过程中，与教师合作，探讨教学资料查阅对教师教学资源共享的帮助;进行一个小的实验对比，保留一个专业传统的档案方式，与更新的档案方式进行对比，查看档案信息化的效果;通过调研方式积累素材，通过座谈、征求建议等方式进行信息反馈。

三、教学档案信息化建设与教学资源共享互促作用的研究方法与实施步骤

教学档案信息化建设与教学资源共享的互促作用的研究方法可以采用调研法、对照实验法、材料整理归纳法、座谈法等进行研究，在研究过程中要做到文献研究和实证研究相结合，逻辑推理和调查归纳相结合，主观判断和科学实践相结合。教学档案信息化建设与教学资源共享互促作用的研究可以分两个阶段进行：首先，与学校同步进行教学档案的电子化、系统化;对照实验小组进行调研。其次，通过教学档案信息化的运行，与教师进行沟通，形成第一手材料，探讨教学档案信息化对档案管理和教学的影响，召开座谈会，再次进行调研，进行小组实验对照。

综上所述，教学档案信息化建设有着重要的理论意义和现实意义，该项目的建设将翻开由传统纸质档案管理迈上现代电子档案管理新的历史篇章，开启高校档案管理工作科学化、信息化、现代化的新里程。同时，本文也详细阐述了教学档案信息化建设与教学资源共享互促作用研究的现状、理论意义和现实意义，为如何研究教学档案信息化建设与教学资源共享二者之间的互促作用提供了具体的研究内容、基本思路、研究方法与实施步骤，为下一步教学档案信息化建设与教学资源共享互促作用的具体研究奠定了理论基础。

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作者简介：郎文香（1983-），女，汉族，辽宁葫芦岛人，硕士，综合档案室副主任，馆员，主要从事高校档案管理;崔然（1979-），男，汉族，安徽阜阳人，管理学学士学位，图书馆秘书，馆员，电子图书等。