关于提升办公室文书档案管理工作的几点思考

邓小慧

摘要：办公室文书档案管理工作是办公室工作的一项重要内容，对于其他各项工作开展具有重要意义。为适应时代发展形势，办公室档案管理部门应主动提升对文书档案管理工作的重视程度，对如何提升办公室文书档案管理工作进行细致思考，构建完善的办公室文书档案管理制，加强在办公室文书档案管理人员教育的培训，打造一支符合时代发展趋势，打造满足办公室各项工作需求的高素质档案管理队伍。

关键词：文书档案;档案管理;存在问题;提升策略

一、办公室文书档案管理工作何以必要

文书档案是指具有一定价值的能够转化为文件资料的各类档案，这些档案的开发利用可以为其他组织和其他科室提供信息检索和法律凭证，同时也能够丰富档案资源，有利于档案部门档案工作开展。

首先，文书档案管理能够为组织内部其他科室提供信息检索服务。办公室文书档案管理的对象主要是办公室进行的各项活动宣传的相关文件材料，通过文书档案整理和资料挖掘能够对活动开展的内容及意义进行梳理，同时也能够有效记载单位和相关部门发生的业务，通过对这些业务资料进行科学合理的挖掘和利用，能够为单位内部的其他活动提供相应支撑，为需要相关机构提供各类检索服务，有效提升文书档案资料的利用效率。

其次，文书档案管理工作能够为组织其他工作开展提供法律凭证。很多文书档案资料对于单位建立、变更、注销等相关信息进行了详细记载，真实反映了单位的运转状况和活动开展的各项内容，而这些详实具有事实根据的资料能够成为各级管理部门和纪检监察部门对本单位发生的违法乱纪事情查处的重要依据，且这些文书档案其自身也具有良好的法律凭证效力，能够很好地指导组织其他工作开展。

最后，文书档案管理工作是国家档案工作的重要组成部分。当前档案部门吸收的信息资源也越来越全面，不仅涉及到经济社会文化的各个领域，同时也对各类单位发展变化的资料进行收集，将其作为国家档案的重要内容[1]。而办公室文书档案管理工作能够为档案部门提供最详盡、真实、客观的历史资料，是国家档案工作的延伸，既关乎到办公室其他工作的开展，同时也关乎到国家档案工作的开展。

二、办公室文书档案管理工作当前存在的主要问题

当前办公室文书档案管理工作还存在重视程度不够，相应制度体系不够健全，人员素质较低等问题，这些问题都对办公室文书档案管理工作产生了影响。

首先，单位对办公室文书档案管理工作重视程度不够。个别单位对于办公室文书档案管理工作重视程度不足，特别是主要领导更多是将文书档案工作管理作为办公室工作的一项，工作部署效率简单，工作人员认为文书档案管理只是对相应的会议和活动材料进行简单的保存，而这些保存的数据可能之后并不能发挥其效用，因而这部分人员放松了对文书档案管理工作的重视。

其次，办公室文书档案管理工作制度体系不够完善。一些单位只是将档案进行简单的分类整理，甚至部分工作人员在档案工作整理过程中并没有严格按照操作流程，导致部分档案流失。加之由于当前办公室文书档案管理工作体系不健全，部分部门和个人在推进档案管理工作过程中存在责任推诿等问题，同时档案管理工作分工不够明确，部分工作人员在档案管理工作开展过程中缺少相应的工作依据，也使得档案管理工作步履维艰。

最后，办公室文书档案管理人员专业素质不足。虽然办公室工作非常复杂对于参与的工作人员要求素质较高，但在具体工作开展过程中办公室的部分人员对于文书档案管理工作能力水平有限，缺少相应的理论和专业技能，很难满足办公室文书档案管理需求。加之部分办公室将年龄较大的人员分配到文书档案管理工作岗位，由于这些人缺少学习动力，在一定程度上影响了办公室文书档案管理工作效率。

三、办公室文书档案管理工作提升的几点建议

办公室作为组织机构处理各项事务的核心枢纽，在组织内部主要起到组织和协调功能，办公室文书档案作为办公室日常活动和日常事务处理的详细记载，能够为单位其他工作开展提供各类依据。文书档案管理能够为单位工作开展提供信息支撑，同时也有利于单位管理水平的提升，对于国家社会稳定和经济社会发展都具有重要意义，因此有必要针对文书档案管理工作存在的问题提出几点改进建议。

首先，提升单位对办公室文书档案管理工作的重视程度。办公室主要领导应该重视文书档案管理工作对于办公室全面工作开展的重要影响，并主动为办公室文书档案管理工作出谋划策，同时对于涉及到办公室文书档案的全局性工作应该进行认真的思考，科学谋划近期办公室文书档案工作具体部署。并在具体落实过程中加强对相关人员的监督，对于存在的问题要及时指出，对于存在的优点和好的经验做法应该加以推广，通过办公室领导带动让全体工作人员对文书档案工作重视。

其次，完善办公室文书档案管理制度体系。在办公室领导重视基础之上还应该不断完善文书档案管理制度，充分发挥办公室文书档案制度的功能和作用[2]。为办公室文书档案管理工作的开展营造良好的外部环境，进一步提升办公室工作人员对于文书档案的重视程度，对于发现的档案管理问题应该以制度的形式加以规范，提升档案管理工作的标准化水平。

最后，提升办公室档案管理工作人员综合素质。无论是档案管理工作的具体开展，还是档案管理制度的具体落实，都需要工作人员来完成，因此有必要提升工作人员思想认识，严格规范相关流程，加强工作人员的业务能力培养，进一步提升工作人员综合能力和素质，以便更好地开展文书档案管理工作。

总之，办公室文书档案管理工作是办公室工作的重要组成部分，办公室文书档案管理水平高低直接影响办公室工作开展效果，高水平的办公室文书档案管理有利于提升办公室工作水平。因此，办公室主要领导和具体工作人员应该充分重视文书档案管理工作的重要意义，加强文书档案管理工作人员教育，加强与其他部门之间沟通，实现办公室档案管理规范化、正规化，切实提升办公室工作水平。

参考文献：

[1]赵志闯.基层档案室文书档案管理工作初探[J].北京档案，2017（6）：38-39.

[2]王富忠.濮阳县乡镇文书档案归档范围的调查报告[J].档案管理，2017（5）：67-69.