档案在人力资源管理中的作用

丁培培

摘 要：档案是存储员工个人信息的单元。再通过收集、整理后储存起来，为以后的考察做备用资料。人事部门必须准确选拔人才，合理安排员工的职位。人力资源管理过程中档案管理工作是其中重要的、关键的组成部分，更是不可分割的部分，可以为人力资源管理提供重要的档案信息，进而保持高质量的人事档案工作。

关键词：档案 人力资源管理 作用

1人事档案管理在人力资源资源管理中的意义

企业中的人力资源管理工作可以实现对企业中人员管理的目的，也是挖掘企业员工潜在价值的有效方法，为推动企业朝向科学化、现代化、合理化发展提供了重要人力保障。人力资源管理的主体是人，缺乏人的支持就会无法实现最终的管理结果和目标。将人力资源管理体系进行不断的调整与完善，可以充分满足企业中每名人员工作目标与企业发展目标相吻合的目的，从而推动企业发展进程。员工发展离不开人事档案的支持，作为一种原始信息记录模式，是人在各种活动当中所记录的个人经历、思想品德、业务能力、工作态度、奖惩信息等综合反映。人事档案同时也是企业掌握员工、选择员工、录用员工的重要依据，和人力资源管理密不可分，二者相互促进、相互联系。人力资源管理中档案时管理信息的载体，企业可以结合档案内容标准识人、选人、用人，确保人力资源管理架构与企业发展标准的一致性。在新的发展时期，人力资源管理已经成为企业内部管理的主要内容，进一步完善企业档案管理工作可以有效的提升人力资源管理效率。可见，人力资源管理与档案管理之间存在着密切的关系，因此应对档案管理工作进行不断的优化，进而实现人力资源管理的目标。

2人力资源管理中档案的作用

2.1积极作用。

2.1.1人力资源管理中的人事档案提供真实可靠的信息。人事部门经过查看人事档案，能够全方位地了解职员的具体状况，了解职员目前情况，从而对其未来的发展以及潜在能力进行预测，安排各个员工在合适的位置工作，充分发挥各自优势，实现企业内部平衡，最大限度地发挥人才效益。

2.1.2人事档案促进人才的合理配置。在查看员工的人事档案后，我们可以根据不同员工的才能和特点了解员工的更多信息。合理安排岗位，促进部门人员有序流动，避免人才滥用。提高员工工作的效率和价值，并最有效地利用人力资源。

2.1.3人事档案可以避免人力资源需求的盲目性。有效利用员工人事档案在研究企业的人力资源是否能够适应组织变革和发展要求方面发挥着重要作用。如果忽略人事档案所需的人力资源，则很难避免这些缺点。

2.1.4有利于员工更好的职业规划。通过员工的档案资料，以反映员工的教育水平、专业性、薪酬及日常表现等方面。选择您所在组织所需的人才，充分发挥自己的优势，为员工制定正确的职业规划和发展道路。

2.1.5人事档案可以给予有效的激励措施。人这一生有很多需求，包括身体、安全、社交、尊重和自我满足的需求。不同的人在不同的时间有不同的需求，因此员工的需求水平也不同。因此，我们可以研究员工的档案和材料，了解员工的实际需求，然后对个人使用个性化的激励。

2.2负面作用。2.2.1档案的真实性

现在社会中有很多虚假的资料，严重影响了人力资源档案的真实性，很多时候都会影响资料的真实性，如果档案资料丧失了信息的真实性，那么人事档案就失去了原有的价值。如今，这个社会上有很多人都在造假学历，造价简历、个人的学位证书、虚报年龄和用假名字等情况，为人事管理带来了很多麻烦。

2.2.2资料管理不集中。人事档案的管理和材料管理不集中，很多职员的简历内容相似，降低了人力资源的有效性。还有很多人事档案的内容比较抽象，无法体现一个人的特色，如果有很多这样的人事档案将会使失去人事档案管理的真正意义，甚至还会影响员工的晋升和入职等，这样不仅会影响员工的积极性，更会给企业造成一定的损失，不仅仅会降低人力资源管理是的实效性，更会给企业增加更多的成本。

3提升档案在人力资源管理中作用的主要措施

3.1正确认识档案管理在人力资源管理中的重要性。目前，部分企业并没有认识到档案在人力资源管理中的重要性，企业必须从思想观念上尽快转变过来，全面地认识档案管理的重要性。一方面，档案管理是一项复杂的动态性工作，并非是很多企业所认为的简单静止性的工作，企业应该在人事档案管理工作中投入合理的人力、物力、财力和精力，为人事档案管理工作的有序推进奠定思想基础;另一方面，全面提升企业管理层，尤其是人事管理部门，对人事档案管理工作的重要性，通过宣传、教育和培训等多种形式，增强人事部门相关人员对档案管理工作的认识，并通过不断的外部培训和自我学习，在此基础上提升档案管理人员的专业水平，并做好档案管理人才储备工作。

3.2档案管理制度的灵活化。档案信息是对员工进行全面反映的重要流动信息，是企业管理层进行人事统筹调动的必备工具。长期以来，人事档案管理工作制度僵化，文件信息流通不畅，再加之档案信息调整、补充等流程比较复杂，导致管理效率低下。要想进一步促进提升档案管理制度的灵活性，需要建立全面合理的人事档案流通制度。要想避免档案流转过程中出现缺损、丢失等情况，企业单位要不断简化档的案迁移流程，对部分问题档案进行针对性处理，及时和当事人联系，并与其达成一致后对档案进行有效处理。除此之外，要想实现档案管理制度灵活性还应对档案信息变更、补办制度进行优化。随着员工的个人发展和职业经历变化，人员履历会不断变化，人事档案信息也需要不断地丰富与更新，灵活化档案信息变更、补办制度可以提升人事档案管理效率，并可以为人力资源管理提供更加准确的信息，充分发挥出档案在人力资源管理中的作用。

3.3提升人事档案信息的准确性。人事档案在整个流转阶段总是难以避免地会出现信息不完整或不准确的问题，因此人力资源管理部门在对档案信息进行管理时应确保其准确性与实际质量。首先，应做好档案信息补充工作，保证其全面性;其次，对于新增员工的人事档案信息，企业人力资源管理部门需对新增内容加以审核，排除错误，保证信息的准确性;最后，当企业内部出现人事变动时，企业人力资源部门则要根据人事档案信息管理制度要求对变动情况进行有效更新和迅速传递。

3.4加强人事档案的及时收集和识别。首先，人事档案的归档过程是一个整体，它们是相互关联的。在长期文档管理工作中，通常存在不可避免的情况，例如文件的缺失部分。因此，文件管理员应及时组织员工文件信息的上交，以确保完整的收集和准确的信息。为整个业务部门的工作顺利开展创建条件，并以此来准确的掌握每个员工的状态。其次，严格对待上交的个人资料，对于不符合要求的及时给予返回，改正后再收入档案，做到人事档案管理的有序性。

3.5完善文件管理方法，实现互联网管理，提高文件管理的信息管理水平。由于社会的不断发展，档案材料只增不减，以前的管理方法是存在很大问题的，比如时间成本大，正确率不高。通过计算机建立系统，检索系统以及使用系统，充分利用互联网的优势进行文件管理。

结 语

综上所述，人力资源管理和人事档案管理有着直接联系，二者相互作用、相互影响，这就需要结合新时期企业人力资源管理的新要求，不断完善人事档案管理工作，结合企业现状，积极吸取先进的人事档案管理理念，完善制度建设，这样才能够充分发挥人事档案管理的效用。

参考文献

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