电子文件全数字管理的进展研究及其启示

向宇 文传玲 周文泓

摘 要

对澳大利亚、美国、英国电子文件全数字管理进展进行调查与分析，以期为我国探索更加适合的路径与方案提供实践依据与方向。通过分析三个国家在战略框架、组织体制、系统功能三方面的电子文件全数字管理经验，我国应从完善制度、强化评估制度、建立多种试点来引导、落实与推广电子文件全数字管理。

关键词

电子文件 文件管理 数字转型

Abstract The paper investigates and analyzes the progress of full digital management of electronic records in Australia， the United States and the United Kingdom， aiming to provide practice basis and direction for exploring more suitable paths and solutions in China. After analyzing the experience of the three countries from the aspects of strategic framework， organizational system and system function， we are supposed to lead， implement and promote full digital management of electronic records by improving the system， strengthening the evaluation system and establishing pilots.

Keyword electronic records; records management; digital transformation

一、引言

電子文件全数字管理在政务升级、经济优化、技术发展、文化建设、社会转型的背景下亟待全面推进和实现。这不仅有助于电子文件作为证据、资产、资源、记忆等维护与深入挖掘，更是将电子文件嵌入社会活动的每一方面与环节，促进数字环境中文件与社会的双向建构。“增量电子化，存量数字化”的国家战略，这在我国体现为近年来关于电子文件单轨制的理论讨论与实践探索逐渐成为业界热点，并成为政治、经济、文化等领域同档案领域密切互动的重点模块，上海自贸区建立、浙江省“最多跑一次”改革、中山市数字政府建设等，都触发了电子文件单轨制的试点工作。然而，关于电子文件单轨制的实现方案在我国如何设计和应用还有待更加系统的探讨，尤其是如何在更大范围和更多领域中得以实施还需要识别好各方挑战与相应策略。

这同样体现在研究层面。关于电子文件单轨制的研究，在电子文件管理能力构建的探讨中已有较多成果，主要涵盖在管理策略层面。……