浅析建筑工程档案管理存在问题及处理措施

张勇

摘 要：建筑工程项目中资料档案管理的重要性越来越突出，它为过施工过程中的工期预测、工程竣工后的质量验收、工程检查等都提供了资料参考，在建筑行业内受到了越来越广泛的关注。文章通过分析建筑工程档案的作用、在管理过程中出现的问题以及相应解决措施，以期为提升建筑工程档案管理水平提供资料参考，促进建筑行业健康有序发展。

关键词：建筑工程;档案管理;管理体系

现代化建设进程不断深入，建筑行业的发展步伐也越来越来快，建筑企业在规模扩大的同时也意识到工程档案管理的重要性以及给企业带来的经济效益。这一环节当前已经得到许多企业的广泛重视，并开始建立起专门管理工程档案的部门以及管理团队，将科学的管理理念以及优质的管理经验融入其中，提高企业建筑工程档案管理的水平，从而促进企业发展，提升企业在市场中的竞争力。此外，国家也对工程企业的档案管理提出要求并制定规定，目的是为了防止企业在档案管理中出现不当行为，让企业管理更为系统化、正规化、规范化。

一、建筑工程档案管理的重要作用

（一）真实记录建筑工程

建筑工程是一项浩大的工程，施工时间长、施工程序繁琐、运用的建筑技术以及建筑材料繁多，因此在施工的整个流程中会出现很多相关资料。工程档案资料真实记录这整个建筑工程，对于评估工程质量的好坏、是否按工期完成任务等都有着重要作用，所以建筑工程档案的管理就尤为重要。工程档案包括工程材料的质检报告、复验报告、实验报告以及工程现场的签认和签章等。

（二）便捷提供工程信息来源

建立建筑工程档案的最主要目的就是为相关工作人员提供资料参考，对工程信息的查询为便捷、准确，为工程的实施和完成提供资料依据。

（三）为之后的设施建设提供参考

建筑工程档案就是对工程施工过程中采取的技术、出现的问题以及解决措施、建筑材料信息的反馈等进行记录，这对之后的工程建设提供了经验和资料参考，有利于提升工程质量和施工效率。

二、建筑工程档案管理存在的问题

（一）相关工作人员意识薄弱

工程档案资料繁杂，涉及面多，管理工作也极为复杂繁琐，但很多档案管理人员对资料管理的重要性认识存在偏差，管理效率低下。若管理人员在工程交付时不对资料进行仔细审核、确认，就可能造成工程质量问题得不到及时解决，从而引发更为严重的问题。此外档案管理步骤较多，必须定期进行筛查管理，如果在工程全部完成后才对档案进行分档、管理，会导致工程过程中资料应用率极低，对工程效率及质量造成影响。

（二）档案管理不合理

现如今大多数企业都重视对于工程档案的管理，但是重点大多只放在档案的收集上，对于档案质量等缺乏认定和评估，造成档案中存在许多没有使用价值和保存价值的资料，影响档案质量。此外，档案管理过程中存在许多实际性的问题：对重要档案重视度不够造成档案遗失或损坏;对档案信息筛查确认不到位造成资料真实性受到影响等。档案管理的不合理造成了工程档案管理难以为工程提供有效资料支持，从而影响工程进展以及工程质量。

（三）未建成系统化的档案管理体系

由于档案管理对企业不产生直接的经济效益，故而企业以及相关人员对档案管理重视度不足，仅局限于单纯的收集资料，没有形成系统化的管理体系。此外，档案管理人员的专业性较差，档案管理过程中规范性不强，对系统化管理体系的建立造成阻碍。调查表明，档案管理体系的有效建立可有效提高工程质量，为企业带来经济效益，故而企业一定要对此环节加以重视。

三、建筑工程档案管理的措施

（一）提升资料质量

对于档案管理人员进行培训可在一定程度上提升资料档案收集时的专业性和有用性，也可以使员工在面对专业性较强的文档时有充分的理解力并对档案中存在的问题及时提出和解决，从而提升资料的质量，减少无用资料的存放。与此同時，企业一定要制定收集资料的相关规范来保证资料来源的真实性、准确性、实用性。此外，资料的编制一定要有明确的规范，格式等一定要加以统一，从而提升建筑工程档案管理的质量。

（二）优化管理体系

优化管理体系、完善管理制度需要从政府、企业、管理人员三个方面入手。政府方面需要在保证合理性、可操作性的基础上推行有与企业运行相适应的管理制度及相关法律，并实施相应的企业管理监察制度，确保管理制度的推行;建筑企业方面需要不断完善自身档案管理规范，促进企业符合社会主义市场经济的发展要求，提升管理体系的规范化;档案管理人员需要加强档案意识，充分认识到档案资料管理对于工程、对于企业的重要性，做好档案管理的每一个环节，及时筛查档案，删除无用信息，对过程中出现的问题进行及时有效处理。

（三）提升档案管理人员专业性

当前大多施工单位的管理人员都具有临时性，流动性强，这就造成资料只能进行阶段性收集，且无法保证工程档案的完整性和规范性，加大了资源管理难度。因此，企业必须招收部分专业对口的技术人员，对人员进行档案管理，保证档案整合的完整性和专业性。

与此同时，许多工程的临时性使得企业无法对于对应的档案管理人员进行系统的、长时间的培训，这就决定了企业要对本公司档案管理人员要加强培训，将专业训练过的人员直接应用于临时性工程，确保相关人员对资料管理流程、重要性、问题解决措施有充分的了解，从而保证建筑工程档案管理质量。

管理人员培训后的考核制度也要加以完善，让完成考核的人员进入档案管理工作，以此提升档案管理人员的能力水平。除此以外，政府相关部门也要定期安排培训，让档案管理相关人员了解最新的法律知识和政策法规，将法规融入到档案管理工作中，促进企业工程档案管理的规范化发展。

（四）利用互联网对数据进行信息化管理

互联网的飞速发展给企业的档案管理工作提供了新的路径，网络平台的使用可大大提升资料管理效率，突破传统管理模式的束缚。在对建筑工程档案管理过程中使用计算机技术建立工程资料数据库，构建适宜管理的网络平台，对档案资料以及相关数据进行信息化编制，实时更新、完善资料。这样不仅可以将档案管理流程简单化，大大提升工作效率，还让相关人员对于资料的查询更加方便快捷，电子档案的推行和普及也能有效避免传统模式中纸质文档因不当保存造成的资料丢失。在互联网大时代下对于工程档案的管理进行网络数据化处理，可以推动企业向信息化方向更好发展，提升企业在社会主义市场经济中竞争力。

四、结语

建筑行业在城市化程度愈加提升的今天得到了快速的发展，这也要求建筑企业在发展进程中一定要注意各项工作的有序健康进行。部分企业只将重心放在施工这一可给企业带来直接效益的环节上，忽视了建筑工程档案管理等工作的重要性，这会给企业健康发展带来隐患。加强建筑工程档案管理可以有效提升施工质量，为之后的工程施工提供经验和参考，为企业的竞争力提升带来积极意义。因此，政府和企业都应该加大重视力度，正视建筑行业档案管理中出现的问题，从提升工程档案资料质量、优化档案管理体系、对档案管理人员进行专业培训、利用互联网对数据进行信息化管理等方面对建筑档案加强管理，为企业长期发展提供资料支持，促进建筑行业健康发展，从而推动社会主义市场经济体系的有序发展。

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