小学校园数字化背景下档案管理模式研究

梁华峥

摘 要：教学档案记录着学校发展的历史，里面有许多经验教训及人事材料，是非常宝贵的材料，所以档案管理工作非常重要。阐述了如何在校园数字化背景下更新档案管理模式，提升档案管理工作水平，以及档案管理模式提升过程中出现的一些问题及解决方案。

关键词：校园数字化;档案管理模式;必要性

一、小学档案管理模式数字化必要性

传统的教学档案收集工作是与教育教学活动相互分离的，一般情况下是阶段性教学任务。比如一个学期或者学年完成后，档案管理人员定期到相应的班级教师、教研室、教务部门、教学保障部门、学生管理部门收集到原始材料后经过整合和加工后编撰完成。素材的多项提供及人工采集存在失误及疏漏使档案信息缺乏系统性、准确性。并且每个教学阶段都会采集大量的档案素材，这些素材再经过档案人员加工、整理、编撰，会消耗大量的人力、时间成本。

在校园数字化背景下，教师及校内工作人员办公都依托数字化校园网，档案管理工作当然也离不开校园网的数字化提升。因此，小学档案管理数字化很有必要。本文阐述了如何在数字化背景下提升小学档案管理模式。

二、校园数字化背景下档案管理模式的创新

1.基于校园数字化平台提升档案工作效率

校园数字化背景下档案管理工作人员可以直接通过校园网调取教师及其他工作人员填写的档案信息，不再需要人工收集材料，以及后期大量的人工整理、编撰工作，这大大减轻了档案工作人员的工作量。例如，教师可以把学生的期中考试成绩直接通过数字化校园网络平台上传到本班级成绩统计栏目下，教师的教学计划、教学目标、完成情况等也可直接在校园网工作记录栏目下填写，提交后系统自动形成记录。档案管理人员根据网络管理人员设置的相应权限可以直接从校园网调出阶段性档案材料，利用电脑办公软件整理、整合进入历史档案。

这种依托数字化校园网平台的档案管理工作大大减轻了档案工作人员的工作量，帮助他们从大量繁重的纸质材料整理、编撰工作中解脱出来。

2.建立数字化电子档案大大提升档案再利用效率

传统的纸质档案存档管理方式，从收集、整理、编撰到建立索引入库需要消耗大量的人力、时间成本，而且入库档案的再利用率也比较低，一份档案材料别人正在查阅或被借出时那其他人就无法再查阅利用，而且查找起来也不是特别方便，经常会遇到在索引上能找到该档案材料的记录及存放位置，但是实地找的时候却找不到。

电子档案能做到对档案的实时查阅、调取，大大提高了档案的再利用率，而且能实现一份档案材料可供多人同时调取查阅，大大优化了档案管理部门的服务功能。

3.数字化背景下的档案管理工作面临的问题

校园数字化背景下的档案管理确实减轻了档案工作人员的工作量，大大提高了档案工作效率。同时，建立的电子档案可实现实时在网络上被查阅，可同时供多人阅览，大大提升了档案的再利用率和档案部门的服务功能。但这种情景下的档案管理模式也存在如下一些问题：

（1）档案管理人员从数字化校园平台中可获取一部分档案材料，却不能完全满足档案材料收集标准。因为校园平台中的材料属于教育教学材料，不是按照档案材料收集标准收集的。

对于以上问题，档案管理人员要做好工作计划，在阶段性教学开始前准备好接下来的需要收集的档案材料列表及收集标准说明，标准说明要能保证非档案工作人员看到说明后能清楚表格如何填写，数据如何收集等，使普通校内教职工能按档案材料收集要求填写收集材料。之后，档案人员要与校内档案材料收集相关单位人员如教师代表、教研室、教务部门、教学保障部门、学生管理部门工作人员代表召开档案材料说明会，现场与各方沟通在教育教学过程中在校园网平台上填写、上传各种教学材料时兼顾好档案部门材料收集标准。这样，通过档案人员前期准备工作及召开碰头会的方式，保证校内各方在工作过程中在校园网平台实时记录、上传的材料符合档案材料收集标准，能被档案人员直接作为档案材料收集。

（2）依托数字化校园平台建立的电子档案管理模式与传统纸质档案管理模式交织并存，两套档案系统造成档案人员管理及使用人员查阅档案都非常不便。

针对（2），可以逐步把传统纸质档案管理模式更新为电子档案管理系统，并入新建立的基于校园数字化平台的电子档案管理系统中。在传统纸质档案管理模式更新过程中对于需要留存纸质版本的材料比如盖章材料、签字材料、内容很多的书本式材料，可留纸板保存，其余不需要留纸板的直接把文件通过扫描、拍照等形式转成电子版保存，接下来的教学年度的档案材料都按此方式保存，在条件允许的情况下尽量保存电子档案材料。

三、总结

传统档案管理工作充分利用校园数字化网络平台可大大减轻档案管理工作工作量，同時提升档案部门服务水平，提高档案材料再利用效率。另外，档案管理模式在数字化创新过程中也出现了一些问题，档案工作人员要发挥创新思维，逐步摸索出一条适合档案工作数字化的方式，保证档案管理模式的顺利更新。

参考文献：

[1]邰金星，王国平.数字化校园环境下教学档案管理中三个值得关注的问题[J].科技信息，2012（33）.

[2]王珊珊.小学校园数字化背景下档案管理模式研究[J].黑龙江档案，2018（3）.

编辑 冯志强