企业人事档案管理工作的运用与创新探究

徐富波

摘要：随着经济的迅猛发展，市场竞争压力不断加大，为企业带来全新的挑战，企业管理人才的不断增加，也提高了人事档案管理工作效率，但由于其传统的管理模式，致使档案管理工作渐渐落伍，不能符合时代的发展需求，企业必须对人事档案管理模式创新，探究出新的创新手段，为企业未来的管理事业打下良好的基础。

关键词：企业;人事档案管理;创新

目前，社会经济的不断发展，企业要想在市场竞争中脱颖而出，必须加强人事档案管理，以配合企业的自身发展。所谓的人事档案管理工作是指对人力资源的优化，提高相关管理机制，壮大企业的高科技管理人才队伍，对人事档案管理模式进行创新，引领人力资源部门，安排人员招聘，处理归档信息，加强人员管理，对企业的发展具有重要的现实意义。

一、企业人事档案管理的概述

所谓的人事档案是企业通过人力资源部门进行招聘人才，安排职位以及培训等工作，真实地记录了工作的每一个员工的工作业绩，并对其归档保存。档案管理的资料主要是表格、图片以及文字等方式，是企业嘉奖员工的主要依据。同时也是企业提拔人才的衡量标准。

二、企业人事档案管理的意义

企业设置人事档案管理部门，可以为企业提供服务，招揽人才，也为企业注入了新生力量，由此看出档案管理的重要作用。企业必须规划好人力资源的管理，加强人才配置，优化企业发展。员工的工作政绩和效率，部分归功于人力资源部门对档案的有效管理。目前，不少企业为了更好的生存，开始转型产业，寻求市场合作机会，人事档案管理必须与时俱进，更新人力资源管理设备，挖掘每一个员工的潜力，提高人事档案管理水平。

三、企业人事档案管理工作中面临的问题

（一）档案管理模式滞后

任何企业的发展，都离不开管理，只有管理水平到位，才有利于企业的长远发展。人事档案管理也不例外，经济的不断发展，激活了企业的市场竞争地位，不少企业开始转变经营方式和管理方法，避免人事档案管理制约企业的发展。当下所面临的问题是档案管理模式滞后，一直采用简单的档案管理模式，针对人事资料，就存在这方面的情况，保管资料不到位，影响人力资源管理效率。此外，人事档案管理还存在操作繁琐，资料记错，甚至丢失文件的情形，为其工作人员制造了大量的工作。现阶段，高科技信息技术已成档案管理新模式，应摒弃陈旧的管理思维，建立相关的数据库，发挥其信息管理的重要作用。

（二）人事档案信息不完整

人事档案管理中存在着员工信息资料不完整的問题。这不利于企业管理人员对员工的了解，很难做好人才合理安置。不少企业人力资源部，管理的档案资料信息不准确，造成重要信息的缺失。人事档案管理的内容有员工的身份信息、学历资料、职称复印件以及签订的劳务合同等。其管理人员工作失误，档案归档时，出现了纰漏，导致员工手续不全，资料缺乏真实性，为企业提拔人才制造了瓶颈。企业优秀的员工，经常会获得资格证书，为自身的福利待遇奠定基础，但是档案管理人员并未做好相应的记录工作，影响员工福利待遇的正常发放。

（三）人事档案管理人员素质低

近些年，信息时代快速发展，技术不断更新，企业应与时代共舞，打破传统的人事档案管理模式，学习管理档案的新技术，强化人事档案的管理。企业的人力资源部门，很多老员工，一时间很难掌握信息化技术，影响了整个人力资源的管理水平，与此同时，企业招聘人才条件必须符合人事档案管理专业，具有丰富的管理经验，对非专业的人员进行加强培训，避免企业档案管理出现失误。

四、企业人事档案管理工作的创新对策

（一）重视人事档案管理

企业领导应高度重视人事档案管理，定期对人力资源部门培训，充分认识人事档案管理所发挥的重要作用。加强其他部门之间对人力资源部门工作的配合。同时让员工加强其档案管理的正确认识，积极配合人力资源部门的工作，主动反应自己的工作表现，为评定优秀员工提供机会。由此看出，重视认识档案管理，必须构建完整的管理体系，加强整顿力度。例如：庆阳市华池县某个企业，针对档案管理问题，做到了规范化要求，落实企业员工的人事档案材料归档工作，定时收集，跟踪员工的相关业绩，同时鉴别材料的真实性，并对员工按照学历、工作经验、业绩等进行不同的等级分类，确保无误后经过本人签字才能归档。此外，制定了《员工档案归档工作细则》，每年整理一次，定期考核，具备晋升的员工给予岗位调动，为企业人才的选拔奠定基础。

（二）革新人事档案管理理念

事档案管理不同于其他的管理工作，具有一定的专业性，为企业提供专业的人才，而且也属于保密机构。企业对其管理态度必须严谨，制定相应的管理条例以及规章制度等，明确规定人力资源管理人员对档案的归档流程，时刻控制在一定的范围内，同时加强保密工作监管。当下，不少企业都采取了新技术，利用计算机等设备记录信息，不仅便于查阅，也便于改善其工作效率，不断落实人事档案管理理念革新。

（三）资源和信息共享策略

人事档案管理主要通过计算机管理模式，加强企业员工的信息化管理。运用信息技术的同时，将档案资料内容转化，加强对其管理，便于将信息内容传递各大平台，实现资源和信息共享，保证人事档案信息的利用率。该信息技术软件可以随时更新员工相关情况，对其工作业绩、表现都一一记录在案。这与传统的人事档案管理更具有科学性和准确性，便于企业管理者随时都可以了解员工的动态，也可以线上管理，提高员工工作效率，为企业创造经济效益。

（四）落实区域性档案管理

区域性档案管理是指建立企业单位内部的人事档案管理，采取信息技术手段，系统化管理员工档案，保证服务于现代化企业。区域性档案管理必须服务社会，合理配置人才，转变人事档案管理职能，满足时代的发展，保护企业员工的信息，规避对档案的损坏。最后，区域性档案管理相对可以减轻企业的用人负担，节省了物力、人力，同时挖掘更多的新型人才服务于企业。

（五）严格把控人事档案保管工作

不少企业的人才流动大，一时间引发档案保管问题，由此也成为企业档案管理的焦点问题。人事档案管理部门需要严格把控档案保管。当企业内部人员发现职务变动或离职的情况，必须先通知人事档案管理部门，提前做好档案的变更或退档工作，针对档案归属问题，应告知职务变动的员工或离职的员工，并对其档案进行核对，若需要增加内容补充，必须联系好相应的员工，确保档案的真实性和有效性。

（六）提高档案管理人员工作水平

人事档案管理部门的工作人员，是否具备档案管理工作水平，直接影响着企业的管理工作。目前档案管理人员工作素质落后，工作水平有限，必须定期开展培训，拓展其工作人员的管理知识，加大对计算机的培训力度，在此基础上，企业需要招聘专业的档案管理人才，加强对档案工作的管理，避免企业员工因变动，交接时出现问题，导致档案丢失情况发生。

结束语：

本文简单阐述了企业人事档案管理工作的运用与创新探究，分析了企业人事档案管理的概述、意义以及面临的问题。企业应高度重视人事档案管理，革新人事档案管理理念，严格把控人事档案保管工作，落实区域性档案管理以及资源和信息共享策略，才有效加强企业的竞争实力，确保企业健康稳定的发展。

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