对新形势下做好企业档案管理的研究与创新

郭峰

摘 要：企业想要实现可持续发展，就应当加强对档案工作的重视，两者之间属于相互促进、相互依赖的关系。在当前新形势下，虽然我国的企业档案管理工作实现了快速的发展，但由于发展时间比较短相比较发达国家还有一定的差距，尤其是对于船舶企业的档案管理来说，依然存在很多问题。基于这一情况，探究怎么才能够提高档案管理的水平，使档案的作用充分发挥出来，从而促进企业的可持续发展，是目前该领域人员非常关注的话题。本文就针对当前新试下的企业档案管理创新展开研究，希望可以对相关人员有一定的帮助。

关键词：档案管理;发展;创新

企业档案是非常重要的信息资源，是一个企业宝贵的精神和物质财富，是历史经验的积累与见证。而档案工作是企业生存发展的管理基础，企业档案工作贯穿于整个企业内部控制，是企业竞争情报工作的基础，是企业可持续发展的动力和源泉。目前企业档案管理水平亟待提高，针对企业档案管理，本文从以下几个关键的方面进行探讨。

1 企业档案管理的问题分析

1.1档案管理制度体系不健全

目前一些企业档案管理工作不健全，不能合理高效地利用其所拥有的档案资源，问题就出在其档案管理制度体系不完善、不健全。一些企业制定的规章制度和责任体系十分不完善，在档案的保存和使用、鉴定和移交等方面的制度均存在较大的漏洞。一些大中型企业虽然具有完善的档案管理制度，但在档案管理工作中不能很好地按要求执行和落实，究其根本原因，是不重视企业的档案管理工作，负责人不了解档案管理的重要性，忽视档案管理制度和制度的实施。此种问题轻则导致企业档案混乱而无利用价值，重则因重要档案的遗失而导致企业损失。

1.2企业档案缺失，档案室设施落后

这是当前企业档案管理最现实和最严峻的问题。当前，我国利用现代化信息技术建设云存储档案已是大势所趋，但是在某些企业中，企业档案设施、档案管理还非常落后。主要原因，首先是企业单位不重视档案和档案规范化管理，没有投入必要的人力、物力、财力开展档案规范化建设。其次是档案产生部门不重视，归档存储不及时、不全面、比较随意，导致档案本身缺失。再次是档案管理部门不重视，存储不力，导致档案在利用过程中破损丢失。

1.3企业档案管理手段和方式相对落后

除了对档案管理工作不够重视外，企业的档案管理手段也比较传统和老旧。档案管理一般采用一台陈旧的机器设备、一套软件，档案资料的录入和管理手段落后，无法跟上日益增长的档案分析和利用需要。笔者通过调研观察指出目前档案管理技术和工作方法落后的3点原因。第一，部分企业的高层管理人员对档案管理工作不够重视，没有投入足够的人力、物力。第二，部分从事档案信息管理的工作人员，通过前期对其业务素质以及工作能力进行考核，发现其专业水平、综合素质并不能完全胜任档案管理员这个工作岗位，同时也缺乏档案管理整理资料和信息所必备的认真负责以及一丝不苟的办事能力。第三，缺乏完善和统一的档案信息管理体系和制度、运营机制，造成当今很多企业档案难以建立或者只是在初期阶段，进而使企业以及职能部门想要参考资料时，无依无据，给员工工作造成困难，这也是企业档案管理发展过程中的难点和痛点。

2 做好企业档案管理的措施

2.1做好开发利用信息资源，保证优质服务

档案信息化的基础是建立档案的数字库，通过数字化来对档案的内容存量进行管理工作，在数字化过程中建立目录数据库有利于档案的寻找，重视了档案人员基础信息，在互联网加的时代下，智慧化的信息资源利用也是不容忽视的，在庞大的数据库中实现数字资源的融合与共通，在人员管理系统中可以自行查看自己的基础档案资料，如果是人为进行收集，那时间和人工成本庞大，各部门之间没有达到良好的沟通，实施起来困难，所以要建立相应的信息化平台，让档案与人们链接，针对中国现有的档案管理模式和应用层次，根据档案管理现行办法和法则等规章制度，结合当前档案管理现代化程度，如何提供准确、完整、可用、安全的档案资源信息，并使人们突破手工、技术、地理的限制，更好地利用信息资源管理系统。

2.2在企业档案管理制度上创新

对于企业来说，档案信息是非常重要的财富，通过笔者多年的实践工作发现，虽然档案硬件设备非常关键，但有序的工作流程和完善的档案管理制度，标准化的管理规范也是非常关键的。因此，对于档案管理制度一定要严格进行管理，建立的过程中要制定严密的程序，从收集、整理到最后的借阅使用，都必须要确保档案信息的准确性、系统性以及保密性。并且，要将电子档案与实物档案有效进行结合，将电子档案大的优势充分发挥出来，比如快捷，让用户能够便捷、高效的查阅档案信息。对于档案馆来说，制度是非常重要的组成部分，需要充分分析制度是否满足社会发展的需要，是否能够做到统筹兼顾，是否能够有效契合现代化的管理制度，将各自的职责进行明确，将国家提出的科学发展观贯彻落实下去，将档案工作人员的积极性充分调动起来。

2.3提高高新技术档案管理人才素质

如今大部分企业以经济效益为主要目标，从而忽视了档案人才管理的需求，认为档案管理并不需要专业的人才，实际上档案管理工作中是需要使用较多的信息化技术，所涉及的专业知识较为广泛，需要具备多重的管理知识，但很多档案人员是兼职的，对信息化技术了解不够深，所以管理能力不足的情况频频发生，他们不懂得如何有效的管理档案。

结语

总之，为促进档案管理科学化水平的提升，应该充分认识它的发展现状，根据存在的不足，有针对性地采取措施进行完善。同时还要落实管理规章制度，明确管理人员职责，并提高管理人员的综合素质。从而有效适应档案管理需要，防止档案资料丢失，使其更好地满足人们的需要，促进档案管理水平和档案服务质量的提升。

参考文献

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