从档案编研角度对“双一流”高校大事记撰写的思考

摘 要：进入到“双一流”建设后，学校的大事要事越来越多，如何提高大事记撰写质量，为档案编研校史研究做好储备，笔者首先从高校大事记撰写过程中存在的主要问题入手，结合自己在撰写电子科技大学大事记的过程中得出的心得，从大事记取材、加强高校二级单位大事记撰写工作研究、注重日常素材积累等几个方面展开论述。特别是在如何提高二级单位大事记撰写质量上，笔者从培训、审阅、汇编等几个层面给予了重点论述。

关键词：档案编研;“双一流”高校;传承优秀文化

一、前言

2017年10月18日，习近平总书记在十九大报告中作出了加快一流大学和一流学科建设的重要指示。而传承校史优秀文化是一流大学和一流学科建设的具体任务。大事记作为重要的校史素材，其编纂质量直接影响到校史文化的研究。电子科技大学作为典型的工科院校，继“211”、“985”又进入“双一流”，每年学校的大事要事越来越多。为了加快“双一流”建设，学校推出了多方举措，同时也收获了诸多成效。这些内容里面由于信息来源分布广、类型多，例如重大会议、获奖、来访、国际交流、教学改革、捐赠等，都需要被有系统的记录下来，作为以后校史研究的素材。如何提高大事记撰写质量，为校史档案做好储备，笔者在对电子科技大学这样的工科院校大事记编写的过程中，得出了一些心得和经验。

二、高校大事记的作用

所谓高等学校大事记，就是反映和记述高等学校在教育改革、科学研究、管理、实践等各项活动中所出现的重要事情的书面材料。它是按照时间顺序对学校活动的真实、全面而又系统的纪实。首先，现在学校人员变化快，新任领导在进行学校教育改革和科学化管理的研究时，必然要参阅过去的史实，有了大事记，便可提供可靠的材料;其次，大事记本身就是一种记实档案，并且可弥补档案材料的不足。在学校各职能部门工作中，往往有些大事并没有形成文字材料，如一些重要的来访交流等，这些都不一定形成独立的文字材料，所以，也就没有存档的材料，大事记就可以补上这一不足;再次，大事记可为编史、修志提供可靠的材料依据。学校大事记是各个基层单位的第一手材料，它不仅可为本校编写校史提供可靠依据，还将为上级教育行政部门的编史、修志提供可靠依据。

三、高校大事记撰写过程中的问题

1. 缺乏收录范围标准。这主要是由于每年撰写大事记素材来源不一致。对于大事记的素材来源，应该有一定固定的范围，某些每年都需要记录的重要内容，在收录范围中应该做统一明确的要求，以免遗漏。

2.忽略收录综合性工作基础数据。在做大事记收录范围标准时，往往会忽视记录学校各个职能部门的一些综合性工作基础数据的收录，例如人力资源部、研究生院、教务处等，每年的招生、毕业、授位、教师人员变动等数据。由于这些数据都是年度性的，所以容易被忽略，所以才应该更加被明确，一旦形成便利于后续查询利用。

3.描述方式前后不一致。由于大事记的取材来源于多渠道，出自于不同人的手笔，所以同一类型的事件描述方式也不同，如果只是单纯的汇总起来，就会出现同一类型的事件文体描述不一致，给人拼凑的感觉。所以需要总撰稿人对同一类型的事件描述格式进行统一，总撰稿人应该对每一种描述有一个或者几个标准的表述方式，这样大事记看起来就是一个很系统的文档。

4.重在“编”，缺乏“写”，描述不够简练。选取完大事记素材后，总撰稿人一般都是简单的汇编在一起，但是由于有一些是新闻撰写或者工作总结撰写方式，导致里面很多冗余的描述性语言或者一些不重要的信息，此时就需要总撰稿人对内容进行重新组合，用最少的文字来记录事件，剔除一些主观或描述性词汇。

四、高校大事记撰写过程中的几点建议

1.大事记多渠道取材。大事记如何选取素材呢？可以主要从以下三个来源来选取。第一，学校网站新闻、校报等官方平台发布的内容。这些内容在平时就可以收集、整理，为后期校史编研做好资料储备。第二，每年校内各二级单位要撰写各单位的大事记，使校、院、职能部门大事记互为补充。每年各个职能部门都会统计出很多年度数据，如招生情况，毕业授位情况，教职工的各类数据，这些都可以从各二级单位的大事记中获取。第三，翻阅学校年度内发布的文件。一般校内的各个重要奖项、领导任命、学校机构的成立或者撤销等内容都会通过学校发文，通过学校发文渠道，可以对大事记进行查缺补漏。

2.加强对高校各二级单位大事记编写工作研究。由于学校大事记需要从各个职能部门及各二级单位的大事记中取材，所以提高各单位大事记撰写质量是非常必要的。既有利于各单位以后对大事记的利用，同时在学校撰写大事记的时候也可以提高利用率。笔者所在学校从2002年起就坚持每年各二级单位報送，档案馆指派专人负责汇总和整理大事记的编写机制。但由于负责各二级单位大事记编写老师多是兼职，报送的条目繁多且质量不高。普遍存在着大事记与新闻稿、工作总结纂写体例和方法混淆，突出单位领导，记录分散，缺乏整理等问题。作为学校大事的补充内容，需要大量的重新改写，可利用率不高。

