论新形势下科研档案收集工作的现状与策略

盖建新

摘要：科研档案是各类科研活动的真实记录，是促进科技创新、提高科研实力、实现跨越发展的重要支撑，也是科研诚信和科研行为规范的重要凭证。然而，科研档案收集工作一直是各单位档案工作面临的难题。在当今大数据时代的影响下，科研档案尤其是科研电子数据的收集更是难上加难。

关键词：科研档案收集；工作流程；电子数据；收集策略

科研档案收集难是档案工作中老生常谈的问题，在当今大数据时代，科研电子数据收集更是难上加难。为做好新形势下科研档案收集工作，通过国内外调研，我单位提出了适应新形势和实际工作要求的科研档案收集策略，大大提升了科研档案归档率。

一、科研档案收集工作存在的问题

1.科研档案收集工作始终滞后。科研档案收集主要依赖于科研人员对科研文件归档工作的认知程度及责任心，但多数科研人员因忙于科研而对文件归档工作缺乏必要的认識，甚至认为自己的科研成果应该由自己留存。同时，科研管理部门没有将科研档案的建档要求纳入科研管理工作要求和科研管理工作流程，致使档案人员始终游离于科研工作流程之外。基本现状就是：“科研人员何时归，档案人员何时收”、“科研人员归什么，档案人员收什么”。

2.科学技术研究过程数据缺乏。科学技术研究过程数据是科研档案管理的一个重要组成部分，只有将科研活动全过程的数据归档，才能系统、客观、完整地记载和保存科研过程和科研成果，体现我国科技史的发展。通过对中科院相关研究所科研档案工作调研发现，科研过程数据缺乏是科研档案收集存在的普遍问题。如中科院某研究所一个研究经费为五千万的项目，其最后归档的文件只有七件，包括立項文件、结题报告等，没有反应研究过程的文件，原始实验数据更是没有。

3.科学技术研究电子文件不完整。在信息化快速发展的时代，各行各业、各个领域都发生了重大的变化，科研档案形式的变化更是这些变化的直接体现。科研档案管理的对象从传统的纸质文件、图纸所承载的模拟信息逐步转换成数字信息[1]。然而，目前科研档案收集的电子文件仍以电子文档为主，如Word、PDF、PPT等格式，缺乏相应的元数据信息，无法保证归档文件的真实性。从电子文件运动过程来看，只有将电子文件背景信息完整收集才是一份真正的电子文件。另外，那些需要专门设备读取的科研数据更是没有归档。

二、如何做好新形势下的科研档案收集工作

1.转变思路，由整体式收集转变为分布式收集。当今“大数据时代”科研电子数据多种多样，传统的档案室管理不能满足这些电子数据的管理需求，可根据实际情况，借鉴澳大利亚国家档案馆的分布式保管法。（1）最好由形成部门保管电子数据。澳大利亚国家档案馆管理电子数据的总策略就是：由联邦机构产生的大多数电子数据是不应当集中在国家档案馆保存的，而应将其保存在产生这些数据的联邦机构内。他们将这种管理方法称为“电子数据的分布式保管（Distributed Custody）”[2]。他们认为，这种分布式保管有利于电子数据的长期可存取性，有利于维护电子数据的可靠性与真实性。尤其是那些需要专门设备读取的或需要经常使用的电子数据，可不移交档案室，但档案室需要对这些电子数据实行进行登记，并加以控制。（2）档案室到一定期限后再收集电子数据。为了更好地保障电子数据的长期保存与存取，需明确何时将应归档的电子数据移交档案室及相关责任。如《澳大利亚档案法》第27条规定：已经由形成部门保存了25年或形成部门不再对数据有直接使用要求的数据应移交档案馆，按档案馆制定的方案处理[2]。另外，如果档案室接收的是某电子数据的原载体，那么档案室应承担保护该电子数据具有长期可存取性的责任。如果档案室仅仅是拷贝了形成部门的电子数据，而尚未接收该电子数据原载体，那么应该由形成部门负责保护该电子数据的长期存取问题。

2.规范流程，将档案工作纳入科研活动和管理工作。科研档案收集工作不能游离于科研活动之外，应该是科研工作的一个节点。只有实现科研档案工作与科研活动和管理工作的同规划、同部署、同落实，才能做到档案收集工作的全面覆盖，解决科研档案收集工作的滞后问题，更是做好科研电子数据收集的保障。（1）纳入项目开题、结题工作。在项目开题前，档案室需对其档案预立卷情况进行检查，提出档案建档要求，明确可形成的档案形式，制定分类表，发放档案盒，并签字确认后，科研管理部门方可同意该项目开题。在项目结题验收前，档案室需对项目档案进行检查，确认档案的内容和形式的完整性、真实性符合要求，并签字确认，项目管理部门才能同意其开展结题验收。（2）纳入单位年度岗位晋升工作。将科研档案收集工作纳入岗位晋升工作可进一步保障科研档案的完整。档案室对岗位晋升申请人员提交的材料进行审核，确保其主持的结题项目已按要求完成归档，并签字确认后，单位人事部门才能同意该申请人参加当年岗位聘任申请工作。当然，将科研档案工作纳入科研活动和管理工作流程不是一件容易的事情，需要“自上而下”开展工作才能实现这一目标，这本身就是一个单位管理工作的要求，需要档案人员、档案主管领导依据国家相关政策共同推进。（3）推陈出新，重建科研档案管理规范[3]。在大数据时代的发展下，科研项目的类型逐渐增多，科研档案的数量逐渐增多，新的科研档案形式也不断出现，必须结合实际，不断重建科研档案管理规范。一方面，针对不同的科研项目类型形成不同的归档范围和收集要求，使科研人员在开展科研数据的收集时“有标可依”。另一方面，针对新的科研数据形式制定相应的收集工作的具体要求，包括载体形式、收集内容、保管条件等，使科研人员在开展新形式科研数据的收集时“有章可循”。（4）明确目标，保障重点科研项目工作顺利开展。目前，我国各行各业对档案工作重要性的认识日益提升，最明显的表现就是在很多项目管理制度中明确提出“在项目开展结题验收前必须开展项目档案验收，否则项目不能开展竣工验收”，如军工固定资产、基本建设项目、大科学工程、战略先导、重大专项、修购项目等。档案部门必须明确目标，确保这些重点项目档案顺利通过验收，保障项目顺利完成竣工。在不断提升档案工作重要性认识的基础上推进科研档案收集工作，形成良性循环。

总之，虽然科研档案收集工作是档案工作的难题，但只要明确目标，规范流程，提出适应新形势下的新的工作要求和工作策略，做好科研档案收集工作就指日可待，应对大数据时代出现的科研档案收集问题也能游刃有余。

参考文献：

[1]蒋永芳.浅谈“大数据时代”科研档案收集归档管理[J].办公室业务，2018（3）：93-94.

[2]谈清辉.大数据时代国有企业科研档案收集整理工作新模式探究[J].机电兵船档案，2015（5）：54-57.

（作者单位：滕州市建筑设计院）