事业单位档案数字化建设路径研究

彭通康

摘 要：事业单位档案数字化工作是利用现代信息技术，将事业单位活动中直接形成的、具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的档案资料进行数字化处理和应用。本文在分析事业单位档案数字化现实条件和存在的现实问题的基础上，就进一步做好事业单位档案数字化工作提出了路径选择，对提升事业单位档案数字化工作水平具有一定的指导意义。

关键词：档案数字化;事业单位;实现路径

引言

2017年12月28日，国家档案局李明华局长在部署2018年全国档案工作时强调，要“突出重点、补短板、强弱项，在开创档案事业新局面上持续用力”，“要切实加快各类档案的整理著录、数字化及联网共享等工作进度，适应日益增长的查档用档需要”。事业单位是指国家为了社会公益目的，由国家机关举办或其他组织利用国有资产举办的，从事教育、科技、文化、卫生等活动的社会组织服务。事业档案包括了人员信息、考核业绩、业务档案等诸多信息，大体可以分为三大部分：文书档案、人事档案和基建档案。

1事业单位档案数字化现实条件

2010年，国家档案局发布了《数字档案馆检索指南》，在《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中也指出，“十二五”期间，我国在档案信息化建设等方面取得了新进展，陆续颁布了《档案信息系统运行维护规范》《电子档案管理基本术语》等档案数字化行业标准，初步建成了档案信息管理系统为支撑、以档案目录为中心、基础数据库、档案利用平台和档案网站信息发布为基础的档案信息化体系。

1.1网络技术体系初步建立

20世纪90年代以来，网络信息技术领域取得了显著成绩，网络软硬件技术体系的发展初具规模。事业单位门户网、互联网、教育科研网等均与国际互联网接轨，实现了网络信息的互通互联;此外，事业单位的计算机应用普及程度很高，无论是业务工作还是档案工作都实现了计算机信息技术办理，无纸化、智能化办公已深入到事业单位档案管理的各个方面。信息、数字技术的快速发展，为事业单位档案数字化的推广提供了技术支持和保障。

1.2数字技术保障程度较高

当前，IT产业市场下为事业单位的办公提供了各种应有软件，Word、PPT、Excel以及OA自动化办公系统等等，办公软件多达近千款，且不少功能价值都具备各种应用属性，如信息整合、处理、编目、目录检索、归档的功能，这些数字技术的应用和发展为事业单位档案数字化提供了技术支持和保障。

1.3人才队伍规模不断壮大

随着计算机数字信息技术与档案工作的深度融合，数字信息技术在事业单位档案管理中发挥着越来越重要的作用，近年来，各地各部门都相继加大了具有计算机信息网络知识专业背景的人才引进力度，并在日常的业务培训都加入了计算机信息技术内容，使掌握一定计算机网络及相关技术的人员较以往有了较大幅度的增加，为事业单位档案数字化工作的推广提供了人才支撑。

2事业单位档案数字化现实问题

事业单位档案数字化是指将事业单位纸质档案通过扫描、录入等方式存储到计算机数据库中，实现事业单位档案的备份、检索和利用的高效、简单、快捷和安全等功效的方式。事业单位档案数字化是数字时代发展的必然趋势，但纵观当前事业单位档案数字化发展现状来看，主要还存在以下问题：

2.1档案检索效率较低

数字化档案管理中依托计算机进行档案检索是数字化的关键，由于事业单位档案数字进程还没有全部完成，且有的基层事业单位因人员、技术等因素使数字化完成的不彻底，虽然采用了计算机检索来替代了传统的人工检索方式，但事业单位档案的检索大多还处于手工检索阶段，影响了事业单位档案信息检索的速度和成功率。

2.2设备配置不够完善

事业单位档案数字化是一项复杂且技术含量较高的复杂工作，需要完备的软硬件设备和严格技术支撑，这是实现档案数字化的基础和前提。现阶段，虽然事业单位高度重视档案数字化工作，但由于资金等原因，导致相关的数字化设备和软件十分缺乏（如计算机等附属设施配置、网络设施建设，计算机信息网络软件版本较低等），有些是虽然拥有了相应的数字化设备和软件，但设备老化、软件未及时升级更新，档案数据库系统不稳定等等，这些因素的存在都在一定程度上制约了事业单位档案数字化工作的全面推进。

2.3专业素能有待提升

事业单位档案数字化是现代档案管理方式，是网络、信息、数字化等技术的集成，对从事档案数字化人员的信息技术等专业素能要求较高。纵观当前事业单位档案工作的从业人员结构来看，无论是年龄结构还是知识结构都与档案数字化工作的需要有一定的距离。从年龄结构来看，事业单位从事档案工作的年龄总体偏大，档案工作相对业务工作来说相对“枯燥”，年轻人对档案工作的认可度不高。

3新时期事业单位档案数字化实现的路径选择

事业单位档案数字化管理能够有效提升单位档案及工作效率，提升机关的现代化管理水平。鉴于事业单位档案数字化有着严格的规范性和程序性要求，做好当前事业单位档案数字化应做到：

3.1源头把控

实现文书工作数字化。文书工作是事业单位档案工作的基础和源头，既要从文书处理到文书归档都要严格按照数字化的要求推进，积极引入OA自动化办公系统，应用计算机对文书进行登记、办公室审核、分管负责人签发、办公室制发、档案部门归档等流程做好文书档案的全过程管理。其中，文书档案归档工作是关键，要按文件的批次以及受阅权限实现在单位局域网中传阅、归档。传阅时设置时限，及时提醒受阅人及时归还，归还后将需要纳入归档范围的文书进行预立卷整理，防止年底突击归档而增加工作负荷，实现了文书档案全时段数字化归档。

3.2技术支撑

完善信息技术系统化。事业单位档案数字化始终离不开过硬的技术支持，也是一项系统性工程，包括数字化总体规划设计、数字化设备选型、软件开发、查询管理、安全保障等。为此，应结合事业单位自身的业务内容和职能设置，建立完善的数字化信息技术支撑体系。要保障该系统具有良好的升级能力，事业单位的职能是不断发展变化的，要确保数字化档案系统的持续推进，就要保证所开发的数字化系统具有较强的可扩展性和可在线扩容。

3.3人才保障

打造高素质的数字化档案管理队伍。事业单位档案数字化开展始终离不开一支高素质的数字化档案管理队伍，既要加大对既熟悉档案业务又掌握一定数字化业务知识的复合型人才的引进力度，也要做好单位现有档案人员的数字技术以及档案业务的知识培训，不断提升单位档案管理人员的综合素能。此外，还要加大职业精神的培育，档案数字化工作需要广大档案管理人员具备优秀的道德素养、较高的奉献精神，为事业单位发展守好史、建好档，甘于在平凡岗位中执着坚守。

4结语

数字化建设是事业单位档案管理的必由之路，能够提升档案管理效率，促进档案科学利用，之于事业单位管理能力的增强有着十分积极的意义。本文将探讨事业单位档案数字化建设的重要意义所在，并针对当前实践工作中存在的主要问题制定相应的解决对策，希望能够给事业单位档案数字化建设提供切实可行的思路，促进相关工作的稳步有序落实，从而为事业单位获取更多经济效益以及保持良好发展态势提供有力的保障。

参考文献：

[1]事业单位档案数字化建设的路径选择分析[J].邢萌.办公室业务.2018（20）.

[2]试论事业单位档案数字化建设与管理[J].张薇.东方企业文化.2012（24）.

[3]事業单位档案数字化建设的路径选择分析[J].夏静.才智.2019（22）.