（1）对各二级单位进行大事记撰写培训。笔者从今年开始对各二级单位的大事记总撰稿人进行培训，事前做好培训内容，分别按照二级单位的特点和各职能部门的特点制定好大事记的收录范围及撰写规范。首先，与学校层面相比，二级学院应缩小范围，降低收录标准。例如哪些年度数据、什么级别以上的获奖、什么职务的人员来访等需要收录，都应该做明确的要求。其次，每一类大事记的描述方式，都要做详细的规定。例如来访、外出交流、签约、兼职受聘、获奖、榜单排名等应该用什么样的描述方式，都要做统一的规定。然后，在日期撰写、字体排版、标点符号等方面也要做明确的要求。还要通过列举典型的例子来说明，并把大事记撰写过程中容易出现的问题列举出来，特别强调。当然，大事记质量的提高不是一次培训或者几次修改就能达到的，但是可以通过坚持每年一次培训，来提高大家对大事记重要性的认识及大事记的撰写水平。

关于培训，由于各单位大事记总撰稿人大多是兼职的，而且其内容也要分别由各单位机关的各个科室来先撰写，最后由总撰稿人来汇总。由于参与的人员比较多，那么水平也参差不一，所以对于撰写质量不高的单位或者大事记体量比较大的单位，也可以由档案馆派出专人到其单位对其进行专门培训，把培训内容做成精简的PPT下发到各个单位，这样就可以从不同层面提高大事记撰写人员的水平了。

（2）审阅把关。在各单位提交大事记后，档案馆大事记总撰稿人需要对其分别进行审阅，并就明显内容缺失、描述方式不一致、排版问题等做修改，如此反复，直到通过。这个工作是一个繁琐的过程，笔者所在的单位一共有50多个部门及学院，体量大的单位20多个，但逐一修改下来，不仅提高了各单位大事记撰稿人的撰写水平，自己也会发现更多问题，不断提高自己的撰写水平。

（3）做好各单位大事记汇编工作.在各单位大事记都修改通过后，需要对其进行汇编，便于以后查询。在汇编的过程中，可以通过对各个单位的大事记的对比进一步发现问题完善大事记。同时，有了电子档汇编本可以利用，也可以减少纸质版的查阅，有利于档案保护。

3.注重日常积累。笔者学校每年的大事记一般是在次年的5月要求提交，整个大事记如果集中在这个时段完成，由于时间仓促会影响大事记的质量，建议从当年就开始按照收录范围搜集、整理和编写。比如笔者学校大事记的素材来源之一是学校新闻网站，所以从当年的一月，在做学校网站新闻搜索、筛选整理的时候，就同步按照大事记的收录范围选取大事记内容，并做筛选、整理和按照大事记规则编写。至于学校发文和各二级单位的大事记则可以等到年终都出来了，再做补充和修改。

4.提高撰写角度认知

（1）站在管理者的角度优化管理.大事记的总撰稿人不仅仅要会手执“春秋之笔”“单兵作战”，还要学会“联合纵横”“协同作战”，组织开展大事记内容编写。所以大事记的总撰稿人同时还应该是管理者，多站在管理者的角度来思考做这件事应该如何开展、布置、会出现什么问题、怎么解决。

（2）站在文化使者的高度加强自我要求.近年来大事记在档案编研、文化传承、宣传育人方面不断呈现出积极的作用，是重要的校园文化成果体现。作为大事记撰稿人，更加需要增强岗位责任意识，以高校“文化使者”的高度不断加强自我要求。靠着爱校荣校的使命感、责任感，打造凝聚力和战斗力，大事记质量才可能持续提升。

（3）站在“校领导”高度上提炼选材.由于大事记撰写者大多是基层工作者，所以大事记选材角度会局限于自己的工作范围和视角。但是作为一个学校的大事记，撰写人要站在全局的高度上去看待，在保证每年常规大事不变的基础上，不断根据学校事业发展的实际情况进行调整，做到大事、要事不漏，要体现出全局意识和责任意识[3]。

综上所述，高校大事记的编写是一项精益求精的工作，编写过程要经过信息搜集、整理、筛选、重新编写、补充完善、 完成初稿、征求意見、反复修改等各个环节，一是可以避免信息遗漏，二是可以避免信息有误。作为“双一流”高校的档案工作者，需要以高度负责的态度编纂高校大事记，构建学校各具特色的校史资源库，为开展校史研究做出档案工作者应有的贡献。

参考文献：

[1]马 雁.从校史研究角度审视高校大事记的编纂[J].山西档案，2013

[2]宋莉莉.高校年鉴大事记编撰规范的对策研究[J].上海地方志，2016

基金项目：2018年四川省高等学校档案工作协会档案管理科研课题，课题编号：180302

作者简介：郑颖熙（1978-），女，江苏南通人，电子科技大学档案馆研究开发室主任，研究方向：档案管理，校史研究。