城建档案异地备份工作实践与问题研究

摘要：基于城建档案馆开展档案异地备份工作的实践状况，本文探究并论述了城建档案进行异地备份的必要性和重要性，分析并概括了档案异地备份工作的经验与存在的问题，并提出相关看法与建议。

关键词：城建档案；电子档案；异地备份

城建档案异质异地备份，就是将最初的城建档案信息复制到其他介质当中，将档案信息用多种不同的载体进行记录，保存在和最初的城建档案不同地方的档案管理形式。为确保城建档案的安全可靠，需要对城建档案异质异地备份工作进行深入探究，将城建档案异质异地备份工作争取做到最好。

1 为何做好城建档案异地备份工作

1.1避免档案的彻底消失

随着历史的发展，无法抵御的自然灾害、难以预料的人为和社会事故都会对档案安全产生消极影响，这就促使各个国家都对档案的安全给予高度重视。某个地区遭受了灾害之后，当地保存的档案可能会被销毁，然而，考虑到城建档案的特殊性，其一旦毁灭就不会被修复[1]。所以，只有采取有效措施，如做好城建档案异质异地备份工作，防止某种独一无二的资料被灭绝以及某一类资料被销毁，才能避免档案的彻底消失。

1.2时代发展进步的同时带来了新的问题

在数字化时代中建立的档案更需要科学先进的技术进行保存。因此，当今世界，如何安全长久的保存电子信息和文件成为了档案界工作的一大难题，这是因为当前数字化的城建档案只要被销毁，就很难再被复原。针对于此，我们要吸取那些成功的经验，比如，一些发达国家或地区进行城建档案异地备份工作之后，能够有效的防止操作失误和网络攻击等造成数据的损失与破坏，保证档案足够完整可用、真实安全。

2 城建檔案异地备份工作的缺陷与不足

2.1缺乏上层设计与统一的备份标准

目前城建档案异地备份工作仅在主管部门的有关文件中提到过，而且，许多需要考虑的方面都没有明确的规划，如进行异地备份的时间、档案备份的程度和方法、载体的运输及保存等工作仍缺乏上层计划和统一的备份标准。

2.2异地备份技术比较落后致使工作效率低

我国城建档案异地备份技术主要是在光盘或硬盘上，通过光盘刻录或硬盘拷贝两种封装方法进行档案的储藏工作。然而，由于档案数量的逐渐增加，所需要封装的内容就越来越多，致使工作效率越来越低。

2.3异地备份的手段比较简单不够安全

我国当前的城建档案异地备份手段只有馆际互备这一种，馆际之间相互备份，将有关的电子档案与信息数据进行离线异地备份，虽然操作比较简单，成本也得到了控制[2]。但这种方式备份出的数据没有足够的安全性，明显不符合档案异地备份技术的原则。

2.4备份载体保存方式落后以及未确立数据定期检测制度

相关部门目前都不是特别注重备份载体的运输和保存，工作仅仅是将备份载体运送到对方档案馆，没有确立数据定期检测制度去检测数据，这就不能够保证数据足够的安全。

3 如何做好城建档案异地备份工作

3.1坚持城建档案异质异地备份的原则

要想做好城建档案异质异地备份工作，就需要坚持因地制宜、强调重点、安全可靠的原则。因地制宜是要按照城建档案的产生时期、载体及保存条件、当地特点以及完整性的不同，通过相应的备份技术进行城建档案异质异地备份工作。强调重点是指在众多的城建档案资料当中，根据档案的重要程度、保密等级、使用次数等原则进行备份，通常来说，先备份重要的、等级高的、使用次数多的档案。安全可靠是指利用科学先进的备份手段与技术，在安全的异地备份场所进行档案的备份与保存，提高档案的可靠性与安全性[3]。

3.2充分采用先进的科学技术

信息时代的全面到来，促使信息技术在人们生产与生活的各个方面发挥着重要作用。做好城建档案异质异地备份工作就需要与时俱进，采用科学先进的备份手段与技术，确保备份档案的安全可靠。《国家保密法》中规定：禁止在互联网及其他公共信息网络或未采取保密措施的有线和无线通信中传递国家秘密。某些档案记录着国家秘密，那么在对这些档案进行异地备份时就不能采用互联网这项技术，需要用其他方法。一种方法是研发能够同时备份两套数据的备份系统，将这两套数据分别用作本地备份和异地备份，并使异地备份在需要时能够随时获取；另一种方法是建立省际之间专门的城建档案备份网络，可以依次建立市级和省级的档案备份网络，进而完成省际之间的档案备份网络连通，开展城建档案在线实时备份工作。

3.3增加城建档案异地备份形式

进行城建档案异地备份工作的目的就是保障城建档案的安全可靠，确使城建档案的复原与再利用。除了已经实行的省际之间的城建档案备份技术之外，各级城市还要对城建档案备份工作给予高度的支持与充分的资金投入，鼓励城建档案备份机构逐渐丰富城建档案异地备份工作的形式。一方面，发展程度较好的城市可建立档案后库，利用档案后库备份的形式将宝贵的档案进行备份。另一方面，通过容灾备份机制进行同城异地和同省异地的备份工作。除此之外，建立省级集中备份中心。

3.4完善城建档案备份的有关制度

为确保载体运输与保存工作以及资料传输与检测的安全可靠，需要建立备份载体运输、保存及资料运输、检测等相关制度。不同的载体要根据特性存放在不同的容器之中，比如，硬盘载体保存在专用硬盘盒中，光盘载体保存在光盘存储柜中，对载体盛放容器进行密封、防潮等，检查并维护传输线路，定期检测载体中的备份数据，确保数据足够的安全可靠。

4 结束语

综上所述，城建档案是一个国家和地区的潜在资源，万不能因灾害和事故带来的危害而受到影响。又因为城建档案所具有的独特性质，这就突出了做好城建档案异质异地备份工作至关重要的地位。城建档案备份机构务必要根据工作特点与当地的实际情况进行城建档案备份工作。依照本地区所处的自然环境以及档案馆的储存情况，对于工作要有足够的预见性，长期坚持采用科学有效的备份手段与技术进行备份工作，从而为城建档案备份工作提供安全保障。

参考文献

[1]邓杨.关于城建档案异质异地备份的思考[J].城建档案，2016（10）：88-89.

[2]王宏霞.城建档案的异地备份工作研究[J].理论观察，2014（03）：127-128.

[3]周素兰.浅析城建档案的数字化和异地备份[J].档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集，2013（00）：279-283.

作者简介：

逯炜（1979-），男，汉族，河北石家庄人，本科，馆员，研究方向：档案管理。